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- Neu (formal prüfen): Im ersten Schritt ist das Dokument formal zu prüfen, stimmen Steuerschlüssel, Preis in brutto, etc.
- Inhaltlich prüfen: Im zweiten Schritt werden Informationen wie Kundennummer, Belegnummer, etc. geprüft und in den Datensatz eingetragen.
- Buchungsfreigabe prüfen: Der dritte Schritt dient der buchhalterischen Prüfung.
- Gebucht & Archiviert: Wurde das Dokument vollständig verarbeitet, d. h. "gebucht" und "archiviert", so wird es in diesen finalen Status überführt.
Parametrisierung des Dokumenten-Status
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Aufbau des Dokumentenstatus-Datensatzes
Kopf der Maske
Nummer
Die Nummer wird automatisch von der Software vergeben.
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Gruppe: Vorgabe für den Folgestatus (Status der auf diesen Status folgt)
Folgestatus
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An dieser Stelle wird über ein Auswahlfeld die Vorgabe für den Folgestatus gesetzt.
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Der Folgestatus kann abweichend von der Gruppe: "Verfügbare Folgestatus" gesetzt werden! |
Kennzeichen: Sachbearbeiter kann Info bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" erfassen
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Wird auf dem Register: "(Mein) Dokumenten-Eingang" mittels Schnellwahl oder Schaltfläche: WEITERE die Funktion "Dokumentenstatus ändern" gewählt, steht das Feld: "Memo einfügen" zur Verfügung, auf dem weitere Informationen erfasst werden können.
| Note | ||
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Kennzeichen: Verfügbare Folgestatus einschränken
Wurde das Kennzeichen aktiviert, steht die Gruppe: "Verfügbare Folgestatus" zur Verfügung, in der aktiviert werden kann, welche Folgestatus neben der (weiter oben gewählten) Vorgabe zur Verfügung stehen sollen. So kann z. B. über das Feld "Folgestatus" eine Vorbelegung erreicht werden.
Die weiteren verfügbaren Folgestatus stehen dann beim Übergang des Status neben der Vorgabe zur Verfügungneben der Vorbelegung aus dem Feld: "Folgestatus" zusätzlich aus einer von Ihnen festgelegten Auswahl an verfügbaren Folgestatus beim Statusübergang gewählt werden.
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Standardablauf: Folgestatus
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Die verfügbaren Folgestatus werden mittels aktiviertem Kennzeichen ausgewählt.
Gruppe: Sachbearbeiter
Kennzeichen: Sachbearbeiter muss angegeben werden
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- Aktueller Benutzer
- Standard Benutzer
- Zugewiesener Sachbearbeiter (Benutzer)
- Benutzer leer lassen
- Letzter Änderungsbenutzer (aus Datensatz)
- Feste Vorgabe (mit Formelunterstützung)
| Info | ||
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Bei der festen Vorgabe mit Formelunterstützung stehen zusätzlich folgende Felder zur Verfügung:
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Sachbearbeiter bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" anzeigen
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Wenn das Kennzeichen "Dokument buchen" im Dokumentenstatus-Datensatz gesetzt ist und ein Dokument in diesen Status kommt, erfolgt die Prüfung des Kennzeichens: "Nur Buchungssatz erzeugen".
Das Kennzeichens: "Nur Buchungssatz erzeugen" befindet sich in den Eigenschaften des Dokument bzw. Eigenschaften des Dokumenten-Eingang.
| UI Expand | ||
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Das Kennzeichens: "Nur Buchungssatz erzeugen" befindet sich in der Gruppe: "Buchungssatz".
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Kennzeichen: "Nur Buchungssatz erzeugen" ist aktiviert
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Nach Abarbeitung dieses Kennzeichens, wird das Dokument endgültig vom Dokumenten-Eingang in den Bereich der Dokumente verschoben. Auch das Protokoll wird endgültig vom Dokumenten-Eingang in den Bereich der Dokumente verschoben. Das Dokument gilt sowie auch das Protokoll sind somit nach dem Verschieben jeweils ausschließlich im Bereich der Dokumente vorhanden.
Kennzeichen: Dokument in Bereich "Dokumente-Eingang" kopieren (wenn Änderung im Bereich "Dokumente")
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Bezieht sich auf die Berechtigung des Mitarbeiters aus diesem Status heraus den Status ändern zu können. Es steht ein Auswahlfeld zur Verfügung, um die Berechtigungsgruppe auszuwählen.
Gruppe: Symbol
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Über das Auswahlfeld kann das Symbol für den Dokumentenstatus-Datensatz gewählt werden.
Gruppe: Farbdarstellung
Über diese Konfiguration lassen sich die einzelnen Dokumentenstatus-Datensätze besonders hervorheben. Die Funktionalität, die Sie von den Farbregeln sowie Ansicht-Vorgaben kennen, sind beim microtech Dokumentenmanagement direkt im Dokumentenstatus-Datensatz enthalten.
Wählen Sie für die Farbdarstellung, welche besondere Hervorhebung genutzt werden soll:
a) Textfarbe
b) Textfarbe (selektiert)
c) Hintergrundfarbe
d) Hintergrundfarbe (selektiert)
e) Kopflinienfarbe
f) Kopflinienfarbe (selektiert)
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