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Die Buchungsparameter werden bei dieser Art der Ausgabe im Gegensatz zum Drucken oder Faxen nicht beachtet! Erst ab der Ausbaustufe "professional" kann die Abarbeitung der Buchungsparameter auch direkt über den E-Mail-Versand angestoßen werden. In den Eigenschaften der E-Mail-Layouts findet sich unter dem Register: "Optionen", das Kennzeichen: "Parameter abarbeiten".

Einrichten des E-Mail-Layout

Damit im Fenster "Vorgang ausgeben" das entsprechende E-Mail-Layout verfügbar ist, müssen Sie zunächst die von Ihnen gewünschte E-Mail-Ausgabe definieren. Für jede Vorgangsart (Angebot, Rechnung, etc.) muss bei Bedarf ein individueller E-Mail-Vorgangsdruck angelegt werden. 

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Über dieses Kennzeichen können Sie den eigentlichen Vorgang als Anlage zu der E-Mail versenden. Hierbei stehen Ihnen drei Auswahlfelder zur Verfügung, mit denen Sie die Erzeugung beeinflussen können: 

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Der Druck definiert hierbei das zu verwendende Layout, mit dem die Anlage erzeugt werden soll. 

Das Format gibt Ihnen die Möglichkeit zu wählen, welcher Dateityp als Anlage versandt wird. Hierbei stehen Ihnen derzeit die Formate: *.ll über den Druckdesigner, *.pdf, *.jpg, *.emf zur Verfügung. 

Sofern Sie das ZUGFeRD-Format benutzen, wählen Sie aus der Liste: ZUGFeRD (*.pdf)

Das Feld Option bezieht sich auf das ausgewählte Format. Sofern Rechnungen etc. im PDF/A-1a-Format ausgegeben werden sollen, kann diese Option ausgewählt werden.

Der Dateiname kann aufgrund eines Feldeditors bestimmt werden. Hierbei sind jedoch zwingend die Restriktionen des genutzten Betriebssystems für Dateinamen an sich zu berücksichtigen.

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Über die hier zur Verfügung gestellten Auswahlpunkte können Sie bestimmen, ob die E-Mail Adresse der Anschrift oder des Ansprechpartners für den Versand des Vorgangs genutzt werden soll. Image Removed

Weitere Optionen:

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• aus aktueller Anschrift
  • Das bedeutet, dass die aktive Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
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• aus aktuellem Ansprechpartner
  • Das bedeutet, dass der Ansprechpartner der aktiven Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
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• aus Rechnungsanschrift
• aus Lieferanschrift
• aus Ansprechpartner der Rechnungsanschrift
• aus Ansprechpartner der Lieferanschrift

zur Verfügung, um den Empfänger der E-Mail näher zu bestimmen. 

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Weitere E-Mail Anhänge 

 

In diesem Bereich stehen alle Vorgangsdrucklayouts des Mandanten als Auswahl zur Verfügung. So kann z.B. bei einer Rechnung das Drucklayout für eine Auftragsbestätigung angehängt werden. In diesem Fall versucht die E-Mail-Ausgabe beim Erzeugen der Anhänge die passende Auftragsbestätigung über das Protokoll der Rechnung zu finden. Sollte der hinterlegte Vorgang nicht gefunden werden, erhalten Sie bei der Ausgabe eine entsprechende Meldung. Um eine "Ausgabe ohne Vorgang" zu verhindern, kann den E-Mail-Anhängen eine Formel hinterlegt werden, die z.B. prüft, ob der Vorgang vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Datensatz nicht ausgegeben. 

Beim Erzeugen der Anhänge werden alle Eigenschaften der hinterlegten Layouts beachtet. Lediglich folgende Kennzeichen werden von der E-Mail Ausgabe überschrieben und somit nicht beachtet:

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Hier wird das Dateiformat des Anhangs festgelegt. Dieses ist von der Art des Datensatzes (Druck oder Export) abhängig. Mögliche Formate sind u.a. List & Label, Adobe Acrobat Reader, JPEG, ZUGFeRD, etc. 

Tip
title Tipp!
Soll eine größere Menge an PDF-Dateien (z. B. im Bereich der Vorgänge) nacheinander ausgegeben werden, wählen Sie die Option "Adobe Acrobat Reader [über Druckmodul]". Dies schont den Speicher, da die PDF-Dateien direkt über das Druckmodul verarbeitet werden. Nutzen Sie diese Option auch, wenn Ihre PDFs viele Bilder enthalten.

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Parameter abarbeiten

Ab der Ausbaustufe "professional" kann die Abarbeitung der Buchungsparameter direkt über den E-Mail-Versand angestoßen werden. In den Eigenschaften der E-Mail-Layouts findet sich unter dem Register: "Optionen", das Kennzeichen: "Parameter abarbeiten".

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Ist das Kennzeichen aktiviert und die entsprechende E-Mail wird versendet, erfolgt hierbei das Buchen des Vorgangs.

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Regeln die beim Buchen ausgeführt werden, greifen natürlich auch beim Versand dieser E-Mail.

Note
title Beachten Sie
Die Stecknadel zur Darstellung außerhalb der Eigenschaften ist standardmäßig deaktiviert und muss vorab in den Eigenschaften des E-Mail-Layouts aktiviert werden, wenn Sie bei jedem Vorgangs-Versand bestimmen möchten, ob die Parameter der Vorgangsart abgearbeitet werden sollen.

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Weitere Register 

Innerhalb der Eigenschaften stehen Ihnen noch zwei weitere Register zur Verfügung. Es handelt sich um die Register: "Info" und "Parameter". 

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Im Register: "Parameter" sind weitere Einstellungen enthalten. Unter dem Abschnitt "Empfänger Adresse" sollte man das Kennzeichen: "Bei allen E-Mail Adressen nachfragen“ aktivieren. Alle weiteren Parameter sind optional. Wenn alle Kennzeichen nun gesetzt sind, schließen Sie das Fenster mit der Schaltfläche: SPEICHERN UND SCHLIEßEN  

5. Wenn Sie nun wieder in dem Fenster "Vorgänge ausgeben" die Schaltfläche: GESTALTEN 

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