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- Dokumentenmanagement
- Überblick
- Eingang
- Dokumenten-Eingang
- Neuanlegen
- Kopieren
- Dokumenteninhalt ändern
- Eigenschaften ändern
- Undokumentierte Änderungen am Inhalt bestätigen (in der Standardvorgabe inaktiv)
- Löschen
- Nach Dokumente verschieben
- Status ändern (für diese Berechtigung lassen sich die einzelnen Berechtigungsgruppen zu- / abwählen)
- Dokument übergeben
- Nicht aktive Dokumente bearbeiten (in der Standardvorgabe inaktiv)
- "Nicht Dokumentensachbearbeiter" einem Dokument zuweisen (in der Standardvorgabe inaktiv)
- Berechtigungsgruppen (Berechtigungsgruppe lassen sich zu- / abwählen)
- Dokumenten-Eingang
Berechtigungsstrukturen für Dokumente
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Öffnen Sie den Bereich: "Verkauf / Einkauf (Auftrag)" - "Überblick / Stammdaten" - "DokumentenmanagementDokumente". Die Berechtigungen im Bereich: "Dokumente" teilen sich wie folgt auf:
- Dokumente
- Stammdaten
- Neuanlegen
- Kopieren
- Dokumenteninhalt ändern
- Eigenschaften ändern
- Löschen
- Revisionsgesicherte Dokumente löschen:
Für die meisten Berechtigungsstrukturen sollte diese Berechtigung deaktiviert sein! (in der Standardvorgabe inaktiv)
- Revisionsgesicherte Dokumente löschen:
- Dokumenten-Protokoll
- In Dokumenten-Eingang kopieren
- Berechtigungsstrukturen (Berechtigungsgruppe lassen sich zu- / abwählen)
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Besondere Berechtigung: Revisionsgesicherte Dokumente löschenDie Berechtigung für das Löschen von revisionsgesicherten Dokumenten ist mit Vorsicht zu vergeben! Das Löschen von revisionssicheren Dokumenten sollte nur in Ausnahmefällen getätigt werden, etwa wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, aus Gründen des Datenschutzes oder wenn ein Dokument fälschlicherweise revisionssicher abgelegt wurde. Alle diese Fälle sollten nur von autorisierten und speziell geschulten Nutzern ausgeführt werden. Beim Initiieren eines Löschvorgangs wird ein Dialog angezeigt, in dem der Benutzer den Grund für die Löschung angeben muss (dies ist eine Pflichtangabe und kann nicht übersprungen werden)!
Der angegebene Grund für die Löschung wird unveränderbar im zugehörigen Protokoll vermerkt. Im Dokumenten-Protokoll-Datensatz wird der Grund der Löschung in das Feld: "Kurzinformation" geschrieben.
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