Inventur Import (mit Seriennummern / Chargen)
Inventurdaten können auch importiert werden. Dies bietet sich insbesondere bei größeren Datenbeständen an.
Fertigen Sie vor dem Import der Inventurdaten eine Datensicherung an.
1. Export der Lagerbestandsdaten
Es ist empfehlenswert, die benötigten Lagerbestandsdaten aus ERP-complete in eine Text-Datei oder Excel-Tabelle zu exportieren und die Felder in der Datei zu bearbeiten.
Über Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN - EXPORT erstellen Sie über VERKAUF/EINKAUF (AUFTRAG) - ÜBERBLICK/STAMMDATEN - ARTIKEL - LAGERBESTAND ein neues Export-Layout.
Im Export wird anstelle der "Lagermenge bei Inventur" die Lagermenge verwendet. Im späteren Importlayout verwenden Sie dann das Feld "Lagermenge bei Inventur" anstelle der Lagermenge.
In der exportierten Datei fügen Sie eine weitere Spalte "Inventurdatum" ein, da dieses für den späteren Import benötigt wird.
Achten Sie darauf, dass zwischen dem Export und der Zählung sowie der Eingabe der Daten keine Änderungen der Lagermengen durch Zu- oder Abbuchungen vorgenommen werden.
Exportlayout:
Lagernummer; Art.-Nr; Seriennummer; Charge; Verfalldatum; Lagermenge; (Inventurdatum)
«LBe.LagNr»;«LBe.ArtNr»;«LBe.SerienNr»;«LBe.Charge»;«LBe.VerfallDat»;«LBe.Mge»; (Inventurdatum)
2. Bearbeiten der Datei vor dem Import
Nachdem die Lagerbestandsdaten exportiert wurden, können Sie die Datei im exportierten Format (Excel/Text) öffnen und bearbeiten.
Insbesondere sind hierbei die Felder für die Inventur zu berücksichtigen. Die Inventurmenge und das Datum (neue Spalte in Excel einfügen) sind zu belegen. Dies ist erforderlich, da die Auswertung der Inventur über den Inventur-Assistenten erfolgt und nur die Daten erfasst werden, die diese Felder vorbelegt haben.
Nachfolgend ein Beispiel für eine Importdatei im Textformat. Das Semikolon trennt die einzelnen Datensätze:
1;1;123456;C1;01.03.2016;10;01.01.2016
1;1;123457;C2;01.03.2016;5;01.01.2016
1;2;234567;D1;01.03.2016;10;01.01.2016
1;2;234568;D2;01.03.2016;10;01.01.2016
Beachten Sie:
Durch diesen Import wird NICHT das Feld: "Lagermenge bei Inventur" gefüllt! Diese Feld wird für die "laufende Inventur" und zum Druck der Fehlmengenliste herangezogen.
Die Auswertung der Inventur erfolgt mit dem Assistenten für die Auswertung der Inventur.
In der Fehlmengenliste werden nur die Artikel ausgewiesen, die eine Differenz zwischen der Lagermenge und der Inventurmenge aufweisen und die das Kennzeichen: "Inventurmenge gültig" gesetzt haben.
Beachten Sie:
Der Import der Inventurdaten wie oben beschrieben ist für Artikel geeignet, die mit Chargen oder mit Seriennummern geführt werden.
Es können nur positive Werte importiert werden. Mit diesem Import können keine Lager auf die Lagermenge 0 gesetzt werden.
3. Import der Inventurwerte
Nach Anpassung der exportierten Datei mit den Lagerbestandsdaten, können Sie die aktuellen Werte importieren.
Über Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN - IMPORT erstellen Sie über VERKAUF/EINKAUF (AUFTRAG) - ÜBERBLICK/STAMMDATEN - ARTIKEL - LAGER (Register "Inventur Import") ein neues Import-Layout.
Beim Import sind mindestens die Lagernummer, die Artikelnummer, die Inventurmenge, das Inventurdatum erforderlich.
Das Importlayout kann folgendermaßen aussehen (abhängig davon ob Charge/Barcode/Seriennummer benötigt wird):
«LInv.ArtNr»;«LInv.BarCd»;«LInv.LagNr»;«LInv.SerienNr»;«LInv.Charge»;«LInv.VerfallDat»;«LInv.InvMge»;«LInv.InvDat»;
4. Eigenschaften des Inventur-Import
Über die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN stehen Ihnen im Register: "Optionen" die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
Bei allen zu importierenden Lagern Inventurdaten zurücksetzen
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um zu erreichen, dass evtl. noch vorhandene Inventurdaten gelöscht werden vor dem Import.
Dies ist erforderlich falls bereits bzw. noch Daten vorhanden sind, da andernfalls die Werte kumuliert werden.
Bei allen zu importierenden Lagern Inventurlagermenge auf aktuelle Lagermenge setzen
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, damit zur Auswertung der Inventur die aktuelle Lagermenge als bei der Inventur vorhandene Lagermenge eingetragen wird.
Bestand von nicht importierten Seriennummern automatisch als Inventurfehlbestand vormerken und diesen Bestand automatisch sperren
Falls Sie mit dem Import auch Bestand von Artikeln mit Seriennummer importieren, so aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um zu erreichen, dass im Import nicht vorhandene Seriennummern im Lagerbestand als Fehlbestand vorgemerkt werden. Diese Seriennummern werden dann bei der Auswertung der Inventur entfernt. Wenn Sie zusätzlich den Bestand sperren lassen, so werden diese Seriennummern in der Lagermenge nicht mehr berücksichtigt. (Informationen zu diesen Funktionen finden Sie im Kapitel: Inventur - Verwaltung der Seriennummern ).
Im Importlayout müssen die Seriennummern einzeln angegeben werden, d.h. je zu importierender Seriennummer muss eine Zeile in der Importdatei vorhanden sein.
Bestand von nicht importierten Chargen automatisch als Inventurfehlbestand vormerken
Falls Sie mit dem Import auch Bestand von Artikeln mit Chargennummer importieren, so aktivieren Sie dieses Kennzeichen.
Im Importlayout müssen die Chargennummern einzeln angegeben werden, d.h. je zu importierender Chargennummer muss eine Zeile in der Importdatei vorhanden sein.
Testmodus
Wenn Sie dieses Kennzeichen aktivieren, werden die Daten nicht geschrieben. Stattdessen wird Ihnen das Protokoll angezeigt, mit dessen Hilfe Sie das Ergebnis des Inventurimport sehen können. Führen Sie anschließend den Inventurimport durch ohne das Kennzeichen: "Testmodus", wenn Sie mit dem Ergebnis einverstanden sind.
Im Protokoll bedeuten Einträge mit dem Vermerk "Ergänzung", dass der importierte Bestand größer ist als der vorhandene.
Vorgabe für Inventurdatum
Falls in der Importdatei kein Inventurdatum angegeben ist, so können Sie in diesem Feld einen Vorgabewert bestimmen.
5. Schritt: Auswertung der Inventur
Im nächsten Schritt wird die Inventur ausgewertet. Dazu wählen Sie über Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN ARTIKEL im Menüband, Registerkarte: START die Schaltfläche: WEITERE - INVENTUR AUSWERTEN ...
Achtung:
Vor dem Ausführen dieser Funktion sollten Sie unbedingt eine Datensicherung durchführen!
Ein Assistent hilft Ihnen anschließend bei der Durchführung Ihrer Inventurauswertung. Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, die Lagermenge als Inventurmenge setzen zu lassen, bzw. sich für eine laufende Inventur zu entscheiden.
Bitte beachten Sie, dass zwischen der Eingabe der Inventurdaten und der Auswertung der Inventur keine Lagerbuchungen (z.B. über Vorgänge) durchgeführt werden dürfen, wenn Sie sich nicht für eine laufende Inventur entscheiden.
Eine laufende Inventur sollten Sie dann durchführen, wenn Sie zwischen der Eingabe der Inventurdaten und der Auswertung der Inventur Lagerbuchungen durchführen werden.
Im Normalfall sollten Sie bei der Auswertung der Inventur die Auswahl "Inventurmenge löschen" treffen, um die Eingabefelder für die nächste Inventur zu löschen .