Ausgangspunkt der gesamten Zeiterfassung ist ein Projektdatensatz innerhalb der Projektverwaltung, welcher die Übersicht über alle zum Projekt gehörenden Schritte und Vorgänge darstellt. Die Projektverwaltung befindet sich im Warenwirtschafts-Modul als eigener Bereich. Sollte der Bereich noch nicht eingeblendet sein, erreichen Sie diesen über VERKAUF - STAMMDATEN - ÜBERBLICK - WEITERE BEREICHE - PROJEKTE.
1 Projektdatensatz erstellen
Auf dem Register: PROJEKTE lassen sich auf Registerkarte: START im Bereich: NEU / BEARBEITEN die Projektdatensätzte verwalten. Hierzu stehen die Schaltflächen: NEU, ÄNDERN sowie LÖSCHEN zur Verfügung. Auf dem Register erhalten Sie tabellarisch einen Überblick über die laufenden Projekte und über das farbliche Status-Symbol einen schnellen Überblick über das Fortschreiten Ihres Projektes - ist es in Bearbeitung - stockt ein Projekt? Hier haben Sie einen schnellen Einblick.
Im geöffneten Projektdatensatz wird eine fortlaufende oder individuelle Projektnummer vergeben. Die Zuordnung zu einem Sachbearbeitenden, Adressnummer, Ansprechpartner, Status, Wichtigkeit sowie Projektart und Bezeichnung werden direkt im Kopf der Maske der Stammdaten Projekte erfasst. Eine Anleitung zum Anlegen von Projekten finden Sie an folgender Stelle in der Hilfe beschrieben:
- Funktionsumfang: Projektverwaltung
- Stammdaten Projekte: An dieser Stelle finden Informationen zum Erfassen der Projektdatensätze
Besondere Bedeutung des Status im Projektdatensatz
Auf eine Besonderheit in den zu erfassenden Projekten möchten wir an dieser Stelle explizit hinweisen. Im Kopf der Maske des Projektdatensatzes kann über den Status des Projektdatensatz auch automatisch ein Zeiterfassungsdatensatz erstellt werden.
Gehen Sie hierzu in den Bereich: PARAMETER - PROJEKTE - PROJEKTSTATUS. Im Bereich dieser Parameter lässt sich ein automatisches Erstellen eines Zeiterfassungsdatensatzes erreichen sowie das automatische Öffnen des Zeiterfassungsdatensatzes beim Ende des Projektes. Passen Sie diesen Prozess entsprechend bei Einführung der Zeiterfassung im Unternehmen an Ihren individuellen Ablauf an.
Eine Anleitung finden Sie in folgendem Bereich der Hilfe:
Besondere Bedeutung des Sachbearbeiters im Projektdatensatz
Benutzer in microtech büro+, die in Ihrer Firma als Sachbearbeiter eingesetzt werden, sollten im Bereich der Benutzerverwaltung als Sachbearbeiter eingetragen sein (DATEI - INFORMATIONEN - BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN).
Wird in dieses Feld ein Benutzer ohne Sachbearbeiter-Kennzeichen eingetragen, erhalten Sie einen Hinweis aus der Software, mit der Sie bestätigen können, dass dieser der nicht als Sachbearbeiter gekennzeichnete Mitarbeiter dennoch im Projekt eingetragen werden soll.
Info:
Bestätigen Sie die Abfrage:
"Der ausgewählte Sachbearbeiter ist kein Projektsachbearbeiter, soll der Sachbearbeiter trotzdem beibehalten werden?" mit der Schaltfläche:
- JA, SACHBEARBEITER BEIBEHALTEN
Soll der Benutzer langfristig als Sachbearbeiter eingesetzt werden, fügen Sie für diesen bitte das Sachbearbeiter-Kennzeichen in der Benutzerverwaltung hinzu.
2 Zeiterfassungsdatensatz erstellen
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