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Über dieses Kennzeichen können Sie den eigentlichen Vorgang als Anlage zu der E-Mail versenden. Hierbei stehen Ihnen drei Auswahlfelder zur Verfügung, mit denen Sie die Erzeugung beeinflussen können:
Der Druck definiert hierbei das zu verwendende Layout, mit dem die Anlage erzeugt werden soll.
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Sofern Sie das ZUGFeRD-Format benutzen, wählen Sie aus der Liste: ZUGFeRD (*.pdf)
Das Feld Option bezieht sich auf das ausgewählte Format. Sofern Rechnungen etc. im PDF/A-1a-Format ausgegeben werden sollen, kann diese Option ausgewählt werden.
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Beispiel: Eine "Auftragsbestätigung als E-Mail" soll das PDF/A-1a nutzenKopieren Sie das zugehörige Layout oder nutzen Sie das Standard-Layout. Wählen Sie die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN.
Auf dem Register: OPTIONEN des Fensters navigieren Sie in den Bereich "E-Mail Anhänge" und wählen hier:
Speichern Sie Ihre Eingaben. Beim Versenden der Auftragsbestätigung wählen Sie bitte die Option: E-MAIL VOR DEM SENDEN ANZEIGEN.
In der Folge erhalten Sie zunächst die Vorschau der E-Mail, in welcher Sie auch das erzeugte PDF-Dokument einsehen können. Öffnen Sie das PDF-Dokument mit dem Adobe Acrobat Reader oder einem vergleichbaren Programm zur Ansicht von PDF-Dateien.
Im Adobe Acrobat Reader sollte bei der geöffneten Datei ein Hinweis erscheinen, der sinngemäß angibt, dass diese Datei im Rahmen des PDF/A-Standards schreibgeschützt geöffnet wurde, um Änderungen zu verhindern.
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Der Dateiname kann aufgrund eines Feldeditors bestimmt werden. Hierbei sind jedoch zwingend die Restriktionen des genutzten Betriebssystems für Dateinamen an sich zu berücksichtigen.
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