Im Bereich Zahlungsverkehr verwalten Sie alle ein- und ausgehenden Zahlungen, unabhängig, ob es sich dabei um Bar- oder Scheckzahlungen, Überweisungen oder den Datenträgeraustausch handelt.
Mit der Schaltfläche: "Offene Posten Zahlungsverkehr-Assistent" bzw. "Assistent OP" öffnen Sie einen Assistenten, der Ihnen bei der Auswertung der Offenen Posten hilft und davon ausgehend dann für fällige Zahlungen bzw. Zahlungseingänge entsprechende Zahlungsverkehr-Datensätze erstellt. Diese Funktion können Sie über die Schaltfläche: WEITERE oder direkt über die Schnellwahl aufrufen.
"Wählen Sie die Bereiche für den Zahlungsverkehr aus"
Nach der Begrüßungsmaske befinden Sie sich in der Bereichsauswahl, in der Sie festlegen, welche nach Zahlungsart unterschiedenen Bereiche vom Assistenten bearbeitet werden sollen.
Grundlegend wird hier unterschieden, ob es Lastschriften - SEPA / Lastschriften - XML (pain) oder alle anderen Zahlungsarten betrifft.
Ablauf "alle anderen Zahlungsarten"
Die Übersicht ist wie eine Explorer-Ansicht aufgebaut und in der gleichen Weise zu bedienen. Durch Mausklick auf das Plus oder Minus Symbol öffnen Sie die Ordnereinträge. Damit werden die darin enthaltenen Einträge angezeigt. Ist die Auswahl eines Eintrags aktiv, wird das durch ein grünes Häkchensymbol dargestellt. Ist die Auswahl inaktiv, zeigt ein roter Kreis mit einem weißen Strich an, dass dieser gekennzeichnete Bereich nicht in die Bearbeitung einfließt.
Wird hier eine Auswahl getroffen, so werden vom Assistenten nur Offene Posten mit den entsprechenden Zahlungsarten berücksichtigt. Dabei gilt folgende Zuordnung:
Für den Zahlungsausgang des OP-Assistent:
- OP-Assistent Bereich Schecks -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: Scheck
- OP-Assistent Bereich Barzahlungen (Quittungen) -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: Bar
- OP-Assistent Bereich Überweisungen -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: Überweisung sowie Lastschrift/ Überweisung (je nach Zahlrichtung)
- OP-Assistent Bereich Überweisungen XML (pain-Format) -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: Überweisungen XML (pain-Format)
- OP-Assistent Bereich Abbuchungsaufträge (als Überweisungen) -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: Abbuchungsauftrag/ Überweisung (je nach Zahlrichtung)
- OP-Assistent Bereich DTA -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: "Über DTA (Lastschrift)" und "Über DTA (mit Abbuchungsvollmacht)"
- OP-Assistent Bereich Kreditkarten -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: Über Kreditkarte
Für den Zahlungseingang OP-Assistent:
- OP-Assistent Bereich Barzahlungen (Quittungen) -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: Bar
- OP-Assistent Bereich Überweisungen -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: Überweisung
- OP-Assistent Bereich Lastschriften -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: Lastschrift/ Überweisung
- OP-Assistent Bereich Abbuchungsaufträge -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: Abbuchungsauftrag/ Überweisung
- OP-Assistent Bereich DTA -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: "Über DTA (Lastschrift)" und "Über DTA (mit Abbuchungsvollmacht)"
- OP-Assistent Bereich Kreditkarten -> zugeordnete Zahlungsarten des OP: Über Kreditkarte
Über den Bereich "Abbuchungsaufträge (als Überweisung)" können Abbuchungsaufträge als Überweisung erstellt werden.
Beispiel aus der Praxis:
Ein Lieferant zieht automatisch über das Lastschriftverfahren die fälligen Rechnungen von Ihrem Konto ein. Der Offene Posten zu diesem Lieferanten hat die hinterlegte Zahlungsbedingung: "Abbuchungsauftrag/Überweisung". Für diesen Offenen Posten wird durch den automatischen Einzug des Lieferanten kein Zahlungsverkehrsdatensatz benötigt. Durch deaktivieren des Bereichs: "Abbuchungsaufträge (als Überweisung)" wird für diesen Offenen Posten kein Zahlungsverkehrsdatensatz erstellt.
Bestätigen Sie die Bereichsauswahl mit WEITER , gelangen Sie in die nächste Maske.
"Wählen Sie den Bereich für Offene Posten"
Auf dieser Seite des Assistenten können Sie die Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze auf Debitoren bzw. Kreditoren einzugrenzen.
Die Adressen werden auch anhand der Adressnummer als Debitor bzw. Kreditor gewertet.
"Wählen Sie die Zusammenfassung mehrerer offener Posten zu einem Datensatz aus"
Hat ein Kunde oder Lieferant mehrere Offene Posten, welche zu einem Datensatz im Zahlungsverkehr zusammengefasst werden sollen, dann aktivieren Sie die Option: "Zahlungsverkehrsdatensätze eines Kunden automatisch zu einer Buchung zusammenfassen". Ist diese Option nicht aktiviert, dann wird pro Offenen Posten ein Datensatz im Zahlungsverkehr erstellt.
Durch das zusätzliche Aktivieren der Option: "Datensatz nur erstellen, wenn Summe aller Rechnungen größer als Summe aller Gutschriften ist" werden die Summe der Rechnungen und die Summe der Gutschriften gegeneinander geprüft. Der Zahlungsverkehrsdatensatz wird nur dann erstellt, wenn die Summe der Rechnungen überwiegt.
"Wählen Sie das Fälligkeitsdatum und den Zeitraum bis zum nächsten Lauf aus"
Über die Schaltfläche WEITER kommen Sie in die Maske "Wählen Sie das Fälligkeitsdatum und den Zeitraum bis zum nächsten Lauf aus".
Das im Feld: "Fällige Zahlungen zum" hinterlegte Datum wird mit dieser Einstellung bei jedem Lauf um die Tagesanzahl in "Nächster Zahlungsverkehr in" erhöht. Möchten Sie diese Berechnung nicht verwenden, aktivieren Sie die Option: "aktuelles Arbeitsdatum".
Dadurch wird in das Feld: "Fällige Zahlungen zum" das aktuelle Arbeitsdatum eingetragen und kann nicht verändert werden. Beim nächsten Aufruf des Assistenten-OP wird in diesem Feld wieder das dann aktuelle Arbeitsdatum angegeben.
Die Option: "Offene Posten, für die schon Zahlungsverkehr erstellt wurde, nicht beachten" sollte immer aktiviert sein, um doppelte Zahlungen zu vermeiden. Soll der Offene Posten aus der Übersicht der OP Verwaltung mit dem Erstellen des Datensatzes im Zahlungsverkehr gelöscht werden, so aktivieren Sie das Kennzeichen: "Offene Posten nach Erstellen des Zahlungsverkehrs löschen". Bestätigen Sie die Eingabe anschließend mit der Schaltfläche WEITER.
"Wählen Sie die Art der Fälligkeit und das Skonto für den Zahlungseingang/ Zahlungsausgang aus"
In den nächsten beiden Masken geben Sie die Art der Fälligkeit sowie das gewünschte Skonto an. Es handelt sich in beiden Fällen um die gleiche Eingabemaske, die sich jedoch zuerst auf den Zahlungseingang und danach auf den Zahlungsausgang bezieht.
Fälligkeit für Zahlungseingang / Zahlungsausgang
Sofort (zum Rechnungsdatum)
Unabhängig der hinterlegten Skonto-Tage im Offenen Posten wird der Zahlungsverkehr-Datensatz aufgrund des fälligen Offenen Posten direkt erstellt. Die Berücksichtigung des Skontos erfolgt hierbei aufgrund der im Bereich 'Skonto für Zahlungseingang / Skonto für Zahlungsausgang' hinterlegten Einstellungen.
möglichst 1. Skonto ziehen
Kann beim nächsten Start des Assistenten OP noch das 1. Skonto berechnet werden, wird der Offene Posten bei diesem Durchlauf nicht berücksichtigt.
möglichst Skonto ziehen
Solange beim nächsten Start des Assistenten noch Skonto berechnet werden kann, wird der Offene Posten nicht berücksichtigt.
Zum letzten Tag des Nettodatums
Unabhängig der Skonto-Tage wird geprüft, ob das Nettodatum des Offenen Posten im Zeitfenster 'Fällige Zahlungen zum' und 'nächster Zahlungsverkehr in ... Tagen' liegt. Ist dies der Fall, wird der Zahlungsverkehrdatensatz erstellt.
Skonto für Zahlungseingang / Zahlungsausgang
Skonto wie bei OP hinterlegt
Es wird stets der im Offenen Posten für den Zeitpunkt der Überweisung gültige Skonto herangezogen.
Kein Skonto
Durch Aktivierung dieser Option wird auch dann kein Skonto berücksichtigt, wenn im Offenen Posten ein Skonto eingetragen wurde.
Immer Skonto mit x%
Skonto wird für alle Zahlungsverkehr-Datensätze mit dem hier hinterlegten Prozentsatz berechnet - unabhängig des Prozentsatzes im Offenen Posten.
In den beiden Bereichen Fälligkeit und Skonto kann jeweils nur eine einzige Möglichkeit ausgewählt werden. Eine Mehrfachauswahl ist an dieser Stelle nicht möglich.
"Zusammenfassung"
Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, wird schließlich eine Übersicht über die ausgewählten Offenen Posten angezeigt.
Über das Eingabefeld: "Zahlungsverkehrsdatensätze durchsuchen" können Sie nach Inhalten in folgenden Feldern suchen:
- int. Nr (enthält im Regelfall die Adressnummer)
- Belegnummer
- Verwendungszweck
"Übernehmen"
Mit dem Kennzeichen in der Spalte: "Übernehmen" entscheiden Sie, ob diese Datensätze in den Zahlungsverkehr übernommen werden. Bei gesetztem Kennzeichen werden die Datensätze übernommen.
Gleichzeitig werden die Gesamtsummen (Zugang, Abgang) entsprechend aktualisiert.
"Zahlungsfluss"
kennzeichnet Zahlungseingänge
kennzeichnet Zahlungsausgänge
"Skontoinfo"
Das Prozentzeichen wird angezeigt, wenn im Zahlungsbetrag Skonto berücksichtigt wird.
Fährt man mit der Maus über das Prozentzeichen werden die Skontoinformationen (Skontobetrag und Skonto in Prozent) angezeigt.
Im unteren Bereich des Fensters werden die Gesamtabgänge und Gesamtzugänge in einer Summe - ebenfalls mit den entsprechenden Symbolen gekennzeichnet - dargestellt.
Über die Schaltfläche: DRUCKEN kann die "Zusammenfassung-Liste" ausgegeben werden.
Wird der Druck ohne weitere Eingrenzungen aufgerufen, erhalten Sie ALLE in der Zusammenfassung enthaltenen Datensätze.
Möchten Sie nur die aktivierten Einträge drucken lassen, steht Ihnen dazu die Option: "Nur aktivierte Einträge ausgeben" zur Verfügung.
Im Rahmen der Druckausgabe besteht die Möglichkeit nur die Datensätze auszugeben, die über die Suche eingegrenzt wurden. Sofern eine Sucheingrenzung vorgenommen wurde, erhalten Sie vor der Ausgabe die zusätzliche Abfrage, ob die Sucheingrenzung auch im Druck berücksichtigt werden soll.
Nach Abschluss des Assistenten haben Sie die Möglichkeit, die getroffene Auswahl in einem Schema zu speichern, um beim nächsten Aufruf des Assistenten wieder darauf zugreifen zu können.
Bestätigen Sie die Übersicht mit der Schaltfläche: FERTIGSTELLEN, werden die Einträge in das Zahlungsverkehrsmodul vorgenommen, wo die endgültige Bearbeitung über den Druck der Einträge bzw. das Erstellen einer XML-/DTA-Datei oder das Online Buchen erfolgt.
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