Vor der ersten elektronischen Übertragung von SV - Meldungen und Beitragsnachweisen aus dem Programm an die Annahmestellen ist es erforderlich, die Erteilung eines Zertifikates beim Trust Center zu beantragen. Diese Antragstellung erfolgt direkt per E-Mail. Hierfür müssen folgende Einstellungen hinterlegt werden:
Über die Registerkarte: DATEI – INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - ANBINDUNGEN ist die E-Mail-Anbindung einzurichten.
Für den Benutzer, welcher die Übertragung durchführt, muss über die Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN auf dem Register: "Firmenvorgaben“ die Firmen E-Mail (extern) und der Firmen E-Mail Name hinterlegt werden.
Das Zertifikat wird im Lohnmodul über die Schaltfläche: PARAMETER – SONSTIGE – ZERTIFIKATSVERWALTUNG beantragt.
Erstellung eines Zertifikates (Beantragung)
Zuerst wird über die Schaltfläche: NEU ein neues Zertifikat erstellt. In der nun folgenden Eingabemaske wird ein Zertifikats-Kennwort vergeben. Dieses Zertifikats-Kennwort wird zum Verschlüsseln Ihrer Daten benötigt und muss eine Länge von 6 - 20 Zeichen haben.
Eine Übertragung von Daten an die Einzugsstellen ist nur mit diesem Kennwort möglich.
Hinweis
Um die Sicherheit des Verschlüsselungssystems zu gewährleisten, ist es nicht möglich das Passwort der Zertifikatsverwaltung auszulesen. Dieses Passwort wird auch nicht gespeichert. Daher kennt es nur der Benutzer. Bei Verlust des Passwortes muss ein neues Zertifikat beantragt werden. Es ist daher sorgfältig aufzubewahren.
Über die Schaltfläche: WEITER gelangen Sie in das unten abgebildete Fenster.
Bitte prüfen Sie sehr sorgfältig Ihre Firmendaten und vervollständigen bzw. korrigieren die Daten. Diese werden in das Zertifikat eingetragen.
Zertifikat für Steuerberater, Rechenzentren, etc.
Hinweis
Für Steuerberater und Personalabrechnungsbüros, bzw. für Betriebe, die mehrere Mandanten abrechnen muss die Zertifikatsanfrage aus dem Mandanten heraus gestellt werden, der den Steuerberater oder das Personalabrechnungsbüro darstellt.
Haben Sie an dieser Stelle "Steuerberater, Rechenzentrum, etc." gewählt gilt:
Es wird nur ein Zertifikat für alle Mandanten benötigt. Der Zertifikatsspeicher und die SV Annahmestellen sind globale Datenbanken und werden von jedem Mandanten benutzt. Für den späteren Versand der Daten wird die jeweilige Betriebsnummer aus dem Mandanten/aus der Betriebsstätte verwendet.
Zertifikatsanfrage erstellen
Über die Schaltfläche: ZERTIFIKATSVERWALTUNG
gelangen Sie in das Menü, über welches die Zertifikatsanfrage erstellt werden kann.
Wählen Sie dafür wie in obiger Abbildung den Punkt
- Eine Zertifikatsanfrage zum Erstellen eines Zertifikates für die Übertragung von DEÜV - Meldungen versenden
aus. Über die Schaltfläche: WEITER gelangen Sie in das unten abgebildete Fenster.
Hier vergeben Sie ein Kunden-Kennwort, welches für telefonische Auskünfte beim Trust Center benötigt wird.
Hinweis
Das Kunden-Kennwort ist öffentlich zu sehen und sollte deshalb auf keinen Fall identisch dem Zertifikat-Kennwort vergeben werden.
Im nächsten Fenster haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu hinterlegen. In der abschließenden Zusammenfassung können Sie noch einmal Ihre Hinterlegungen prüfen. Muss eine Vorgabe geändert werden, so kann über die Schaltfläche: ZURÜCK die entsprechende Eingabemaske noch einmal aufgerufen werden. Wird die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN gedrückt, erfolgt das Versenden der E-Mail und der Ausdruck des Zertifizierungsantrages, welchen Sie mit der Identifizierung (Kopie des Personalausweises, Kopie des Reisepasses oder Kopie des Führerscheins) an das Trust Center schicken.
Sollte der Zertifikatsantrag nicht auf dem Drucker ausgegeben werden können (z.B. wegen einer technischen Störung des Druckers), kann dieser auch nach der Behebung des Sachverhalts nachträglich ausgedruckt werden. Hierfür öffnen Sie das Ausgabearchiv unter PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - AUSGABEVERZEICHNIS - Register: "Ausgabeverzeichnis Archiv". Nach einem Doppelklick auf den Zertifikatsantrag steht Ihnen die Druckausgabe zur Verfügung.
"Folge-Antrag"
Liegt im Zertifikatsspeicher bereits ein Zertifikat für eine Betriebsnummer vor, kann ein sog. Folge-Antrag erstellt werden. Um diesen zu erstellen, gehen Sie analog der obigen Ausführungen vor. Da die Identität durch das aktuelle Zertifikat und Kennwort bereits bestätigt wurde, ist in diesem Falle eine Übersendung des Antrages in Papierform nicht erforderlich.
Ist das Zertifikat bereits abgelaufen, wird automatisch ein Erstantrag erstellt und der Papier-Antrag wird automatisch zum Druck angeboten.
Verlassen Sie die Parameter mittels Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIEßEN.
Einlesen der Zertifikatsantwort
Mit der Zertifikatsantwort vom Trust Center erhalten Sie zwei Dateien. Speichern Sie diese in ein Verzeichnis auf Ihrem Arbeitsplatz.
Die dort liegende Datei mit der Endung *.P7C muss in ERP-complete eingelesen werden. Rufen Sie dazu über die Schaltfläche: PARAMETER - SONSTIGE - ZERTIFIKATSVERWALTUNG die Zertifikatsverwaltung für Ihre "SV-Meldungen" auf.
In den Zertifikatsspeicher gelangen Sie nur mit Ihrem Zertifikats-Kennwort.
Dieses Kennwort ist identisch mit dem Zertifikats-Kennwort, welches Sie bei der Erstellung Ihres Schlüssels benutzt haben.
Im Assistenten für die Zertifikats-Verwaltung wählen Sie in der Eingabemaske "Was wollen Sie tun:" den Eintrag "Eine Zertifizierungsantwort einlesen" und klicken auf WEITER.
Im nächsten Eingabefenster hinterlegen Sie den Pfad, in welchem Sie die Datei des Trust Centers abgelegt haben.
In diesem Feld wird die Zertifizierungsantwort hinterlegt.
Alternativ können Sie anhand Ihrer Auftragsnummer, die Sie in der E-Mail vom Trust Center finden, über die Schaltfläche: VOM INTERNET EINLADEN die Datei aus dem Internet beziehen.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche: "VOM INTERNET EINLADEN und geben in der daraufhin erscheinenden Abfrage Ihre Auftragsnummer ein.
In der abschließenden Zusammenfassung können Sie noch einmal Ihre Hinterlegung prüfen. Muss eine Vorgabe geändert werden, so kann über die Schaltfläche: ZURÜCK die entsprechende Eingabemaske noch einmal aufgerufen werden.
Durch das Drücken der Schaltfläche: FERTIGSTELLEN wird die Zertifizierungsantwort im Programm eingelesen.
Nachdem Sie die Antwort eingelesen haben, rufen Sie in der Zertifikatsverwaltung die Zertifikatsquelle zum Ändern auf. Die Registerkarte: "Eigene Zertifikate" enthält im unteren Bereich den Eintrag: "Vorhandene Zertifikate: 1 (vorläufig: ?, endgültig: ?)". Hier muss bei "vorläufig" der Wert 0 und bei "endgültig" der Wert 1 vorhanden sein.
Verlassen Sie die Parameter mittels Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIEßEN.
Die Zertifikate der Annahmestellen (annahme.agv) sind direkt in ERP-complete hinterlegt und müssen nicht eingelesen werden. Aktualisierungen erhalten Sie mittels Update.