Erfassungsmaske des Kontenplans

Die Erfassungsmaske eines Stammdatensatzes Konto beinhaltet einen einheitlichen Kopfteil mit folgenden Eingabefeldern: 

Kontonummer 

Durch die Kontonummer wird das Konto eindeutig identifiziert. Orientieren Sie sich an der DATEV, erfolgt die Eingabe numerisch. Sachkonten erhalten eine vierstellige Kontonummer, Personenkonten werden fünfstellig angelegt. Benötigen Sie die DATEV-Vorgabe nicht, können Kontonummern auch alphanumerisch, mit bis zu zehn Stellen angelegt werden. Die Vorgabe für die Nummernkreise der Konten erfolgt über die Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - MANDANT BEARBEITEN. Über das Register: "Kontenrahmen" kann nach Deaktivieren des Kennzeichens "DATEV Vorgabe" die Länge der Kontonummern und die Nummernkreise geändert werden.

Suchbegriff 

Das in der Eingabereihenfolge nächste Feld ist der Suchbegriff. Hierbei handelt es sich um ein Feld, nach dessen Inhalt auch gesucht werden kann. Der Suchbegriff eignet sich hervorragend, um ein Konto anhand eines kurzen einprägsamen Synonyms zu identifizieren. Die Länge des Eingabefeldes ist auf 25 Zeichen begrenzt und kann alphanumerisch belegt werden. 

Kurz-Bezeichnung 

Dieses Feld enthält die Bezeichnung des Kontos.

Bezeichnung 

Dieses Feld enthält die ausführliche Bezeichnung des Kontos. 

Der untere Teil der Maske ist durch Register unterteilt. Die über das Register: "Konto" erreichbare Maske beinhaltet alle für den Kontenplan relevanten Daten. 

XL

Im Bereich der Personenkonten steht in der Ausbaustufe ERP-complete zusätzlich das Register: "Adresswährung als Vorgabe bei Buchungssatz-Neuerfassung" zur Verfügung.

Die Eingabefelder bedeuten im Einzelnen: 

Kontokategorie 

Mit der Kontokategorie wird festgelegt, um was für ein Konto es sich handelt. Die Kategorien dieser Gliederung werden durch Auswahl aus einer Listbox in dieses Eingabefeld eingetragen. Hinter der Kontokategorie finden Sie in Klammern den Hinweis, für welche Auswertung das Konto zur Verfügung steht. Die Buchstaben bedeuten im Detail: 

A Bilanz Aktiva 

P Bilanz Passiva 

B BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) 

G G & V (Gewinn- und Verlustrechnung) 

Ergebnisverwendung (E-Bilanz) 

Statistische Konten 

Über die Schaltfläche: PARAMETER - KONTENPLAN - KONTENGLIEDERUNGEN sind Gliederungsschemen hinterlegt, welche bearbeitet und/oder neu definiert werden können.

M

Spezielle Kontoart 

Ein Sachkonto der Kontokategorie "Forderungen...." oder "Verbindlichkeiten..." kann mittels dieser zusätzlichen Auswahl als Sammelkonto für Debitoren bzw. Sammelkonto für Kreditoren definiert werden. Dadurch ist es möglich, den Personenkonten ein entsprechendes "abweichendes Sammelkonto" zuzuweisen. (siehe auch Kapitel: "Zusätzliche Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren") 

Rechtsformrelevanz 

Die hinterlegten Angaben werden auf Grundlage der aktuellen Taxonomie zur E-Bilanz vorgegeben. 

Kostenstellennummer 

Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen mit Kostenstellen, können Sie die Zuordnung des Kontos zu einer solchen in diesem Eingabefeld vornehmen. 

Für die Suche einer Kostenstelle stehen Ihnen rechts im Feld Kostenstellennummer mehrere Schaltflächen zur Verfügung. 

Mittels der kleinen Pfeiltaste öffnet sich der Kostenstellenstamm, in dem Sie mit Hilfe der Maus oder des Scrollbalkens die gewünschte Kostenstelle suchen und auswählen können. 

Die Lupe öffnet die Suchfunktion. Sie können nach folgenden Kriterien suchen:

• Kostenstellennummer
• Suchbegriff
• Bezeichnung

Ist die gewünschte Kostenstelle gefunden, kann diese mit der Schaltfläche: ÜBERNEHMEN & SCHLIEßEN in den Kontendatensatz übernommen werden. 

Die "drei Punkte" öffnen den Stammdatenbereich Kostenstellen mit allen Funktionen, die Ihnen auch direkt in diesem Stammdatenbereich zur Verfügung stehen. Es besteht also die Möglichkeit, direkt aus dem Kontendatensatz eine Kostenstelle neu anzulegen oder zu bearbeiten. 

Die Schaltfläche: ÜBERNEHMEN & SCHLIEßEN bewirkt auch hier die Übernahme der selektierten Kostenstelle in den Kontendatensatz. 

Bei der Kostenstelle handelt es sich um einen Vorschlagswert, der bei der Buchungserfassung automatisch herangezogen wird und im Bedarfsfall im Geschäftsvorfall geändert oder gelöscht werden kann. 

Steuerschlüssel 

Aus der Listbox wählen Sie den gewünschten Steuerschlüssel aus. Konten, denen ein Steuerschlüssel zugeordnet wird, werden als Automatikkonten bezeichnet, d.h. bei einer Buchung auf ein solches Konto wird automatisch Steuer gezogen.

Deshalb sollten nur solche Konten mit einem Steuerschlüssel hinterlegt werden, die immer mit dem gleichen Steuersatz gebucht werden. Neben der Möglichkeit, die Steuer über ein Automatikkonto zu ermitteln, besteht auch die Möglichkeit, den Steuerschlüssel während der Buchungserfassung zu vergeben. 

Die Hinterlegung der Steuerschlüssel kann über Schaltfläche: PARAMETER - SONSTIGE - STEUERSCHLÜSSEL geprüft bzw. geändert werden. 

Sammelbuchungskonto 

Im Laufe eines Geschäftsjahres sammeln sich auf einzelnen Konten eine Vielzahl von Buchungen an. Durch das Aktivieren dieser Option stellen Sie das Konto so ein, dass auf dem Kontenblatt die Soll - und Haben – Buchungen in einer Summe angezeigt werden. Alle neuen Buchungen auf dieses Konto werden automatisch in diesen Saldo kumuliert. Einzelne Buchungswerte und -texte sind dann nicht mehr ablesbar. Diese Option macht also nur Sinn, wenn die einzelnen Werte eines Kontos für die Buchhaltung uninteressant sind oder an anderer Stelle eingesehen werden können, wie z.B. bei den internen Sammelkonten für Kreditoren und Debitoren (die einzelnen Buchungen sind auf dem Konto des jeweiligen Lieferanten- bzw. Kundenkonto einsehbar). Dagegen macht es sicherlich keinen Sinn das Kassenkonto, Bankkonto oder einzelne Personenkonten für Sammelbuchungen einzurichten.

EB-Buchung bei Jahresabschluss erzeugen 

Durch das Aktivieren dieser Option wird auf einem Konto beim Jahresabschluss oder beim Aufruf der Option "Eröffnungsbuchung erzeugen" im Bereich der "Geschäftsvorfälle" automatisch eine Eröffnungsbuchung erzeugt. Diese Option ist nur bei der Einrichtung von Bestandskonten und Personenkonten von Bedeutung. Der EB-Saldo des Kontos wird bei Sach- und Personenkonten aus dem Kontenblatt entnommen.

Benutzen Sie im Bereich der "Geschäftsvorfälle" die Option "EB-Werte erfassen" werden Ihnen dort auch nur die Konten angeboten, welche dieses Kennzeichen aktiviert haben. 

Keine Offenen Posten buchen 

Mit dieser Kennzeichnung erreichen Sie, dass beim Ansprechen des Kontos kein offener Posten erzeugt wird, auch wenn das Konto oder das zweite Konto ein Personenkonto ist. 

Adresswährung als Vorgabe bei Buchungssatz-Neuerfassung XL

Wird ein Personenkonten-Datensatz über die Schaltfläche: ÄNDERN geöffnet, kann unter dem Register: "Konto" das Kennzeichen "Adresswährung als Vorgabe bei Buchungssatz-Neuerfassung" gesetzt werden. Dieses Kennzeichen kann bei allen Personenkonten gesetzt werden, die grundsätzlich in Fremdwährung gebucht werden.

Vorgabekonto 

Dieses Kennzeichen bewirkt, dass bei einer Gliederungszuordnung über die Parameter (Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - KONTENPLAN - KONTENGLIEDERUNG) die Konten mit aktiviertem Kennzeichen ausgeblendet werden können. Dadurch werden nur die übrigen Konten für die Zuweisung angezeigt.

M

Kontoblattinformation 

In diesem Feld können bis zu 100 alphanumerische Zeichen hinterlegt werden. Der Inhalt dieses Feldes wird in alle Kontoblattdrucke mit ausgegeben.

Register: "Periodenabhängige Daten"

Das Register: "Periodenabhängige Daten" ist ausschließlich in der Finanzbuchhaltung verfügbar. Hier können Kontoblattinformationen hinterlegt werden, welche ab einem bestimmten Buchungsmonat auf dem Kontenblattdruck ausgewiesen werden sollen.

Register: "Budget"

Dieses Register ist ausschließlich in der Finanzbuchhaltung verfügbar. 

An dieser Stelle können Sie jedem Konto Budgetvorgaben für jede einzelne Buchungsperiode hinterlegen. Beim Eröffnen eines neuen Wirtschaftsjahres werden automatisch die hinterlegten Budgetvorgaben des Vorjahres übernommen. Durch die Aktivierung der Option "Budget für die Perioden 1 bis 12 eingebbar", kann ein Gesamtbetrag zu gleichen Anteilen auf die Perioden 1 bis 12 aufgeteilt werden.

L

Register: "Gesperrt"

Beispiel: 

Gesperrt am 08.03.2012 - (Haken ist gesetzt) 

Sie möchten nun noch eine Buchung auf dieses Konto in Periode 03 mit Buchungsdatum 15.03.2012 durchführen. 

Die Buchung wird als fehlerhaft dargestellt und Sie erhalten den Hinweis "Das angegebene Gegenkonto 8400 ist gesperrt!"

Register: "Selektionen"

Das Register: "Selektionen" ist ausschließlich in der Finanzbuchhaltung verfügbar. 

In diesem Register stehen Ihnen 50 Selektionsfelder zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um weitestgehend frei konfigurierbare Datenfelder, die der Aufnahme bestimmter Kennzeichen bzw. weiterer Informationen dienen. 

Bevor die Selektionen genutzt werden können, müssen sie im Datenbank-Manager aktiviert werden. Eine Beschreibung zum Einrichten der Selektionsfelder finden Sie am Beispiel der Adressen im Kapitel Selektionen und Sortierungen.

Über die Selektionen haben Sie außerdem die Möglichkeit, beliebige Felder der Buchungserfassung wie die Kostenstelle mit einer Pflichteingabe zu belegen. Innerhalb der Buchungserfassung können also bestimmte Werte geprüft werden. Definiert werden solche Funktionen mit Hilfe von Regeln. 

Beispiel: 

Aktivieren Sie sich als Erstes ein Selektionsfeld für den Kontenplan, z.B. Selektion 1 "Kostenstelle". Geben Sie in den Kontendatensätzen, welche mit einer Kostenstelle bebucht werden müssen, in diesem Selektionsfeld immer den gleichen Text ein z.B. "muss immer gebucht werden". 

Nach der Freischaltung des Selektionsfeldes und der Belegung dieses Feldes für die gewünschten Konten, wird über die PARAMETER - GESCHÄFTSVORFÄLLE - REGELN eine neue Regel angelegt. 

In diesem Regel-Datensatz wählen Sie im Bereich Auswertungsposition im Programm (Wo/Wann) "Vor dem Speichern innerhalb der Fehlerprüfung". 

Im Bereich Bedingungen (Wenn) deaktivieren Sie "Immer ausführen". 

In dem Fenster, welches sich nun geöffnet hat, aktivieren Sie die Option "Über eine Formel definieren". 

In dem Feld Formel für Bedingung wird nun die entsprechende Funktion hinterlegt. Dazu gehen sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten. Für unser Beispiel Kostenstellen ist folgende Hinterlegung erforderlich: 

ToText(«Bch.GKto.Sel1»)='KS muss gebucht werden' and ToText(«Bch.GKstNr»)='' or 

ToText(«Bch.Kto.Sel1»)='KS muss gebucht werden' and ToText(«Bch.KstNr»)='' 

Im Bereich Anweisung muss über die Schaltfläche NEU ein Layout für die Fehlerbeschreibung hinterlegt werden. Dazu gehen Sie im Bereich Layout für Fehlerbeschreibung auf die Schaltfläche mit den drei Punkten. Es öffnet sich der Feldeditor, in welchem die gewünschte Beschreibung hinterlegt werden kann, z.B. "Kostenstelle muss gebucht werden".

M

Register: "Gliederungszuordnung"

Auch das Register: "Gliederungszuordnung" ist ausschließlich in der Finanzbuchhaltung verfügbar. 

Über diese Eingabemaske erfolgt die Zuordnung für die einzelnen Auswertungslisten. Diese Zuordnung sollte sehr sorgfältig erfolgen, damit in den einzelnen Listen die richtigen Konten den diversen Punkten zugewiesen werden.

Register: "Info"

Die über das Register: "Info" aufzurufende Maske beinhaltet ein Eingabefeld mit den Funktionen des RichEdit zur Eingabe von formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie dem Konto hinterlegen möchten. 

Datensatzinformationen 

Ergänzt wird die Maske mit Angaben über das Erstellungsdatum, das letzte Änderungsdatum und die Angabe über den Benutzer, der den Kontoeintrag erzeugt bzw. zuletzt geändert hat. Falls Sie in den Stammdaten des Kontos keine Änderungen vorgenommen haben und diesen entsprechend mit der Schaltfläche: VERWERFEN verlassen, so wird das Änderungsdatum nicht fortgeschrieben.

Weitere Themen

• Zusätzliche Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren
• Festes Abschreibungskonto für ein Anlagekonto