Status E-Mail versenden (Automatisierungsaufgaben)

Ab Ausbaustufe XL

Diese Funktion dient dazu, E-Mails zu ausgewählten Automatisierungsaufgaben zu versenden.

Erfassen einer automatischen Status-E-Mail

Über MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Eintrag: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN UND DIENSTE kommen sie auf das Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN.

• Erfassen Sie über die Schaltfläche: NEU eine Automatisierungsaufgabe oder rufen Sie über ÄNDERN eine Aufgabe zum Editieren auf.
• Wählen Sie hierzu im Aktionen Datensatz als Art "Status E-Mail senden".

Der Versand setzt die Einrichtung einer "E-Mail-Anbindung für Datensatzänderungen" voraus. Infos zum Einrichten von E-Mail-Anbindungen finden Sie in der Online-Hilfe: https://hilfe.microtech.de/display/PROG/E-Mail-Anbindung. Im nächsten Schritt werden unter DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - SYSTEMEINSTELLUNGEN, die der Arbeitsstation zugewiesenen Anbindungen, verwaltet. 

Bereich: Interne E-Mail senden

Im oberen Bereich der Eingabemaske finden Sie Angaben, die als Standard für diese interne E-Mail herangezogen werden sollen.

Senden

In diesem Feld wählen Sie den Wert, wie häufig eine E-Mail versandt werden soll:

Immer

Sendet auch dann eine E-Mail, wenn ein Datensatz nicht geprüft oder verarbeitet wurde.

Wenn Daten verarbeitet wurden

Es wird nur dann automatisch eine E-Mail verschickt, wenn mindestens ein Datensatz geprüft oder verarbeitet wurde.

Wenn Protokoll-Datensatz eingestellt wurde

Sobald ein neuer Protokoll-Datensatz gespeichert wurde, wird automatisch eine E-Mail verschickt.

Wenn Protokoll-Datensatz mit mind. 2 Zeilen eingestellt wurde

Diese Auswahl ist für Assistenten gedacht, die ein einzeiliges Protokoll schreiben, wenn keine Daten geändert wurden. Bei den betroffenen Assistenten ist eine Veränderung erst dann gegeben, wenn mindestens zwei Zeilen im Protokoll stehen. Sollten Sie feststellen, dass Ihre E-Mail-Beobachtung von geänderten Protokoll-Datensätzen auch dann ausgelöst wird, wenn keine Veränderung vorliegt, wählen Sie die Option, dass erst ab der zweiten Zeilen im Protokoll eine E-Mail herausgeht.

Wenn Warnungen vorliegen

Es wird nur dann eine E-Mail verschickt, wenn ein neuer Protokoll-Datensatz mit mindestens einer Warnung gespeichert wurde oder während der Laufzeit der Aktion eine Warnung über das Ereignisprotokoll aufgezeichnet wurde.

Wenn Fehler vorliegen

Sendet nur dann eine E-Mail, wenn ein neuer Protokoll-Datensatz mit mindestens einer Problemsachlage bzw. Fehler gespeichert wurde oder während der Laufzeit der Aktion eine Problemsachlage bzw. Fehler über das Ereignisprotokoll aufgezeichnet wurde.

An

Hier geben Sie die interne E-Mail-Adresse an, die automatisch die Status-Mail erhalten soll.

Cc

Ebenfalls ist es möglich E-Mail-Empfänger in das Feld "Cc" zu setzen, damit diese eine Kopie der Nachricht erhalten.

Betreff

In diesem Feld geben Sie der automatischen Nachricht einen Betreff.

Bereich: Abweichender E-Mail Absender (nur für SMTP)

Bei der Status-Mail und bei allen Aktionen, bei denen man eine E-Mail senden könnte, wird zusätzlich der Block "Abweichender E-Mail Absender (nur für SMTP)" eingeblendet. Der Vorteil ist, dass Kunden z. B. nach einem Projekt-Prüflauf über den Status informiert werden können, dass das Projekt nun geschlossen ist. Hier kann dann z. B. eine Support-Adresse eingetragen werden, die dem Kunden bekannt ist und auf die er auch antworten könnte.

Inhalt der Status E-Mail

Die Status-E-Mail ist für die Benachrichtigung nach der Ausführung einer Automatisierungsaufgabe gedacht. Wenn ein Protokoll während der Laufzeit gespeichert wird, so wird die Verlinkung auf den Protokoll-Datensatz (in die Software hinein) im Inhalt des E-Mail-Textes angehängt. Am Ende der E-Mail werden immer unter "Technische Info" auch Mitteilungen zur jeweiligen Abarbeitung der Aufgabe eingefügt.