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Unter Registerkarte: DATEI - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN finden sich speziell für das microtech Dokumentenmanagement konfigurierbare Berechtigungen.

An dieser Stelle entscheiden Sie, welche Mitarbeiter diesen Bereich sehen und welche Aktionen Sie in diesem Bereich ausführen dürfen.

Berechtigungsstrukturen für das Dokumentenmanagement

Für die Berechtigungsstrukturen existieren neben den Berechtigungsstrukturen für "Dokumente" auch eigene Berechtigungsstrukturen für das "Dokumentenmanagement".

Öffnen Sie den Bereich: "Verkauf / Einkauf (Auftrag)" - "Dokumentenmanagement". Die Berechtigungen für das Dokumentenmanagement teilen sich wie folgt auf:

Dokumentenmanagement
- Überblick
- Eingang
  - Dokumenten-Eingang
    - Neuanlegen
    - Kopieren
    - Dokumenteninhalt ändern
    - Eigenschaften ändern
    - Undokumentierte Änderungen am Inhalt bestätigen (in der Standardvorgabe inaktiv)
    - Löschen
    - Nach Dokumente verschieben
    - Status ändern (für diese Berechtigung lassen sich die einzelnen Berechtigungsgruppen zu- / abwählen)
    - Dokument übergeben
    - Nicht aktive Dokumente bearbeiten (in der Standardvorgabe inaktiv)
    - "Nicht Dokumentensachbearbeiter" einem Dokument zuweisen (in der Standardvorgabe inaktiv)
    - Berechtigungsgruppen (Berechtigungsgruppe lassen sich zu- / abwählen)

microtech Hilfe > DMS - Berechtigungsstrukturen > microtech-dms-0020.png

Berechtigungsstrukturen für Dokumente

Unter Registerkarte: DATEI - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN finden sich auch allgemein für den Bereich der Dokumente konfigurierbare Berechtigungen. Diese existieren unabhängig vom microtech Dokumentenmanagement und können auch entsprechenden der Rolle Ihrer Mitarbeiter vergeben werden.

Öffnen Sie den Bereich: "Verkauf / Einkauf (Auftrag)" - "Überblick / Stammdaten" - "Dokumente". Die Berechtigungen im Bereich: "Dokumente" teilen sich wie folgt auf:

Dokumente
- Stammdaten
- Neuanlegen
- Kopieren
- Dokumenteninhalt ändern
- Eigenschaften ändern
- Löschen
  - Revisionsgesicherte Dokumente löschen: Für die meisten Berechtigungsstrukturen sollte diese Berechtigung deaktiviert sein! (in der Standardvorgabe inaktiv)
- Dokumenten-Protokoll
- In Dokumenten-Eingang kopieren
- Berechtigungsstrukturen (Berechtigungsgruppe lassen sich zu- / abwählen)

microtech Hilfe > DMS - Berechtigungsstrukturen > microtech-dms-0021.png

Besondere Berechtigung: Revisionsgesicherte Dokumente löschen

Die Berechtigung für das Löschen von revisionsgesicherten Dokumenten ist mit Vorsicht zu vergeben! Das Löschen von revisionssicheren Dokumenten sollte nur in Ausnahmefällen getätigt werden, etwa wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, aus Gründen des Datenschutzes oder wenn ein Dokument fälschlicherweise revisionssicher abgelegt wurde. Alle diese Fälle sollten nur von autorisierten und speziell geschulten Nutzern ausgeführt werden.

Beim Initiieren eines Löschvorgangs wird ein Dialog angezeigt, in dem der Benutzer den Grund für die Löschung angeben muss (dies ist eine Pflichtangabe und kann nicht übersprungen werden)!

microtech Hilfe > DMS - Berechtigungsstrukturen > image-2024-12-4_10-32-6.png

Der angegebene Grund für die Löschung wird unveränderbar im zugehörigen Protokoll vermerkt. Im Dokumenten-Protokoll-Datensatz wird der Grund der Löschung in das Feld: "Kurzinformation" geschrieben.

microtech Hilfe > DMS - Berechtigungsstrukturen > image-2024-12-4_14-31-0.png