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Unter Schaltfläche: PARAMETER - DOKUMENTE - PARAMETER hinterlegen Sie Vorgaben für das Einfügen der Dokumentendatensätze.
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Sie erreichen somit folgende Vorgaben bei der Neuerstellung eines Datensatzes:
immer als OLE-Dokument bzw. als Datei (sofern keine OLE Unterstützung verfügbar)
Wird der Dokumentendatensatz erstellt, indem das Dokument per Drag & Drop auf die Detail-Ansicht Dokumente gezogen wird, so wird es als OLE-Dokument gespeichert. Ist jedoch in den Parametern ein Eintrag, dass keine OLE-Unterstützung für diesen Dateityp verwendet werden soll, so wird das Dokument als Datei erstellt.
Wird der Dokumentendatensatz über die Schaltfläche: NEU erstellt, so steht die Vorauswahl im Register: "Dokument aus Datei" auf der Option: immer als OLE-Dokument bzw. als Datei (sofern keine OLE Unterstützung verfügbar).
immer als Datei
Der Dokumentendatensatz wird in jedem Fall als Datei in die Datenbank eingefügt.
immer als Dateiverknüpfung
Wird der Dokumentendatensatz erstellt, indem das Dokument per Drag & Drop auf die Detail-Ansicht Dokumente gezogen wird, so wird die Verknüpfung zur dem Dokumentendatei gespeichert.
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| Dieses Kennzeichen muss gesetzt sein, andernfalls bleibt das folgende Kennzeichen: "als Dateiverknüpfung immer im serverbasierten Dokumentenordner ablegen" wirkungslos. |
Immer über Auftragsnummer zuordnen, sofern verfügbar
Falls Sie diese Option aktivieren, so wird ein in den Vorgängen neu erstellter Dokumentendatensatz über die Auftragsnummer verknüpft, falls im Vorgang eine Auftragsnummer vorhanden ist. Enthält der Vorgang keine Auftragsnummer, so wird weiterhin die Verknüpfung über die Belegnummer vorgeschlagen.
als Dateiverknüpfung immer im serverbasierten Dokumentenordner ablegen
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um zu erreichen, dass die Verknüpfung nicht auf das Originaldokument zielt, sondern dass stattdessen eine Kopie des Dokumentes auf dem serverbasierten Dokumentenordner erstellt wird und die Verknüpfung darauf zielt.
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Wenn das Kennzeichen deaktiviert wird, werden die programmseitigen Vorgaben beachtet. Die programmseitige Vorgabe lautet: bei Drag & Drop auf eine Dokumente-Detailansicht von Vorgängen oder Projekten öffnet die Dokumenten-Eigenschaften immer.
Beim Löschen von Dokumenten verlinkte Dokumente ohne Rückfrage immer löschen
Mit diesem Kennzeichen unterbinden Sie die Rückfrage beim Löschen der Verknüpfung, ob die Dokumente auf dem Server ebenfalls gelöscht werden sollen.
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| In diesem Fall sind dann Datei und Verknüpfung unwiderruflich gelöscht. |
Pfad des serverbasierten Dokumentenordners
Um die zuvor beschriebenen Optionen zu verwenden müssen Sie in den Eigenschaften dieser Option das Verzeichnis angeben, auf dem die Kopie der Dokumente hinterlegt werden soll und in das die Verknüpfung zielt (z.B. \\Ihr Server\Ihr Laufwerk\Ihr Dokumentenspeicher\..).
Projekte
Falls Sie die Dokumente Projektdatensätzen hinzufügen möchten, können Sie die folgenden Kennzeichen anwenden.
E-Mail-Anhänge bei Drag & Drop auf Projekte automatisch als Projektdokumente einfügen
Ist dieses Kennzeichen aktiviert und wird eine E-Mail mit Anhängen auf den Bereich der Projekte gezogen, so werden die Anhänge der E-Mail als Dokumentendatensätze erstellt. Dabei erfolgt zuerst die Abfrage, ob ein neues Projekt angelegt werden soll. Wird dies mit JA bestätigt, werden die Anhänge der E-Mail nach einer weiteren Abfrage als Projektdokumente angelegt.
als Dateiverknüpfung immer im serverbasierten Dokumentenordner ablegen
Aktivieren Sie zusätzlich dieses Kennzeichen, um die oben beschriebene Funktion einzusetzen, bei der eine Kopie des Dokumentes auf dem angegebenen Verzeichnis abgelegt wird.
Projektdokumente beim Löschen von Projekten mit löschen
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie erreichen möchten, dass beim Löschen von Projektdatensätzen auch die zugehörigen Dokumentendatensätze (also die Verknüpfungen) im Programm gelöscht werden.
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