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Gesetzliche Regelungen und Fristen

Wer ist von der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) betroffen?

• Im Rahmen der Einführungspläne des Gesetzgebers sind langfristig alle Unternehmen von der Einführung eines DMS betroffen, die unabhängig davon, ob Ihre Firma einen Kleinstbetrieb oder Großbetrieb darstellt. 
• Damit werden Papierrechnungen, wie wir sie kennen, in den nächsten Jahren nach und nach verschwinden und digitalen Abrechnungsdokumenten mit einem speziell strukturierten, maschinenlesbaren Format Platz machen.
• Das Empfangen, aber auch das Erstellen und Übertragen mit einer gewährleisteten automatisierten digitalen Verarbeitung, müssen bedacht werden und im sich im Idealfall in bestehende Strukturen integrieren lassen.

Welchen Zweck verfolgt der Gesetzgeber mit DMS?

Mit dem Reformvorschlag der Europäischen Kommission soll das geltende Mehrwertsteuersystem modernisiert werden. Erklärtes Ziel ist es, Mehrwertsteuerbetrug in der EU weiter einzudämmen durch diese elektronischen Maßnahmen. Laut Schätzungen sind den EU-Mitgliedsstaaten allein im Jahr 2020 um die 93 Milliarden Euro an Einnahmen aus der Mehrwertsteuer entgangen, wie ein im Jahr 2022 von der Europäischen Kommission veröffentlichter Bericht zur Mehrwertsteuerlücke darlegt.

Wie sieht die aktuelle Planung des Gesetzgebers aus?

Für die Einführung eines DMS, haben vor allem drei Termine eine besondere Relevanz:

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Durch diesen Fahrplan wird die Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung umgesetzt. Das Meldesystem basiert auf einer elektronischen Rechnungsstellung in nahezu Echtzeit für grenzüberschreitende Umsätze. Die digitalen Meldepflichten werden mit den Termin zum 01.01.2028 in Kraft treten.

Welche Lösung bietet microtech für die Anforderungen an ein DMS an?

Das ModulZusatzmodul: "microtech Dokumentenmanagement (DMS)" wurde mit dem Hauptaugenmerk auf die einfache Bedienbarkeit erstellt, welche in der ersten Iteration die die bis zum 01.01.2025 geltenden gesetzlichen Änderungen abbildet. Zusätzlich bietet das Modul weitere Funktionen an, mit denen Sie zum einen bereits auch für die kommenden Anforderungen an DMS gerüstet sind, sowie auch Komfortfunktionen, die Ihnen den Umgang mit den Formaten und das revisionssichere Ablegen der Dokumente einfach machen sollen. In dieser Dokumentation beschreiben wir Ihnen den aktuellen Entwicklungsstand, sowie erweitern diese Hilfe auch mit der Einbringung neuer Funktionen. Wir empfehlen Ihnen die vorherige Lektüre der vorhandenen Softwarefunktionen auf dieser Seite, um gut vorbereitet in das Modul: "microtech Dokumentenmanagement" einsteigen zu können.Das Speichern, Erstellen sowie Optimieren und Digitalisieren von Prozessen ist langfristig relevant für alle Unternehmensgrößen. Das Modul ist ab Version 6986 verfügbar. Weitere Informationen zur Lizenzierung und dem Angebot auf unserer microtech Website: https://www.microtech.de/loesungen/dokumentenmanagement.

Auf den folgenden Seiten unserer Hilfe erhalten Sie wichtige Informationen zur Konfiguration sowie zu den einzelnen Funktionen:

Eingang von Dokumenten

• Dokumentenimport
• Verarbeitung von Eingangsrechnungen
• Workflow im Dokumenten-Eingang (Standardablauf in Software)

Ausgangsdokumente und Ihre automatische Ablage (sowie Versionierung)

In den Parametern der Vorgangsart ist die Konfiguration vorzunehmen, wie und wo Ausgangsdokumente abgelegt werden. Über diesen Ablauf findet zudem eine automatische Versionierung statt.

• Automatische Archivierung und Versionierung von Ausgangsdokumenten

Versionierung von Dokumenten

• Manuelle Versionierung

Vorab sollten Sie folgende Seiten prüfen:

• Informationen zur Konfiguration des DMS
• Einrichtungsempfehlungen

Muster-Verfahrensbeschreibung zur Belegablage

Die an dieser Stelle verfügbare Vorlage kann verwendet werden, um für Ihr eigenes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation zu erstellen oder zu ergänzen. Die Vorlage der Musterverfahrensbeschreibung bietet Ihnen wichtige Anhaltspunkte und steht Ihnen zum Download und anschließenden Bearbeiten zur Verfügung.

Klicken Sie zur Vorschau im Browser und zum anschließenden Download auf folgende Datei:

In der geöffneten Vorschau steht Ihnen über der Vorschau ein "Pfeil nach unten" zum Download der Word-Datei (.docx) zur Verfügung.

Muster-Berechtigungskonzept für das microtech Dokumentenmanagement

Neben der Muster-Verfahrensbeschreibung zur Belegabgabe bieten wir Ihnen auch den Download des Berechtigungskonzepts als Word-Datei (.docx) an. 

Erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten unserer Hilfe, wie der Ablauf des microtech Dokumentenmanagement gedacht ist. Weiterhin stellen wir die einzelnen Parameter und Optionen vor und liefern auch Beispiele.

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