Bei Auswahl des Schemas "(Standard)" stehen Ihnen alle Fenster und Eingabefelder des DATEV-Export-Assistenten zur Verfügung.
Im nächsten Fenster wählen Sie das Modul aus dem die Daten zusammengestellt werden können, sowie einige weitere Optionen:
DATEV-Export - Auswahl des Moduls
Der DATEV Export ist aus den Anwendungen Auftrag, FiBu und Lohn möglich. Der Export erfolgt in ein von der DATEV beschriebenes Format zur Weiterverarbeitung durch den Steuerberater in Zusammenarbeit mit dem DATEV-Rechenzentrum. Welche Daten exportiert werden können, ist abhängig davon, aus welchem Modul die Schnittstelle aufgerufen wird bzw. welches Modul in diesem Fenster ausgewählt wird.
Weitere Kennzeichen / Optionen
Erweiterte Fehlerprüfung
Die erweiterte Fehlerprüfung lässt sich optional aktivieren / deaktivieren. Ist die Fehlerprüfung aktiviert und beim Datenexport von FiBu-Daten werden Fehler festgestellt, so erscheint die Meldung: "Die DATEV-Daten wurden nicht erfolgreich geschrieben." Die Meldung können Sie jederzeit im Programm über Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: PROTOKOLLE einsehen. Hier findet sich beispielsweise ein Hinweis auf fehlerhafte Buchungssätze im zu exportierenden Stapel.
Ist die erweitere Fehlerprüfung deaktiviert, so wird bei Vorhandensein von Fehlern der Export mit der Meldung: "Der Schreibversuch ist fehlgeschlagen" abgebrochen.
Werden fehlerhafte Daten aus dem Bereich Auftrag exportiert, so wird der Export bei deaktivierter erweiterter Fehlerprüfung nicht in allen Fällen abgebrochen. Je nachdem, um welche Art Fehler es sich handelt, kann es bei diesen Parametereinstellungen jedoch passieren, dass dieser Fehler von DATEV nicht als solcher erkannt wird und der Export erfolgreich abgeschlossen wird. So wird der DATEV-Export beispielsweise abgebrochen und der Fehler erkannt, wenn ein Personenkonto in den Stammdaten nicht hinterlegt ist, nicht jedoch aber wenn einem Personenkonto fälschlicherweise ein Steuerschlüssel zugeordnet wurde. Nur mit aktivierter erweiterter Fehlerprüfung werden alle Fehler angezeigt.
Reiner Prüflauf, kein Export
Es erfolgt eine Überprüfung der Daten, ob diese DATEV-konform sind (siehe Kapitel: "DATEV-Prüfung").
Währungen immer in Euro übertragen
Ist dieses Kennzeichen aktiviert, erfolgt bei der DATEV-Übertragung die Umrechnung der Beträge immer in Euro.
Nur geänderte Daten exportieren
"Nur geänderte Daten" betrifft alle für den Export ausgewählten Datensätze aller Tabellen (also Buchungen, Adressen und Konten). Im Export-Schema wird das Datum des letzten erfolgreichen Exports vermerkt. Wenn die Einstellungen des gewählten Schemas NICHT verändert werden, werden beim nächsten Export nur Datensätze exportiert, die ein Bearbeitungsdatum nach dem letzten Exportdatum aufweisen.
Export abhängiger Daten
Ist diese Option aktiviert, werden nur Adressen und Konten (aus dem Kontenplan) exportiert, die in den exportierten Buchungen verwendet wurden.
Beachten Sie:
- Die Kombination von "Export abhängiger Daten" und "Nur geänderte Daten exportieren" führt dazu, dass der Empfänger nur das absolut erforderliche Minimum an Daten erhält. Das kann für den Import eine absolute Verbesserung darstellen. Es bedeutet aber auch, dass der Empfänger zwischenzeitlich keine bereits empfangenen Daten gelöscht haben darf. Ansonsten ist sein Datenbestand eventuell unvollständig.
- Sollen nur Adressen und/oder Kontenbeschriftungen aber keine Buchungen exportiert werden, darf das Kennzeichen NICHT aktiviert sein. Da diese Funktion nur das absolut erforderliche Minimum an Daten exportiert, werden beim Export der Kontenbeschriftungen ausschließlich die von Ihnen angelegten und genutzten Konten exportiert. .
Auswahl des Formates
Als Formate stehen hier
- DATEV-Format V5 (aktuell)
- DATEV-Format V4
- DATEV-Format V3
- KNE (veraltet)
- OBE (veraltet)
zur Verfügung. Ihr Steuerberater muss Ihnen mitteilen, welches DATEV-Inputformat er verarbeiten kann.
Format "DATEV V4 und V5"
Im Vergleich zu DATEV V3" werden zusätzliche Felder übergeben.
Format "DATEV V3""
Es handelt sich um eine Text-Datei mit einem fest definierten Dateinamen und Satzaufbau. Der Dateiname muss mit EXTF_ beginnen. Da es sich immer um eine csv-Datei handelt, könnte der Dateiname folgendermaßen aufgebaut sein: EXTF_<individuelle_Bezeichnung>.csv
Es können Zahlungsbedingungen exportiert werden.
KNE-Format (veraltet)
Mit dem KNE-Format können neben der Währung Euro auch Fremdwährungen übertragen werden. Die Länge der Kontonummern kann beliebig sein. Allerdings müssen die Sachkonten immer genau eine Stelle kürzer als die Personenkonten sein.
KNE-Format (veraltet)
Mit dem KNE-Format können neben der Währung Euro auch Fremdwährungen übertragen werden. Die Länge der Kontonummern kann beliebig sein. Allerdings müssen die Sachkonten immer genau eine Stelle kürzer als die Personenkonten sein.
Das Format KNE erzeugt folgende Dateien:
- Verwaltungsdatei: EV01
- Datendateien: ED00001, ED00002, Edxxxxx
OBE-Format (veraltet)
Im OBE-Format ist als Währung nur der EURO erlaubt. Die Sachkonten müssen 4-stellig und die Personenkonten 5-stellig sein.
Das Format OBE erzeugt folgende Dateien:
- Verwaltungsdatei: DV01
- Datendateien: DE001, DE002, Dexxxx
Zusammenstellung der Export-Daten erfolgt nach folgenden Kriterien / in folgender Reihenfolge:
Zuerst will ERP-complete alle Daten exportieren. Dann werden die Buchungen nach den Vorgaben aus dem Assistenten gefiltert.
Wenn "Nur geänderte Daten exportieren" aktiviert wurde, wird über alle zu exportierenden Tabellen zusätzlich das Datum der Erfassung/Änderung gegen das letzte Exportdatum geprüft.
Ist zusätzlich das Kennzeichen "Export abhängiger Daten" aktiviert, erstellt ERP-complete beim Export der Buchungen eine Liste der Adressen und Konten, die in den exportierten Buchungen angesprochen wurden. Nur die dort gelisteten Adressen und Kontenbeschriftungen kommen für den Export in Frage. Tatsächlich exportiert werden davon aber nur neue oder geänderte Datensätze.
Wichtig:
Wenn die Filterkriterien geändert werden (betrifft nicht den Zeitraum), dann bleibt das Kennzeichen: "nur geänderte Daten exportieren" wirkungslos und es werden alle Buchungen übertragen.
Länderkennzeichen beim Export ab DATEV V3
Beim DATEV-Export ab Export-Format "DATEV V3" wird bei Übertragung des Buchungsstapels das Länderkennzeichen auch für Adressen übertragen, in denen keine Umsatzsteuer-Identnummer hinterlegt ist.
Die Ausgabe erfolgt in der Datei "EXTF_BuchungsstapelTT-MM-JJJJ.csv" in der Spalte AN mit dem Titel "EU-Land u. UStID".
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