Mit der Verwendung der Rechtschreibprüfung werden ein Firmenwörterbuch sowie ein Standard-Wörterbuch eingerichtet. Die Verwaltung dieser Wörterbücher erfolgt unter PARAMETER - SONSTIGE - RECHTSCHREIBPRÜFUNG- Bereich: "Wörterbücher".
Fügt der Benutzer in der Texterfassung neue Wörter zum Wörterbuch hinzu, so werden diese im Standard-Wörterbuch im Register: " Hinzugefügte Wörter" abgelegt. Der Benutzer kann in den Parametern im Register Ausgeschlossene Wörter eine Liste der Wörter erstellen, die in der Texterfassung rot unterstrichen werden sollen.
In das Firmenwörterbuch können Mitarbeiter, die in der Berechtigungsstruktur die Berechtigung zum Zugriff auf die Parameter - Rechtschreibprüfung besitzen, Wörter hinzufügen.
Wird das Standard-Wörterbuch ausgewählt, so kann mit Hilfe der Schaltfläche: ABGLEICHEN
eine Liste der Wörter geöffnet werden, die im Standard-Wörterbuch (des Benutzers) enthalten sind. Mit der Schaltfläche: OK werden diese Wörter in das Firmenwörterbuch in das Register: "Hinzugefügte Wörter" übertragen. Das Standard-Wörterbuch ist nach diesem Abgleich wieder leer. Beim Abgleichen öffnet sich ein Text-Dialog. Empfehlenswert wäre es die hier aufgelisteten Wörter zu kopieren und in eine Textverarbeitung einzufügen, um die Office-Rechtschreibprüfung darüber laufen zu lassen und dann die geprüfte Liste wieder für den Abgleich einzufügen.
Um das Custom.dic zu verwenden, muss die Option Benutzerwörterbuch des jeweiligen Arbeitsplatz mit benutzen aktiviert sein.
Hinweise zum Abgleich der Wörterbücher
Der Abgleich mit dem Firmenwörterbuch kann auch am Client erfolgen. Voraussetzung für den Abgleich ist lediglich, dass der Benutzer über die entsprechende Berechtigung verfügt. Dem "Standard"-Wörterbuch können auch vom Client aus Wörter hinzugefügt werden. Auch in diesem Fall muss der Benutzer über die entsprechende Berechtigung verfügen (In den Berechtigungsstrukturen "Sonstige: Rechtschreibprüfung").
Die programmeigenen Wörterbücher sind in der Datenbank gespeichert. Eingesehen werden können Sie nur über die Registerkarte: START - PARAMETER - SONSTIGE - RECHTSCHREIBPRÜFUNG - "Wörterbücher verwalten" - "Eigenschaften". Im daraufhin erscheinenden Dialog bestehen zwei Möglichkeiten die Wörterbücher einzusehen bzw. zu editieren:
1. "Ändern" - die Vorgehensweise entspricht der Rechtschreibprüfung von Microsoft Office
2. Über "Als Text bearbeiten"
Bei installiertem Microsoft Office besteht weiterhin die Möglichkeit, die Option: "Benutzerwörterbuch des jeweiligen Arbeitsplatz mit benutzen" zu aktivieren und somit das Office-Benutzerwörterbuch (nicht das Office-Wörterbuch) zu verwenden.
Die programmeigenen Wörterbücher werden also global verwaltet, lediglich das Office-Benutzerwörterbuch liegt lokal.