Um einen Vorgang per E-Mail zu versenden, können Sie die Schaltfläche: SENDEN verwenden oder wählen Sie über die Gruppe: AUSGABE - AUSGABE BEARBEITEN
das gewünschte E-Mail-Layout und klicken anschließend auf die Schaltfläche: SENDEN.
Die Buchungsparameter werden bei dieser Art der Ausgabe im Gegensatz zum Drucken oder Faxen nicht beachtet!
Einrichten des E-Mail-Layout
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1. In der Vorgangsübersicht markieren Sie die Vorgangsart, welche Sie per E-Mail ausgeben möchten und wechseln über die Gruppe AUSGABE - AUSGABE BEARBEITEN
2. Betätigen Sie die Schaltfläche: NEU und wählen Sie den Eintrag: "E-Mail“ aus.
3. Diesem neuen Vorgangsdruck können Sie jetzt einen aussagefähigen Namen geben, z.B. "Rechnung I als E-Mail".
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Über dieses Kennzeichen können Sie den eigentlichen Vorgang als Anlage zu der E-Mail versenden. Hierbei stehen Ihnen drei Auswahlfelder zur Verfügung, mit denen Sie die Erzeugung beeinflussen können:
Der Druck definiert hierbei das zu verwendende Layout, mit dem die Anlage erzeugt werden soll.
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zur Verfügung, um den Empfänger der E-Mail näher zu bestimmen.
Weitere E-Mail Anhänge
In diesem Bereich stehen alle Vorgangsdrucklayouts des Mandanten als Auswahl zur Verfügung. So kann z.B. bei einer Rechnung das Drucklayout für eine Auftragsbestätigung angehängt werden. In diesem Fall versucht die E-Mail-Ausgabe beim Erzeugen der Anhänge die passende Auftragsbestätigung über das Protokoll der Rechnung zu finden. Sollte der hinterlegte Vorgang nicht gefunden werden, erhalten Sie bei der Ausgabe eine entsprechende Meldung. Um eine "Ausgabe ohne Vorgang" zu verhindern, kann den E-Mail-Anhängen eine Formel hinterlegt werden, die z.B. prüft, ob der Vorgang vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Datensatz nicht ausgegeben.
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Hier entscheiden Sie, ob ein Druck oder ein Export an die E-Mail angehängt wird. Durch klicken auf das Symbol wird zwischen Druck und Export umgeschaltet.
ANHÄNGEN
Mit diesem Kennzeichen wird festgelegt, ob ein Datensatz angehängt wird. Zusätzlich kann im nächsten Feld mittels Formel definiert werden, unter welcher Bedingung ein Datensatz angehängt wird.
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5. Wenn Sie nun wieder in dem Fenster "Vorgänge ausgeben" die Schaltfläche: GESTALTEN
betätigen, öffnet sich ein Feldeditor.
In der oben angeordneten Kopfzeile kann der Betreff der E-Mail hinterlegt werden.
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Um weitere Anlagen zusätzlich hinzuzufügen, können Sie die Schaltfläche: HINZUFÜGEN
verwenden.
Diese Anlagen können mit der Schaltfläche: ENTFERNEN
wieder entfernt werden.