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Inventur Import 

Inventurdaten können auch importiert werden. Dies bietet sich insbesondere bei größeren Datenbeständen an. In dieser Dokumentation zeigen wir Ihnen anhand zweier Beispiele das Vorgehen.

Fertigen Sie vor dem Import der Inventurdaten eine Datensicherung an: Datensicherung


Inhalt

1. Export der Lagerbestandsdaten 

Es ist empfehlenswert, die benötigten Lagerbestandsdaten aus microtech büro+ in eine Text-Datei oder Excel-Tabelle zu exportieren und die Felder in der Datei zu bearbeiten. 

Über Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN - EXPORT erstellen Sie über VERKAUF/EINKAUF (AUFTRAG) - ÜBERBLICK/STAMMDATEN - ARTIKEL - LAGERBESTAND ein neues Export-Layout. 

EIGENSCHAFTEN

Öffnen Sie die Eigenschaften der neuen Export-Datei und legen Sie ein Exportformat (z. B. Excel/Text) sowie den Pfad und Namen für die Ausgabedatei fest.


GESTALTEN

Über die Schaltfläche: GESTALTEN öffnen Sie den Feldeditor. Wählen Sie die folgenden Felder aus / kopieren Sie die folgenden Felder aus dem Beispiel in den Editor.

Gestalten Sie nun das Exportlayout.

Beachten Sie:

Es ist wichtig, dass Export- und Import-Layout logisch zueinander aufgebaut werden und alle vom Import-Layout geforderten Felder auch in dieser Reihenfolge in der späteren Import-Datei vorhanden sind. Felder, die manuell zu füllen sind, können z. B. beim Export durch ein Dummy-Feld vorbereitet werden. Beispiele mit Hinweisen und Gedanken zu einem möglichen Mapping finden Sie in diesem Artikel.

Beachten Sie dabei folgende Besonderheit:

  • Im Export-Layout muss anstelle der "Lagermenge bei Inventur" die Lagermenge (LBe.Mge) verwendet werden
  • Im Import-Layout ist das Feld "Lagermenge bei Inventur" (LInv.InvMge) zu verwenden, welches zuvor händisch in der Exportdatei ergänzt wurde


Beispiel 1:

  • Lagernummer
  • Artikelnummer
  • Lagermenge
  • Dummyfeld (optionaler Platzhalter für das spätere Inventurdatum)

Exportlayout Beispiel 1: 

Info:

«LBe.LagNr»;«LBe.ArtNr»;«LBe.Mge»;«Dummy»;


Beispiel 1: Gedanken zum Mapping / Aufbau des Export- und korrespondierenden Import-Layouts

Felder in Export-DateiFelder in Import-DateiManuell zu bearbeiten
LBe.LagNrLInv.LagNr
LBe.ArtNrLInv.ArtNr
LBe.MgeLInv.InvMge(star)
DummyLInv.InvDat(star)

Tipp!

Geben Sie zusätzlich zur Eingabe der Felder im Exportformat am Ende der Eingabe auch noch eine Leerzeile mittels ENTER-Taste in. Dies ist hilfreich, z. B. um die Datensätze in einem Text-Exportformat unterscheiden zu können.


Beispiel 2:

  • Lagernummer
  • Artikelnummer
  • Seriennummer
  • Chargennummer
  • Verfallsdatum
  • Lagermenge
  • Dummyfeld (optionaler Platzhalter für das spätere Inventurdatum)

Sollen auch Seriennummern, Chargennummer und Verfallsdatum exportiert / importiert werden, sind auch diese im Export-Layout einzufügen.


Exportlayout Beispiel 2: 

Info:

«LBe.LagNr»;«LBe.ArtNr»;«LBe.SerienNr»;«LBe.Charge»;«LBe.VerfallDat»;«LBe.Mge»;«Dummy»;



Beispiel 2: Gedanken zum Mapping / Aufbau des Export- und korrespondierenden Import-Layouts

Felder in Export-DateiFelder in Import-DateiManuell zu bearbeiten
LBe.LagNrLInv.LagNr
LBe.ArtNrLInv.ArtNr
LBe.SerienNrLInv.SerienNr
LBe.ChargeLInv.Charge
LBe.VerfallDatLInv.VerfallDat
LBe.MgeLInv.InvMge(star)
DummyLInv.InvDat

(star)

Beachten Sie:

Achten Sie darauf, dass zwischen dem Export und der Zählung sowie der Eingabe der Daten keine Änderungen der Lagermengen durch Zu- oder Abbuchungen vorgenommen werden. 

2. Bearbeiten der Datei vor dem Import 

Nachdem die Lagerbestandsdaten exportiert wurden, können Sie die Datei im exportierten Format (Excel/Text) öffnen und bearbeiten. Im Protokoll erhalten Sie den direkten Link zur erstellten Datei.


Insbesondere sind hierbei die Felder für die Inventur zu berücksichtigen.

Beachten Sie:

Folgende Spalten sind nun händisch zu belegen:

  • Inventurmenge 
  • Datum (neue Spalte in Excel einfügen bzw. zuvor angelegtes Dummy-Feld nutzen)

Dies ist erforderlich, da die Auswertung der Inventur über den Inventur-Assistenten erfolgt und diese Daten eingetragen sein müssen. 


Beispiel Excel-Export

Die Importdatei im Excel-Format lässt sich einfach bearbeiten. Das Feld "Menge" wird nun mit der Inventurmenge editiert / befüllt.

Für das Feld "Inventurdatum" wurde ein Dummy-Feld mit angelegt. Benennen Sie dies für eine bessere Übersicht in "Inventurdatum" um.


Beispiel Text-Export

Eine exportierte Textdatei, die mit Lagernummer, Artikelnummer, Seriennummer, Charge, Verfallsdatum, Menge, Inventurmenge, Dummyfeld, (und einem Leerzeichen für den Zeilenumbruch) angelegt wurde, wird nun geöffnet und die beiden Werte am Ende der Zeile (Inventurmenge und Inventurdatum) sind zu ergänzen: 

1;1;123456;C1;01.03.2027;10;01.01.2021

1;1;123457;C2;01.03.2028;5;01.01.2021

1;2;234567;D1;01.03.2023;10;01.01.2021

1;2;234568;D2;01.03.2024;10;01.01.2021

Sollten leere Tabellenfelder (fehlendes Verfallsdatum usw.) existieren, befindet sich in der Export-Datei entsprechend kein Wert hinter dem Semikolon. 


3. Import der Inventurwerte 

Nach Anpassung der exportierten Datei mit Lagerbestandsdaten und Inventurdatum, können Sie die aktuellen Werte importieren. 

Beachten Sie:

  • Durch diesen Import wird NICHT das Feld: "Lagermenge bei Inventur" gefüllt! 
  • Das Feld "Lagermenge bei Inventur" wird für die "laufende Inventur" und zum Druck der Fehlmengenliste herangezogen
  • In der Fehlmengenliste werden nur die Artikel ausgewiesen, die eine Differenz zwischen der Lagermenge und der Inventurmenge aufweisen und die das Kennzeichen: "Inventurmenge gültig" gesetzt haben

Die Auswertung der Inventur erfolgt nach dem Import mit dem Assistenten für die Auswertung der Inventur.  Der Assistent wird in diesem Artikel: unter "5. Schritt: Auswertung der Inventur" beschrieben.

Über Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN - IMPORT erstellen Sie über VERKAUF/EINKAUF (AUFTRAG) - ÜBERBLICK/STAMMDATEN - ARTIKEL - LAGER (Register "Inventur Import") ein neues Import-Layout. 

Über die Schaltfläche: GESTALTEN öffnen Sie den Feldeditor. Wählen Sie die folgenden Felder aus / kopieren Sie die folgenden Felder aus dem Beispiel in den Editor.

Beim Import sind mindestens die Lagernummer, die Artikelnummer, die Inventurmenge, das Inventurdatum erforderlich. 

Das Importlayout kann folgendermaßen aussehen:

Beispiel 1:

Info:

«LInv.LagNr»;«LInv.ArtNr»;«LInv.InvMge»;«LInv.InvDat»;

Beispiel 2:

Abhängig davon, ob Charge / Seriennummer benötigt werden, kann das Importlayout auch umfangreicher ausfallen: 

Info:

«LInv.LagNr»;«LInv.ArtNr»;«LInv.SerienNr»;«LInv.Charge»;«LInv.VerfallDat»;«LInv.InvMge»;«LInv.InvDat»;«LInv.BarCd»;

Über die Schaltfläche: GESTALTEN öffnen Sie den Feldeditor. Wählen Sie die folgenden Felder aus / kopieren Sie die folgenden Felder aus dem Beispiel in den Editor.

Der Import der Inventurdaten (wie oben beschrieben) ist für Artikel geeignet, die mit Chargen oder mit Seriennummern geführt werden. Die Werte im Excel- bzw. Text-Export bleiben bei Nichtvorhandensein dieser Werte leer und werden auch beim Importlayout entsprechend nicht beachtet, sofern diese nicht vorhanden sind. Werden Ihre Artikel in büro+ generell ohne Angabe von Seriennummer und Chargen eingestellt, können Sie die Beispiele auch so abändern, dass diese Werte erst gar nicht exportiert / importiert werden sollen. Wichtig dabei ist, dass sie die Exporte und Importe ähnlich dieser Beispiele analog zueinander aufbauen, damit die Werte jeweils richtig gemappt sind.

Beachten Sie:

  • Es können nur positive Werte importiert werden

4. Eigenschaften des Inventur-Import

Markieren Sie die das Importlayout und wählen Sie die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN.


Im Register: "Optionen" stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

Kennzeichen: Bei allen zu importierenden Lagern Inventurdaten zurücksetzen

Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um zu erreichen, dass eventuell noch vorhandene Inventurdaten gelöscht werden vor dem Import. Dies ist erforderlich falls bereits bzw. noch Daten vorhanden sind, da andernfalls die Werte kumuliert werden.

Kennzeichen: Bei allen zu importierenden Lagern Inventurlagermenge auf aktuelle Lagermenge setzen

Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, damit zur Auswertung der Inventur die aktuelle Lagermenge als bei der Inventur vorhandene Lagermenge eingetragen wird.

Kennzeichen: Bestand von nicht importierten Seriennummern automatisch als Inventurfehlbestand vormerken und diesen Bestand automatisch sperren / Und diesen Bestand automatisch sperren

Falls Sie mit dem Import auch Bestand von Artikeln mit Seriennummer importieren, so aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um zu erreichen, dass im Import nicht vorhandene Seriennummern im Lagerbestand als Fehlbestand vorgemerkt werden. Diese Seriennummern werden dann bei der Auswertung der Inventur entfernt. Wenn Sie zusätzlich den Bestand sperren lassen, so werden diese Seriennummern in der Lagermenge nicht mehr berücksichtigt. (Informationen zu diesen Funktionen finden Sie im Kapitel: Inventur - Verwaltung der Seriennummern ). Im Importlayout müssen die Seriennummern einzeln angegeben werden, d. h. je zu importierender Seriennummer muss eine Zeile in der Importdatei vorhanden sein.

Kennzeichen: Bestand mit nicht importieren Chargen automatisch als Inventurfehlbestand vormerken

Falls Sie mit dem Import auch Bestand von Artikeln mit Chargennummer importieren, so aktivieren Sie dieses Kennzeichen. Im Importlayout müssen die Chargennummern einzeln angegeben werden, d.h. je zu importierender Chargennummer muss eine Zeile in der Importdatei vorhanden sein.

Kennzeichen: Importierte 0-Mengen als 0-Bestand werten

Wird das Kennzeichen aktiviert, wird der Wert "0" entsprechend als Nullmenge betrachtet. 

Beachten Sie, dass bei der Inventur darauf zu achten ist, dass für jeden Artikel auch eine Inventurmenge angegeben wird! Eine leeres Feld wird in Zusammenhang mit aktivierten Kennzeichen dazu führen, dass eine Nullmenge für den Artikel angenommen wird.

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Kennzeichen aktiviert

Der Wert "0" innerhalb des Importfeldes wird als Nullmenge gewertet und als neue Inventurmenge die "0" eingetragen. Dies kann auch im Protokolldatensatz kontrolliert werden.


Kennzeichen: Testmodus (Es werden keine Daten endgültig geschrieben)

Wenn Sie dieses Kennzeichen aktivieren, werden die Daten nicht geschrieben. Stattdessen wird Ihnen das Protokoll angezeigt, mit dessen Hilfe Sie das Ergebnis des Inventurimport sehen können. Führen Sie anschließend den Inventurimport durch ohne das Kennzeichen: "Testmodus", wenn Sie mit dem Ergebnis einverstanden sind. 

Im Protokoll bedeuten Einträge mit dem Vermerk "Ergänzung", dass der importierte Bestand größer ist als der vorhandene.

Kontrollieren Sie das Protokoll auf mögliche Fehler, bevor Sie den Import außerhalb des Testmodus durchführen. Ein Informationstext weist Sie auf die aktuellen Sachlagen hin.

Vorgabe für Inventurdatum

Falls in der Importdatei kein Inventurdatum angegeben ist, so können Sie in diesem Feld einen Vorgabewert bestimmen. 


5. Schritt: Auswertung der Inventur 

Im nächsten Schritt wird die Inventur ausgewertet. Dazu wählen Sie über Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN ARTIKEL im Menüband, Registerkarte: START die Schaltfläche: WEITERE - INVENTUR AUSWERTEN ... 

Beachten Sie:

Vor dem Ausführen dieser Funktion sollten Sie unbedingt eine Datensicherung durchführen! 


Ein Assistent hilft Ihnen anschließend bei der Durchführung Ihrer Inventurauswertung. Der Bereich für die Inventur kann eingegrenzt werden.


Sie haben an dieser Stelle mittels aktiviertem Kennzeichen die Möglichkeit, die Lagermenge als Inventurmenge setzen zu lassen, bzw. sich für eine laufende Inventur zu entscheiden. 

Eine laufende Inventur sollten Sie dann durchführen, wenn Sie zwischen der Eingabe der Inventurdaten und der Auswertung der Inventur Lagerbuchungen durchführen werden. 

Im Normalfall sollten Sie bei der Auswertung der Inventur die Auswahl "Inventurmenge löschen" treffen, um die Eingabefelder für die nächste Inventur zu löschen.

Beachten Sie:

Zwischen der Eingabe der Inventurdaten und der Auswertung der Inventur darf keine Lagerbuchungen (z. B. über Vorgänge) durchgeführt werden, wenn Sie sich nicht für eine laufende Inventur entscheiden. 

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