Betriebsaufgabe (Insolvenzverfahren)

Inhalt

1. Insolvenzverfahren allgemein

Ausgangssituation

Bislang haben in den seltensten Fällen Entgeltabrechnungsprogramme die erforderlichen Meldungen und Beitragsnachweise beim Eintreten eines Insolvenzereignisses unterstützt. Gemäß der Besprechung von BDA, ArGE PERSER, GKV SV, DRV Bund und ITSG am 12. November 2015 zum Thema: "Umsetzung des Beitrags- und Meldeverfahrens in Insolvenzfällen in Lohnabrechnungsprogrammen" wurde beschlossen, dass ab 01.01.2017 die Vorgaben in zertifizierten Entgeltabrechnungsprogrammen zu unterstützen sind.

Anforderungen im Überblick

Bei Eintreten eines Insolvenzereignisses sind hinsichtlich der Arbeitnehmer SV-Meldungen mit bestimmten Meldegründen, wie die folgend aufgeführten zu erstellen:

• 70 – Jahresmeldung für freigestellte Arbeitnehmer
• 71 - Meldung zum Vortag der Insolvenz bzw. Freistellung
• 72 - Entgeltmeldung zum rechtlichen Ende der Beschäftigung

Weiter sind gesonderte Beitragsnachweise innerhalb eines Abrechnungsmonats notwendig:

• Beiträge bis zum Vortag des Insolvenzereignisses
• Beiträge ab Eintritt des Insolvenzereignisses für weiterbeschäftigte Arbeitnehmer
• Beiträge ab Eintritt des Insolvenzereignisses für freigestellte Arbeitnehmer

In den nachfolgenden Kapiteln werden die Anpassungen sowie die Vorgehensweise in büro+ erläutert.

2. Umsetzung in microtech büro+

Anpassung in Bereichen

In folgenden Bereichen von büro+ wurden Anpassungen vorgenommen:

• Mandantenstammdaten
• Mitarbeiterstammdaten - Abrechnungsvorgabe
• Verwendung der vorhandenen SV-Meldegründe
• Beitragsnachweise
• Lohnarten

3. Mandantenstammdaten

Angaben in den Mandantenstammdaten bei Insolvenzereignis

Um das Insolvenzverfahren in microtech büro+ abzubilden, wird die sogenannte „Mehrmandanten-Lösung“ unterstützt. Die Erstellung und der Versand aller Daten im Melde- und Beitragsverfahren zur Insolvenz innerhalb eines Mandanten sind nicht möglich.
Bevor die Angaben in microtech büro+ hinterlegt werden, ist zu klären, ob das Insolvenzverfahren mit der bisherigen oder einer neuen Betriebsnummer geführt wird.
Danach ist im bestehenden Mandanten in den Mandantenstammdaten die Option: „Betriebsaufgabe“ zu aktivieren (Registerkarte: DATEI – INFORMATIONEN – "Aktuelle Firma/Filiale/Mandant" – Mandant bearbeiten – Register: "weitere Angaben" – Bereich: „Lohn: DEÜV-/Übermittlung Beitragsnachweis Einstellungen“).

Der Tag der Einstellung des Unternehmens ist anzugeben und der Einstellungsgrund auszuwählen:

Es ist zu unterscheiden zwischen:

• „Insolvenz (Betriebsnummer wird fortgeführt)“ und
• „Insolvenz (Verwaltung mit neuer Betriebsnummer)“

Die Angaben haben Einfluss auf den SV-Meldegrund der Abmeldung zum Austritt der weiterbeschäftigten Arbeitnehmer:

• Die Option: „Insolvenz (Betriebsnummer wird fortgeführt)“ bewirkt eine Abmeldung „33 Abmeldung wg. sonst. Gründe o. Änderungen im Beschäftigungsverhältnis“
• Die Option: „Insolvenz (Verwaltung mit neuer Betriebsnummer)“ bewirkt eine Abmeldung „30 Abmeldung wg. Ende einer Beschäftigung“

Mandanten-Neuanlage

Punkte, die VOR Anlage der neuen Mandanten zu klären sind

Nachdem im betroffenen Mandanten die Angaben zum Insolvenzereignis hinterlegt sind (wie unter 4.1 beschrieben), sind bis zu 3 weitere Mandanten neu anzulegen. Hierbei ist zu unterscheiden zwischen:

• Fortgeführte Betriebsnummer
• Neue Betriebsnummer

Während bei Fortführung der Betriebsnummer zwei neue Mandanten einzurichten sind, werden bei neuer Betriebsnummer, drei neue Mandanten benötigt.

Überlegen Sie im Vorfeld, welchen Mandanten Sie künftig für die Verwaltung der Arbeitnehmer verwenden möchten:

• Der Weiterbeschäftigung
• Der sofortigen Freistellung
• Der späteren Freistellung (nur bei neuer Betriebsnummer)

Punkte, die bei Neuanlage aller Mandanten zu beachten sind:

1. Die Nummer eines Mandanten kann in der Software alpha-nummerisch hinterlegt werden. Daher wird eine Angabe wie INSOWB (für Insolvenz weiterbeschäftigte Arbeitnehmer) und / oder INSOFR (für Insolvenz freigestellte Arbeitnehmer) empfohlen.

2. Im Assistenten bei der Firmen-/Mandanteneinrichtung ist auf den folgenden Seiten der Monat auszuwählen, in dem das Insolvenzereignis stattfindet:

• „Wie möchten Sie weiter verfahren:“, wählen Sie „Weitere Informationen eintragen“ aus
• „Geben Sie das erste Arbeitsdatum ein:“ hinterlegen Sie den Tag des Insolvenzereignisses
• „Geben Sie den ersten Abrechnungsmonat im Lohnmodul an

3. Nach Abschluss des Assistenten zur Firmen-/Mandanteneinrichtung ist der Mandant zur Verwaltung der Insolvenz entsprechend zu kennzeichnen.

Wichtig ist, dass Sie dies vornehmen, bevor Sie Einstellungen im Bereich der Mitarbeiter vornehmen.

Dieses erfolgt in den Mandantenstammdaten - weitere Angaben - Bereich „Lohn: DEÜV-/Übermittlung Beitragsnachweis Einstellungen“, mit Aktivierung der Option: „Mandant zur Insolvenz“.

Zusätzlich muss das Startdatum (Insolvenztag) angegeben werden.

Wenn es sich um einen Mandanten mit einer neuen Betriebsnummer für die Abwicklung des Insolvenzverfahrens handelt, ist zusätzlich die Option: „Neue Betriebsnummer zum Insolvenzverfahren wird verwendet“ zu aktivieren.

Ende der Insolvenz

Steht das Ende der Insolvenz fest, so ist dies auch in den Mandantenstammdaten zu vermerken. Aktivieren Sie die Option: „Ende der Insolvenz“ und hinterlegen Sie den letzten Tag der Insolvenz.

Nach Aktivierung des Kennzeichens "Ende der Insolvenz"

Im Bereich: PERSONAL - STAMMDATEN wählen Sie über Registerkarte: ÜBERGEBNEN/AUSWERTEN - Beitragsabrechnung - ÜBERTRAGEN. Der DSBD (Datenbaustein Betriebsdatensatz) wird im Rahmen der SV-Meldungen übermittelt. In der Zusammenfassung ist der DSBD-Baustein als "Betriebsaufgabe: B" erkenntlich, welcher übermittelt wurde.

Zu beachten beim Mandant für „freigestellte Mitarbeiter“

Da freigestellte Arbeitnehmer kein Arbeitsentgelt erhalten, erfolgt deren Abrechnung anders als die der weiterbeschäftigten Arbeitnehmer. Für freigestellte Arbeitnehmer ist für die Beitragsberechnung die Abrechnung aufgrund des arbeitsrechtlichen zustehenden laufenden Arbeitsentgelts fiktiv zu berechnen.

Bitte prüfen Sie, ob nachfolgende Bereiche genutzt werden müssen:

• Steuerliche Berücksichtigung wie ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale), LoStAM
• Zahlungsverkehr
• Buchungssatzerstellung
• Ausdruck Lohntaschen

Die Funktionen der genannten Angaben stehen weiterhin zur Verfügung. Sie sind nach den vorliegenden Informationen jedoch nicht notwendig, da es sich lediglich um fiktive Abrechnungen und Beitragsübermittlungen handelt.

Bei der Neuanlage des Mandanten erhalten Sie daher auch zwei Systemlohnarten, die Sie dabei unterstützen, das fiktive Arbeitsentgelt für die Beitragsabrechnung zu ermitteln:

• Lohnart # 160: „fiktives Gehalt Insolvenz“
• Lohnart # 860: „fiktives Netto Insolvenz“

Die Lohnart # 160 berücksichtigt die Tatsache, dass keine fiktive Steuerberechnung erfolgen muss, sondern nur die sozialversicherungsrechtliche Berechnung ausgelöst wird. Die Lohnart # 860 ist ein Nettoabzug, mit der Sie das Netto für die Auszahlung aushebeln. Somit erhalten Sie auch keine Daten für den Zahlungsverkehr. Diese Lohnarten sind systemseitig so eingestellt, dass auch kein Buchungssatz erstellt wird.

Überblick / Vorschau der zu verwaltenden Mandanten

Mit diesen Abbildungen erhalten Sie einen kurzen Überblick der zu verwaltenden Mandanten und zugeordneten Arbeitnehmer.

Bei gleichbleibender Betriebsnummer

Quelle der Grafik / Information:

Präsentation der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH); 2017

Bei neuer Betriebsnummer

Quelle der Grafik / Information:

Präsentation der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH); 2017

4. Mitarbeiterstammdaten – Abrechnungsvorgabe

Mitarbeiterstammdaten - Abmeldungen im ursprünglichen Mandant

Für alle beschäftigten Mitarbeiter ist zum Vortag des Insolvenzereignisses der Austritt zu erfassen. Begeben Sie sich hierzu in die Mitarbeiterstammdaten – Mitarbeiterdatensatz öffnen – Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" – Abrechnungsvorgaben und wählen Sie die Schaltfläche: „Austritt erfassen“.

Es öffnet sich automatisch die Erfassung des Austritts und es ist im Feld „Bis Datum“ der letzte Tag vor dem Insolvenzereignis zu hinterlegen. Ein späteres Datum kann nicht angegeben werden. Bei der Angabe zum Grund ist nun zu bewerten, ob der Arbeitnehmer freigestellt ist oder weiterbeschäftigt wird.

Bei der Auswahl der Gründe werden die folgenden Meldungen erstellt:

Mitarbeiterstammdaten – Neuanlage im neuen Mandanten

Bei der Neuanlage sind die Mitarbeiter zu separieren zwischen:

• Weiterbeschäftige Mitarbeiter
• Freigestellte Mitarbeiter
• Sofort freigestellte Mitarbeiter (bei neuer Betriebsnummer)

Auf diese Weise sollen ausnahmslos alle Mitarbeiter in einem speziell dafür vorgesehenen Mandanten erfasst werden. Für später freigestellte Mitarbeiter sind gemäß der bisherigen und folgenden Beschreibung der Austritt und die Neuanlage in den dazugehörigen Mandanten zu erfassen.

Neuanlage von weiterbeschäftigen Mitarbeitern

Für weiterbeschäftigte Arbeitnehmer ist zum Insolvenztag eine Neuanlage vorzunehmen. Begeben Sie sich hierzu in den Bereich Überblick/Stammdaten – Mitarbeiter und über die Schaltfläche „Neu“ legen Sie den Mitarbeiter neu an. Nehmen Sie auf dem Register „Lohn-Abrechnungsdaten“ die Eintragungen vor.

Bei der Erstellung einer neuen Beschäftigung sind folgende Hinterlegungen erforderlich:

Von Datum: Datum des Insolvenzereignisses eintragen

Art: Abrechnungsbeginn / Eintritt / Wiedereintritt

Grund: Insolvenz Weiterbeschäftigung

Auf dem Register: „Vortragswerte“ sind die entsprechenden Felder zu füllen. Nach Abschluss und Speichern der Erfassung werden entsprechende Anmeldungen erzeugt.
Durch die Auswahl „Insolvenz – Weiterbeschäftigung“ wird zusätzlich die Option „neue Betriebsnummer zum Insolvenzverfahren wird verwendet“ aus den Mandantenstammdaten berücksichtigt und eine der folgenden Meldungen erzeugt:

• Meldung, wenn die Option NICHT aktiviert ist: „13 Anmeldung wg. sonst. Gründe o. Änderungen im Beschäftigungsverhältnis“
• Meldung, wenn die Option aktiviert ist: „10 Anmeldung wg. Ende einer Beschäftigung“

Neuanlage von freigestellten Mitarbeitern

Für freigestellte Mitarbeiter ist zum Insolvenztag eine Neuanlage vorzunehmen. Hierbei ist zusätzlich zwischen einer widerruflichen oder unwiderruflichen Freistellung zu unterscheiden.

Während bei einer unwiderruflichen Freistellung keine Versicherungspflicht in der Unfallversicherung besteht, unterliegt die widerrufliche Freistellung der Unfallversicherungspflicht. Entgelte der widerruflichen Freistellung werden der Deutschen Rentenversicherung mit dem Meldegrund 92 gemeldet.

Begeben Sie sich für die Neuanlage in den Bereich Überblick/Stammdaten – Mitarbeiter und über die Schaltfläche „Neu“ legen Sie den Mitarbeiter neu an.  Nehmen Sie auf dem Register „Lohn-Abrechnungsdaten“ die Eintragungen vor.

Bei der Erstellung einer neuen Beschäftigung sind folgende Hinterlegungen erforderlich:

Von Datum: Datum des Insolvenzereignisses ist zu verwenden

Art: Abrechnungsbeginn / Eintritt / Wiedereintritt

Grund: Insolvenz widerrufliche Freistellung oder Insolvenz unwiderrufliche Freistellung

Auf dem Register: „Vortragswerte“ sind die entsprechenden Felder zu füllen. Nach Abschluss und Speichern der Erfassung werden wie gesetzlich vorgeschrieben keine Anmeldungen erzeugt.

5. Erfassung

Nachfolgend haben wir für Sie die Informationen aufgeführt, was im Bereich der Erfassung bis zum Vortag und ab dem Tag des Insolvenzereignisses zu beachten ist.

Erfassung bis zum Tag vor der Insolvenz

In den Mitarbeiterstammdaten ist der Austritt hinterlegt. Sofern die Insolvenz nicht zum ersten des Monats eintritt, muss eine anteilige Ermittlung der Entgelte in der Erfassung erfolgen. Nach der erfolgreichen Berechnung sind die Werte unter Verwendung der bisherigen Lohnarten anzugeben.

Erfassung ab dem Insolvenztag

Nach der Neuanlage der Mitarbeiter hinterlegen Sie, wie bisher auch, die Entgelte mittels entsprechenden Lohnarten in der Erfassung. Zu berücksichtigen ist auch hier, dass die Entgelte zuvor anteilig zu ermitteln sind, sofern der Insolvenztag nicht zum ersten des Monats eintritt. Bei der Ermittlung spielt es auch keine Rolle, ob es sich um die Mitarbeiter der Weiterbeschäftigung oder Freistellung handelt.

Erfassung der fiktiven Lohnarten für die freigestellten Mitarbeiter:

Gehen Sie über Personal – Erfassung – Registerkarte: Start – Schaltfläche: ERFASSEN in die Erfassungsmaske der jeweiligen Mitarbeiter und hinterlegen Sie über die Schaltfläche: NEU wählen Sie die Lohnarten:

• Lohnart-Nr. 160
• Lohnart-Nr. 860

Für die „Lohnart-Nr.“ 160 wählen Sie bei „Fest“ die Auswahl „Ja“. Im „Betrag“ geben Sie das von Ihnen ermittelte, arbeitsrechtlich zustehende laufende Arbeitsentgelt ein. In der Tabelle finden Sie auf dem Register: „Bruttolohn“ den ermittelten Auszahlungsbetrag. Diesen Wert geben Sie bei „Lohnart-Nr.“ 860 ein und setzen im Feld „Fest“ ebenfalls ein „Ja“.

Ihre fiktive Gehaltsabrechnung sieht dann folgendermaßen aus:

Für die freigestellten Mitarbeiter erfolgt eine entsprechende Kennzeichnung im Lohnkonto. Unterhalb des Zeitraums wird das Feld „Fiktiv Abrechnung“ dargestellt und in den jeweiligen Spalten der Abrechnungsmonate erfolgt die Ausweisung „Freist. Insolvenz“.

6. Beitragsnachweise

Durch die Austritte und Neuanlage der Mitarbeiter in separaten Mandanten erfolgt die Erstellung der Beitragsnachweise gemäß den gesetzlichen Anforderungen Tag genau zum Insolvenzereignis:

1. Für die Zeit bis zum Vortag der Insolvenz aus dem ursprünglichen Mandanten
2. Für die Zeit ab Insolvenzereignis, getrennt nach:

• Beitragsnachweise für weiterbeschäftigte Arbeitnehmer aus dem Mandant in dem die weiterbeschäftigten Mitarbeiter verwaltet werden
• Beitragsnachweise für freigestellte Arbeitnehmer aus dem Mandant in dem die freigestellten Mitarbeiter verwaltet werden

Im Datensatz zum Beitragsnachweis ist bisher keine Kennzeichnung vorgesehen, sodass im Druck von Beitragsnachweis und Beitragsabrechnung auch keine besondere Kennzeichnung erfolgt. Haben Sie bei der Mandantenneuanlage die Empfehlung aus Kapitel 3.2 zur Mandantennummer berücksichtigt, dann können Sie links unten am Bildrand der Beitragsabrechnung eine Unterscheidung treffen.

7. UV-Jahresmeldungen

Es ist maschinell sichergestellt, dass die UV-Jahresmeldungen in Fällen der Insolvenz oder der endgültigen Einstellung des Unternehmens bereits mit der nächsten Entgeltabrechnung, jedoch spätestens innerhalb von 6 Wochen, abgegeben werden können. Dies entspricht der gesetzlichen Vorgabe nach § 28 a Absatz 2 a SGB IV.
Ansonsten sind die UV-Jahresmeldungen, wie nach § 28 a Absatz 2 SGB IV vorgeschrieben, bis zum 16. Februar des Folgejahres zu übermitteln. Wenn Sie das „Ende der Insolvenz“ (siehe gleichnamigen Punkt in diesem Artikel) hinterlegt haben, steuert die Software anhand dieses Datums die Abgabe der UV-Jahresmeldungen.

8. Anhang

Gesetzliche Grundlagen

Die nachfolgend genannten gesetzlichen Anforderungen bilden die Grundlage für die Anpassungen / Ergänzungen im Programm:

6. SGB IV – Änderungsgesetz

Die oben angegebenen Punkte erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und sollten bei Bedarf mit einem Steuerberater oder der Finanzbehörde besprochen und geklärt werden. Die Angaben beziehen sich auf Stand: Juni 2017 und werden gerade aktualisiert.

Von microtech in Zusammenhang mit Insolvenzverfahren verwendete Begriffe