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Über dieses Kennzeichen können Sie den eigentlichen Vorgang als Anlage zu der E-Mail versenden. Hierbei stehen Ihnen drei Auswahlfelder zur Verfügung, mit denen Sie die Erzeugung beeinflussen können:
Der Druck definiert hierbei das zu verwendende Layout, mit dem die Anlage erzeugt werden soll.
Das Format gibt Ihnen die Möglichkeit zu wählen, welcher Dateityp als Anlage versandt wird. Hierbei stehen Ihnen derzeit die Formate: *.ll über den Druckdesigner, *.pdf, *.jpg, *.emf zur Verfügung.
Sofern Sie das ZUGFeRD-Format benutzen, wählen Sie aus der Liste: ZUGFeRD (*.pdf)
Das Feld Option bezieht sich auf das ausgewählte Format. Sofern Rechnungen etc. im PDF/A-1a-Format ausgegeben werden sollen, kann diese Option ausgewählt werden.
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Beispiel: Eine "Auftragsbestätigung als E-Mail" soll das PDF/A-1a nutzenKopieren Sie das zugehörige Layout oder nutzen Sie das Standard-Layout. Wählen Sie die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN. Auf dem Register: OPTIONEN des Fensters navigieren Sie in den Bereich "E-Mail Anhänge" und wählen hier:
Speichern Sie Ihre Eingaben. Beim Versenden der Auftragsbestätigung wählen Sie bitte die Option: E-MAIL VOR DEM SENDEN ANZEIGEN. In der Folge erhalten Sie zunächst die Vorschau der E-Mail, in welcher Sie auch das erzeugte PDF-Dokument einsehen können. Öffnen Sie das PDF-Dokument mit dem Adobe Acrobat Reader oder einem vergleichbaren Programm zur Ansicht von PDF-Dateien. Im Adobe Acrobat Reader sollte bei der geöffneten Datei ein Hinweis erscheinen, der sinngemäß angibt, dass diese Datei im Rahmen des PDF/A-Standards schreibgeschützt geöffnet wurde, um Änderungen zu verhindern. Auf die gleiche Art und Weise können Sie auch für weitere E-Mail-Layouts das Format und die Optionen anpassen. |
Der Dateiname kann aufgrund eines Feldeditors bestimmt werden. Hierbei sind jedoch zwingend die Restriktionen des genutzten Betriebssystems für Dateinamen an sich zu berücksichtigen.
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Über die hier zur Verfügung gestellten Auswahlpunkte können Sie bestimmen, ob die E-Mail Adresse der Anschrift oder des Ansprechpartners für den Versand des Vorgangs genutzt werden soll.
Weitere Optionen:
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- aus aktueller Anschrift
- Das bedeutet, dass die aktive Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
- Das bedeutet, dass die aktive Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
- aus aktuellem Ansprechpartner
- Das bedeutet, dass der Ansprechpartner der aktiven Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
- Das bedeutet, dass der Ansprechpartner der aktiven Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
- aus Rechnungsanschrift
- aus Lieferanschrift
- aus Ansprechpartner der Rechnungsanschrift
- aus Ansprechpartner der Lieferanschrift
zur Verfügung, um den Empfänger der E-Mail näher zu bestimmen.
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Weitere E-Mail Anhänge
In diesem Bereich stehen alle Vorgangsdrucklayouts des Mandanten als Auswahl zur Verfügung. So kann z.B. bei einer Rechnung das Drucklayout für eine Auftragsbestätigung angehängt werden. In diesem Fall versucht die E-Mail-Ausgabe beim Erzeugen der Anhänge die passende Auftragsbestätigung über das Protokoll der Rechnung zu finden. Sollte der hinterlegte Vorgang nicht gefunden werden, erhalten Sie bei der Ausgabe eine entsprechende Meldung.
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Hier wird das Dateiformat des Anhangs festgelegt. Dieses ist von der Art des Datensatzes (Druck oder Export) abhängig. Mögliche Formate sind u.a. List & Label, Adobe Acrobat Reader, JPEG, ZUGFeRD, etc.
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Soll eine größeren größere Menge an PDF-Dateien (z. B. im Bereich der Vorgänge) nacheinander ausgegeben werden, wählen Sie die Option "Adobe Acrobat Reader [über Druckmodul]". Dies schont den Speicher, da die PDF-Dateien direkt über das Druckmodul verarbeitet werden. Nutzen Sie diese Option auch, wenn Ihre PDFs mehrere viele Bilder enthalten. |
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Parameter abarbeiten
Ab der Ausbaustufe "professional" kann die Abarbeitung der Buchungsparameter direkt über den E-Mail-Versand angestoßen werden. In den Eigenschaften der E-Mail-Layouts findet sich unter dem Register: "Optionen", das Kennzeichen: "Parameter abarbeiten".
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Die Stecknadel zur Darstellung außerhalb der Eigenschaften ist standardmäßig deaktiviert und muss vorab in den Eigenschaften des E-Mail-Layouts aktiviert werden, wenn Sie bei jedem Vorgangs-Versand bestimmen möchten, ob die Parameter der Vorgangsart abgearbeitet werden sollen. |
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Weitere Register
Innerhalb der Eigenschaften stehen Ihnen noch zwei weitere Register zur Verfügung. Es handelt sich um die Register: "Info" und "Parameter".
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