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Ziel dieser Seite ist es, ein einfaches Beispiel von Anfang bis Ende in microtech büro+ durchzuspielen. Von der ersten Parametrisierung bis zum Abrechnen der Zeiten in einem Projekt wird an dieser Stelle ein Beispiel angeboten, dass ohne großen Aufwand in der Software realisiert werden kann. In - in wenigen Schritten lässt sich somit die Projektzeiterfassung anhand des Beispiels konfigurieren und ausführen. Mit der Projektzeiterfassung erfassen Sie anschließend die abrechenbaren Stunden und rechnen diese anhand eines Artikels im Vorgang abDieses Beispiel soll zum Durchspielen der relevanten Einstellungen dienen.
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Für dieses Beispiel dient eine Firma, welche zwei verschiedene Consulting-Maßnahmen anbietet:
Die Aufträge sollen minutengenau abgerechnet werden. Die An- und Abreise soll nach Kilometern pauschal erfolgen. In diesem Beispiel zeigen wir dies anhand einer einfachen Konfiguration. |
1. Anlage von "Einstellungen für die Zeiterfassung" in den Parametern
Öffnen Sie zunächst die Software. Paramtern Wechseln Sie in den Bereich:
- PARAMETER - ABRECHNUNG - EINSTELLUNGEN FÜR ZEITERFASSUNG.
Erstellen Sie zunächst über die Schaltfläche: NEU die beiden drei Schemata für die Einstellungen zur Zeiterfassung:
1.1. Erstellen der benötigten Schemata für das Beispiel
Für das Beispiel soll ein abrechenbares Schema für ein Consulting für Ort eingerichtet werden, bei dem auch Pausenzeiten erfasst werden. Für das Consulting per Telefon sind kürzere Einheiten vorgesehen, weshalb an dieser Stelle keine Pause gebucht werden soll.
Erstellen Sie bitte folgende Schemata:
- Consulting vor Ort (mit Pause)
- Consulting per Telefon (ohne Pause)
- An- und Abreise (Consulting)
Für das "Consulting vor Ort (mit Pause)" werden folgende Kennzeichen aktiviert: "Pausenzeit erfassen (Min.)" sowie "Abrechnungsmenge berechnen". Das Kennzeichen "Melde bei Programm-Ende, wenn Status "In Bearbeitung" ist wird ebenfalls für das Beispiel aktiviert. Speichern und schließen Sie anschließend das Schema für den Zeiterfassungs-Einstellungen-Datensatz.
Das Schema für "Consulting per Telefon (ohne Pause)" ist mit aktiviertem Kennzeichen "Abrechnungsmenge berechnen" zu aktivieren. Das Kennzeichen "Melde bei Programm-Ende, wenn Status "In Bearbeitung" ist wird ebenfalls für das Beispiel aktiviert. Speichern und schließen Sie anschließend das Schema für den Zeiterfassungs-Einstellungen-Datensatz.
xx → da wäre Formel wichtig.... rauskopieren
yy
Verlassen Sie auch dieses Fenster mit "Speichern & schließen". Sie haben nun beide für das Beispiel benötigten Schemata in den Parametern erstellt. Verlassen Sie mit "Speichern & schließen" nun die Parameter.
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Ausführliche Hinweise zu den Parametern (Abrechnung: Einstellungen für Zeiterfassung) erhalten Sie in folgendem Bereich der microtech Hilfe: 1. Einstellungen für Zeiterfassung (Parameter - Abrechnung). |
2. Anlage der Abrechnungsartikel
Legen Sie nun einen Abrechnungsartikel an.
3. In Buchungsparametern für Zeiterfassung abrechenbaren Vorgang konfigurieren
Wechseln Sie in den Bereich: VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE und wählen Sie einen Buchungsparameter, der über die Zeiterfassung abgerechnet werden soll. In diesem Beispiel soll der Buchungsparameter: "Rechnung" genutzt werden. Über die Schaltfläche: ÄNDERN wird der Vorgangs-Buchungsparameter-Datensatz zum Konfigurieren geöffnet.
Auf dem Register: FÜR DAS BUCHEN DIESES VORGANGS ist in der Gruppe: "Parameter für das Buchen" 
das Kennzeichen: ZEITERFASSUNG ABRECHNEN zu aktivieren.
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Speichern und schließen Sie im Anschluss die geöffneten Fenster in den Parametern.
4. Anlage von Zeiterfassungsarten
Nachdem die Parameter angelegt wurden, können diese in Zeiterfassungs-Datensätzen genutzt werden.
Dies nehmen Sie im Bereich: VERKAUF - PROJEKTE - Register: ZEITERFASSUNGSARTEN vor.
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Sollte das Register noch nicht eingeblendet sein, finden Sie im Bereich: VERKAUF - PROJEKTE das Register: PROJEKTE und blenden mittels Schaltfläche: VERWALTEN das Register "Zeiterfassung" ein. Auf dem Register: "Zeiterfassung" blenden Sie nun über die Schaltfläche: VERWALTEN die weiteren Register ein:
Weitere Infos finden Sie auf folgender Seite: Projektzeiterfassung. |
Legen Sie folgende Zeiterfassungsarten für das Beispiel an:
- Consulting (mit Pause)
- Telefon-Consulting (ohne Pause)
4.1 Zeiterfassungsart für "Consulting (mit Pause)"
Vergeben Sie den passenden Namen und wählen Sie auf dem Register: VORGABEN die soeben erstellten, passenden Parameter aus.
Über die Auswahl des Schemas aus den Parametern werden je nach Konfiguration die Abrechnungsvorgaben "Art der Abrechnung" und "Artikelnummer" eingeblendet.
Wählen Sie für das Beispiel folgende Einstellung:
- Art der Abrechnung: Abrechnung über Projekt bzw. Adresse
- Artikelnummer (und Bezeichnung): Wählen Sie über die Auswahl "Consulting vor Ort"
Durch die abrechenbare Konfiguration öffnet sich das zusätzliche Register: ABRECHNUNG.
Für das Beispiel soll die Abrechnung über die Vorgangsart: "Rechnung I" erfolgen. Die Separierung wird über die Adressnummer vorgenommen. Auschlussbedingungen sind im Beispiel keine zu vergeben.
4.2 Zeiterfassungsart für "Telefon-Consulting (ohne Pause)"
Erstellen Sie nun auch eine Zeiterfassungsart für ein Telefon-Consulting, bei welchem keine Pausenzeit vorgesehen ist.
Verwenden Sie auf dem Register: ABRECHNUNG die gleiche Konfiguration, die Sie auch für "Consulting vor Ort (mit Pause)" gewählt haben.
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Weitere Infos zur Konfiguration des Zeiterfassungs-Datensatz erhalten Sie in folgendem Eintrag unserer microtech Hilfe: 2. Zeiterfassungsarten-Datensatz erstellen. |
4.3. das andere
5. Projekt zuweisen oder erstellen
Wenn z. B Auftrag 10 Stunden Layoutgestaltung gebucht wurde, dann hier Auftragsnrummer rein.
Wichtig, dass Adressnummer da was hinterlegt ist.
Projekt ist erstellt. Zeiterfassungs kann z. B. über Detail-Ansicht vorgenommen werden.
xx Achtung Fehler bei mir
muss dann in para umgestellt werden
dann passt das bei mir
so machen wie es für kunden gut auf rechnung aussieht
also std abrechnung oder viertelstunden sind "normal"
cw mal nach komplizierten bsp suchen. immer auf ganze oder viertel
26 min z. b auf 2 viertelstunden berechnet... das vielleicht als tipps zu alltagstaugl parametereinstellungen
cw ... in 6 minutentakten weil 10tel der stunde. → da vielleicht mal cw fragen... das so abbildbar
komplizierteres bsp für abrechnungsmenge
als inhouse bsp
Bearbeitung beendet im haus bearbeitung beendet
der leader stellt auf geprüft
und rechhnungssteller stellt auf freigegeben
der assistent kann dann nach diesen prüfungen die abrechnung starten.
6. Vorgänge abrechnen
Tipp nache Arten
So kann für Kunden z.b consulting und support etc. getrennt berechnet werden
Prüfen Sie die Rechnung. Bei Problemen kann die Rechnung gelöscht werden und der Assistent neu ausgeführt werden.
Die Software erkennt nämlich, ob zu einem abrechenbaren Zeiterfassungsdatensatz ein Vorgang existiert.
Biuchen
Beispiel komplizierter machen
In Einstellungen in der Art festlegen, ob 1, 2 oder drei angelegt werden.
Einstellen, da eine Rechnung und da alle abgerechneten Zeiterfassungsdatensätze in einer Gruppe summiert.