Der Synchronisierungsprozess zwischen ERP-complete und dem Microsoft Exchange Server ist grundsätzlich so konzipiert, dass sie ohne direkte Einwirkung durch den User autark auf dem ERP-complete Server ausgeführt wird.
Abgeglichen werden Termine und Aufgaben.
Wiedervorlagen sind vorerst davon ausgenommen, da diese kein Äquivalent auf Seiten des Exchange Servers besitzen. Für Termine werden ebenfalls Serien, Ausnahmen und Abweichungen sowie Änderungen am Serienmuster abgeglichen.
Des Weiteren findet kein zeitlich gesteuerter Abgleich statt, der etwa jede Stunde einmal alle Datensätze durcharbeitet, sondern es wird versucht in Echtzeit (Just-In-Time) beide Datenbanken zu synchronisieren. Das bedeutet, dass Datensätze nur in der Zeit synchronisiert und abgeglichen werden können, bei der ERP-complete-Server aktiv ist. Bei gestopptem oder beendetem ERP-complete-Server werden keine Daten synchronisiert.
Das bedeutet weiterhin, dass nur Änderungen/Neuanlagen/Löschungen übernommen werden, die nach der Einrichtung der Synchronisation stattfinden. Bestehende Datensätze werden nicht übertragen, außer bei Änderung.
Auf der anderen Seite wird für jeden Benutzer, der in der ERP-complete Datenbank hinterlegt ist, versucht, eine Subscription in Exchange anzulegen. Dies ist nur möglich, wenn die Benutzer entsprechend für den Exchange Abgleich konfiguriert sind. Bitte dazu der nachfolgenden Beschreibung folgen, und das ausführende Exchange Server-Identitätswechsels - Berechtigung für die Benutzerkonten vergeben. Über die Subscriptions informiert sich der ERP-complete Server alle paar Sekunden beim Exchange Server darüber, ob Datensätze für die entsprechenden Benutzer angelegt, gelöscht bzw. verändert wurden.
Vom Exchange hin zur ERP-complete Datenbank erfolgt der Abgleich also in nahezu Echtzeit. Es kann zu Verzögerungen kommen, das hängt auch davon ab, wie schnell Änderungen, die man z.B. in Outlook durchführt, an den Exchange Server weitergereicht werden.
Einrichtung:
Der Hauptteil der Einrichtung ist am Exchange Server vorzunehmen. Benötigt wird ein administratives Benutzerkonto, welches Impersonationsrechte (Identitätswechsel) für die abzugleichenden Benutzerprofile hat. Dazu muss ein Exchange-Konto angelegt werden, welches die notwendigen Rechte erhält, um im Auftrag der anderen Benutzerprofile die Termine/Aufgaben verwalten zu können.
In ERP-complete erfolgt die Einrichtung am Datenserver in der Serverkonfiguration (bpconfig.exe). In der Serverkonfiguration ist auf das Register: "Exchange" zu wechseln. Dort stehen mehrere Kennzeichen zur Verfügung:
- AUTOMATISCHE SYNCHRONISATION: Aktiviert bzw. deaktiviert die Synchronisation vollständig
- EXCHANGE POSTFÄCHER VERWENDEN: Für den Identitätswechsel wird das im Benutzer hinterlegte Exchange Postfach anstelle des Benutzernamens verwendet.
- INFORMATIONEN ALS HTML HINTERLEGEN: Bestimmt, ob die Texte in Info- und Memo Feldern als HTML oder Plaintext an den Exchange Server übergeben werden
- DATEN NACH EXCHANGE EXPORTIEREN: Schaltet den Export von Daten zum Exchange Server frei
- DATEN VON EXCHANGE IMPORTIEREN: Schaltet den Import von Daten vom Exchange Server frei
- Im Abschnitt ZU SYNCHRONISIERENDE DATEN kann gewählt werden, welche Art von Daten synchronisiert werden soll
- Exchange Host für EWS: Gibt den Server an, auf dem der Exchange läuft. Bei einem lokalen Exchange Server wäre es exchange.<firma>.local z.B.. exchange.microtech.local
- Administratives Konto: Das administrative Konto ist das durch den Exchange Administrator angelegte und/oder entsprechend mit Berechtigungen ausgestattete Konto, über welches der Abgleich stattfindet.
Mit OK werden die Daten gespeichert. Nach anschließendem Neustart des Servers werden die Anpassungen wirksam.
Einrichtung der Benutzer
Um die Einrichtung abzuschließen, müssen die Benutzer-Datensätze angepasst werden. Diese befinden sich unter Registerkarte: DATEI – INFORMATIONEN – BENUTZER – BENUTZER VERWALTEN. Öffnen Sie den abzugleichenden Benutzer-Datensatz mit der Schaltfläche: ÄNDERN und navigieren Sie in das Register: "Geburtsdatum/Bank/KW". Im Feld: "Vorgaben für Programmstart" hinterlegen Sie die Nummer des Mandanten, welcher abgeglichen werden soll. Ohne diese Angabe findet kein Abgleich für diesen Benutzer statt.
Wenn der Anmeldename des Benutzers von dem Namen des Exchange-Kontos abweicht und somit in der Serverkonfiguration das Kennzeichen: "Exchange Postfächer verwenden" gesetzt ist, öffnen Sie anschließend das Register: "Firmenvorgaben" und hinterlegen Sie im Feld: "Exchange Postfach (zum Abgleich für den Kalender)" den Kontonamen.
Das Outlook Benutzerkonto ist nur relevant, wenn in der BpConfig der Punkt "Exchange Postfächer verwenden“ aktiviert wurde. Dann muss hier z.B. benutzer@firma.de stehen.
Ist der Punkt "Exchange Postfächer verwenden“ nicht aktiviert, kann das Feld leer gelassen werden.
Über das Kennzeichen "automatischen Exchangeabgleich für diesen Benutzer zulassen“ kann eingestellt werden, ob dieser Benutzer überhaupt für den Abgleich herangezogen werden soll.
Ist das Kennzeichen gesetzt, muss die Konfiguration wie oben beschrieben vorgenommen werden.
Diese Änderungen werden live übernommen. Speichert man also die Änderungen, prüft der Server sofort, ob der Benutzer für den Abgleich in Frage kommt. Es ist kein Neustart erforderlich.
Bitte beachten Sie: Der Abgleich mit dem Exchange Kalender ist nur mit gültigem Aktualitätsservice verfügbar.