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Legen Sie dazu unter ZAHLUNGSVERKEHR - OFFENE POSTEN - Registerkarte: START - Gruppe: AUSGABE - AUSGABE BEARBEITEN - Register: "Mahnungen" einen neuen Druck vom Typ "E-Mail" an.
Gestalten der "Mahnung per E-Mail"
Über die Schaltfläche: GESTALTEN können Sie nun diese E-Mail gestalten. Die Möglichkeiten zur Gestaltung sind die gleichen, die auch an anderen Stellen für E-Mails zur Verfügung stehen.
Die Funktionalität für die E-Mail Versendung verläuft analog zu dem Versenden von Vorgangs-E-Mails, d.h. man kann den E-Mail Body über einen Export mit den Mahndaten füllen bzw. den Druck als Anhang zu der E-Mail hinterlegen (Die Formate für den Anhang entsprechen denen, die auch bei der Vorgangsausgabe zur Verfügung stehen) .
Eigenschaften des E-Mail-Layouts
Über die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN sind weitere Optionen verfügbar, die nicht im normalen "Drucken" vorkommen.
Register: "Auswahl"
Offene Posten-Mahnart
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Hier können Sie bestimmen, wie Ihre Mahnungen in die E-Mails eingefügt werden sollen.
- Alle Offene Posten ausweisen: fügt alle Offene Posten dieser Adresse in eine E-Mail ein.
- Alle Offene Posten einzeln ausweisen: erstellt für jeden Offenen Posten dieser Adresse eine E-Mail.
- Nur fällige Offene Posten ausweisen: erstellt eine E-Mail mit allen zum Mahndatum fälligen Offenen Posten dieser Adresse.
Ausgabefilter (nur für E-Mail Anhänge):
Zur Erstellung eines Ausgabefilters klicken Sie mit der rechten Maustaste in das weiße Feld der Ausgabefilters. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel: "Definition Bereichs- und Ausgabefilter".
Register: "Optionen"
Auf diesem Register wählen Sie die für E-Mail-Layouts verfügbaren Optionen aus. Im Zusammenhang mit dem E-Mail-Mahnungs-Layout besondere Kennzeichen und Auswahlen sind auf dieser Seite genauer beschrieben.
Offene Posten exportieren und als Feld
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bereitstellen
Der hier hinterlegte Export wird im Modus Gestalten im Feld: "E-MailAusgabeText" hinterlegt. Somit ist es dann möglich, im Textkörper der E-Mail die Angaben der Mahnung darzustellen.
Offene Posten als Datei
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anhängen
Der hier angegebene Druck/Export wird als Anhang zur E-Mail hinzugefügt. Das Feld Druck gibt den ausgewählten Druck an; Format gibt das Zielformat des Anhangs an; Dateiname ermittelt mit einer Formel den Namen des E-Mail-Anhangs. Bitte beachten Sie: Wenn Sie mehrere E-Mails an eine Adresse versenden wird der Druck jeder E-Mail angefügt. Überprüfen Sie deshalb für das ausgewählte Layout, ob nicht in jeder E-Mail alle offene Posten im Anhang enthalten sind.
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Beachten Sie bitte, dass bei den verwendbaren Variablen für die Gestaltung des E-Mail-Textes die ausgelesenen Werte nur immer dem jeweiligen ersten OP-Datensatz entsprechen (z. B. die Belegnummer). Wenn Sie im E-Mail-Text solche Informationen hinterlegen möchten, müssen Sie diese Ausgabe mit dem Offene Posten Export realisieren. |
Weitere Optionen:
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E-Mail Empfänger
An dieser Stelle kann der herangezogene Empfänger der E-Mail bestimmt werden.
- Aus aktueller Anschrift: Die aktive Anschrift aus dem Vorgang wird herangezogen -
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- Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein
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- Aus aktuellem Ansprechpartner
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- : Der Ansprechpartner aus der aktiven Anschrift
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- aus dem Vorgang wird herangezogen
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- - Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein
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- Aus Rechnungsanschrift
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- Aus Lieferanschrift
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- Aus Ansprechpartner der Rechnungsanschrift
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- Aus Ansprechpartner der Lieferanschrift
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- (Über Formel definieren)
Dadurch kann der Empfänger der E-Mail näher bestimmt werden.