In diesem Beispiel möchten wir Ihnen eine Konfiguration vorstellen, mit der Sachbearbeiter mittels interner E-Mail informiert werden sollen, sobald sich der Status eines Dokuments entsprechend ändert.
| Note | ||
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Voraussetzung für diese Funktion ist eine E-Mail-Anbindung für Datensatzänderungen: https://hilfe.microtech.de/pages/viewpage.action?pageId=15238893. |
Einrichten des Beispiels in Parametern: Regeln für Dokumenten-Eingang
Wechseln Sie in den Bereich: PARAMETER - DOKUMENTE - REGELN FÜR DOKUMENTEN-EINGANG. Starten Sie über Schaltfläche: NEU die Anlage einer Regel.
Regel-Datensatz der Auswertungspos. "Nach Änderung des Sacharbeiters (über das Erfassungsformular)" erfassen
Wählen Sie als Auswertungsposition: "Nach Änderung des Sacharbeiters (über das Erfassungsformular)".
Als "Bedingung (Wenn)" ist das Kennzeichen: "Immer ausführen" zu aktivieren.
Klicken Sie anschließend in die "Anweisungen (Dann)"-Tabelle und erstellen Sie eine neue Regelanweisung. Entweder über Schaltfläche: NEU oder über rechte Maustaste in der Tabelle - NEU.
Regenanweisungs-Datensatz mit Anweisungsart: "Interne E-Mail senden" erfassen
Wählen Sie nun die Anweisungsart: "Interne E-Mail senden" und ergänzen Sie ggf. noch in der Bezeichnung, wofür diese Regelanweisung gedacht ist.
Register: ANWEISUNG - Konfiguration der E-Mail über Formel festlegen
Feld: "Empfänger (An)"
Legen Sie in diesem Formelfeld fest, an wen die E-Mail gesendet werden soll.
Mit dieser Regel soll auf das Feld: "E-Mail1" des im Statuswechsel eingetragenen Benutzers (Sachbearbeiter) zugegriffen werden,
Über diese DBInfo-Formel wird dem Sachbearbeiter, welchem das Dokument übergeben wurde, eine E-Mail auf die in seinem Benutzer eingestellte E-Mailadresse 1 geschickt.
Beispiel:
| Code Block |
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$DBInfo(Benutzer,«Dok.SBzrNr»,EMail1) |
Layout für Betreff
Wählen Sie in diesem Formelfeld einen knappen und zielführenden Betreff aus.
Beispiel:
| Code Block |
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Ihnen wurde ein neues Dokument zugewiesen «Dok.Na» «Dok.ID» |
Layout für Text
Geben Sie im Text z. B. eine klare Anweisung mit weiteren Informationen an.
Beispiel:
| Code Block |
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Bitte prüfen Sie in Ihrem Dokumenten-Eingang das Ihnen zugewiesene Dokument «Dok.Na» der Art «Dok.Art» mit dem Status «Dok.DokSts». Diese E-Mail wurde automatisch von microtech büro+ versandt. |
Speichern & schließen Sie im Anschluss die Fenster.
| Tip | ||
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Prüfen Sie im Anschluss die Konfiguration und passen Sie das Beispiel ggf. an Ihre individuellen Bedürfnisse an. |