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Sperrvermerk
Immer wieder entstehen in der täglichen Arbeit Situationen, in denen es notwendig wird, eine Adresse durch die gesamte Anwendung hindurch besonders zu kennzeichnen und hervorzuheben. Einige Beispiele dazu sind: ein Unternehmen welches nicht mehr existiert, jedoch in der Datenbank erhalten bleiben soll um Auswertungen fahren zu können, ein Kunde der noch über fällige offene Posten verfügt oder auch ein Kunde, bei dessen nächsten Rechnung unbedingt noch eine kostenfreie Zusatzlieferung zu berücksichtigen ist.
Die Aktivierung des Sperrvermerkes erfolgt durch einfaches Anklicken der Checkbox "Gesperrt am", wobei das Datumsfeld automatisch mit dem aktuellen Mandantendatum gefüllt wird.
Mit den beiden Pfeilsymbolen wird das Datum jeweils um einen Tag erhöht oder verringert. Mit dem dahinter liegenden Symbol öffnen Sie ein Kalendarium, aus dem das gewünschte Datum ebenfalls ausgewählt werden kann.
Direkt darunter befindet sich ein Textfeld, welches für Kommentare und Vermerke zum Sperrvermerk vorgesehen ist.
Sobald eine Adresse gesperrt ist, erhält sie in der Übersicht die Farbe Rot, wodurch eine erste optische Kennzeichnung erreicht wird. Bei weiterführenden Aktionen wie beispielsweise der Neuanlage eines Vorgangs, erhalten Sie einen Warnhinweis, der auch die im Textfeld der Sperre vorhandenen Informationen mit ausgibt.
Hinweis
Lassen Sie sich nicht von dem Begriff der Sperre in die Irre führen. Die Weiterverarbeitung eines derart gekennzeichneten Datensatzes ist nach wie vor möglich, doch bedarf es darüber einer expliziten Entscheidung durch den Anwender.
Abfrage bezüglich Wiedervorlage
Wird das Sperrkennzeichen gesetzt und der Datensatz mit ok bestätigt, erfolgt die Abfrage:
"Möchten Sie mit einer Wiedervorlage an die Sperre erinnert werden?"
Es stehen die Schaltflächen "JA" (Wiedervorlagen-Datensatz öffnet sich) und "NEIN" (Datensatz wird geschlossen) zur Verfügung. Soll diese Abfrage künftig nicht mehr erscheinen, aktivieren Sie das Kennzeichen "Nicht mehr fragen (Standard:'Nein').
Die Meldung können Sie nach Abschaltung durch den Benutzer über die Registerkarte: ANSICHT - Schaltfläche: ANSICHT-VORGABEN - Register: "Meldungen" wieder aktivieren.
PLZ-Bereich, den dieser Händler betreut
Arbeiten Sie mit Gebietsschutz oder verteilen beispielsweise Interessentenanschriften an jeweils einen Fachhändler in einem bestimmten, durch einen Postleitzahlenbereich abgegrenzten Gebiet, wird im Eingabefeld "PLZ-Bereich" eben jener hinterlegt. Die Eingabe erfolgt durch Vergabe einzelner Postleitzahlen oder durch Eingabe der ersten Stellen einer Postleitzahl, was einen Postleitzahlenbereich angibt. Postleitzahlen oder Bereiche werden jeweils durch Komma getrennt. Lassen Sie uns das anhand eines Beispiels verdeutlichen.
Die Eingabe von "4,632,55546" beinhaltet:
den gesamten Bereich 4 (4000 bis 4999)
den Bereich 63200 bis 63299
die Postleitzahl 55546
Um auszuschließen, dass Postleitzahlenbereiche mehrfach vergeben werden, können Sie über die Schaltfläche: BEREICH PRÜFEN eine Prüfung veranlassen. Werden keine Überschneidungen gefunden, erhalten Sie eine Meldung, die dies bestätigt, während gefundene Bereichsüberschneidungen mit einer detaillierten Meldung über den mehrfach vergebenen Postleitzahlenbereich quittiert werden.
Die eigentliche Händlerzuweisung wird in der Adressübersicht über die Schaltfläche: WEITERE aufgerufen und in einem späteren Abschnitt dieses Kapitels detailliert beschrieben.
Kundennummer bei diesem Lieferanten
Handelt es sich bei der eingetragenen Adresse um einen Lieferanten, sollte Ihre Kundennummer, die Sie bei diesem Lieferanten identifiziert, in das gleichnamige Eingabefeld übertragen werden.
Händler, der diesen Kunden betreut
Die bereits angesprochene Händlerzuweisung wird die beiden Datenfelder für die Händlernummer und das Zuweisungsdatum automatisch füllen. Ein Eintrag kann allerdings auch manuell vorgenommen werden.
Euroumstellung
An dieser Stelle wird das Datum, zu dem die gespeicherte Adresse ihre Euroumstellung vollziehen wird, eingetragen. Zur Auswahl und Eintragung des Datums stehen Ihnen die gleichen Hilfsmittel zur Verfügung, wie im weiter oben beschriebenen Datumsfeld des Sperrvermerkes.
Eine Verknüpfung dieser Einstellung besteht zur Neuanlage eines Vorgangs. Wählen Sie eine Adresse aus, deren Datum der Euroumstellung erreicht ist, erhalten Sie diese Abfrage:
"Die Adresse ... hat am ... auf Euro umgestellt. Soll die Währung entsprechend umgestellt werden?"
Wählen Sie JA als Antwort, wird die Adresswährung dieses Adresssatzes entsprechend geändert und der Vorgang wird mit der neuen Adresse erstellt.