Beim Export und beim Import kann zwischen verschiedenen Formaten gewählt werden:
Rich Text Format:
In einem Rich Text Format, werden Formatierungen (Schriftart, Schriftgröße, Fett, Kursiv, Unterstrichen) im Text mit übergeben. Beim Anlegen des Layouts muss darauf geachtet werden, dass nach dem letzten Feld im Layout ein Carriage Return (Tastenkombination <Strg><Eingabe>) für die Zeilenschaltung gesetzt wird.
Der Aufbau der zu importierenden Datei muss immer identisch dem Importlayout sein.
SDF (ANSI) / SDF (ASCII) / SDF (Unicode) / SDF (Unicode Big Endian) SDF (UTF-8) / SDF (UTF-8 ohne BOM):
Dieses Datei-Format kann z.B. per MS ActiveSync-Software zur Weiterverarbeitung auf Tablett-PCs, PDAs, etc. genutzt werden. Die deutschen Umlaute Ä, Ö, Ü, ä, ö, ü und das kleine "Eszett" (ß) können nur bei ANSI dargestellt werden. Beim Anlegen des Layouts muss darauf geachtet werden, dass nach dem letzten Feld im Layout ein Carriage Return (Tastenkombination <Strg><Eingabe>) für die Zeilenschaltung gesetzt wird.
Der Aufbau der zu importierenden Datei muss immer identisch dem Importlayout sein.
Text (ANSI) / SDF (ASCII) / Text (Unicode) / Text (Unicode Big Endian) Text (UTF-8) / Text (UTF-8 ohne BOM):
Dieses Datei-Format kann in Text-Verarbeitungsprogrammen geöffnet werden. Die deutschen Umlaute Ä, Ö, Ü, ä, ö, ü und das kleine "Eszett" (ß) können nur bei ANSI dargestellt werden. Beim Anlegen des Layouts muss darauf geachtet werden, dass nach dem letzten Feld im Layout ein Carriage Return (Tastenkombination <Strg><Eingabe>) für die Zeilenschaltung gesetzt wird.
Der Aufbau der zu importierenden Datei muss immer identisch dem Importlayout sein.
Excel ab 2007:
Das XLSX Format ist ein Dateiformat für Excel-Tabellen auf der Grundlage des Open-XML-Formats. XLSX-Dateien sind für Microsoft Excel 2007 optimiert. XSLX-Dateien verwenden ZIP-Kompression für kleinere Dateigrößen.
Beachten Sie:
Bei Bearbeitung sehr großer Datenmengen, kann es auf Grund technischer Einschränkungen zur einer Meldung mit dem Hinweis kommen, dass die Datenmenge nicht als Ganzes verarbeitet werden kann.
Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Eigenschaften des Export Layouts.
- Passen Sie die Bereichseingrenzung so an, dass nur noch ca. die Hälfte der Daten verarbeitet wird. Entsprechend können dann die Exporte in mehreren Schritten durchgeführt werden. Mehrere XLSX Exportdateien können nach der Ausgabe extern in Microsoft Excel zu einer zusammengeführt werden.
Excel 95 oder Excel 97-2003:
Dieses Datei-Format kann in Excel geöffnet werden. Beim Anlegen des Layouts muss darauf geachtet werden, dass nach dem letzten Feld im Layout ein Carriage Return (Tastenkombination <Strg><Eingabe>) für die Zeilenschaltung gesetzt wird.
Beim Import ist zu beachten, dass die erste Zeile in der Excel-Datei nicht importiert wird, da diese als Überschrift ohne weitere Funktion fungiert. Der Aufbau der zu importierenden Datei muss immer identisch dem Importlayout sein.
ADO:
Mit Hilfe der ADO (ADO = ActiveX Data Objects) Datenanbindung können Daten zwischen Datenbanken und anderen Programmen zum Zugriff freigegeben werden.
Sie können unter anderem auf eine Microsoft Excel-Datei; eine Access-Datenbank; eine Microsoft SQL Server-Datenbank oder auf ODBC (Open Database Connectivity) fähige Datenbanken zugreifen.
Sobald Sie als Eingabeformat ADO aus den verfügbaren Eingabeformaten auswählen,
bekommen Sie die Schaltfläche
angezeigt. Mit einem Mausklick auf diese Schaltfläche gelangen Sie zur Tabellenauswahl.
Mit der Schaltfläche EINSTELLUNGEN können Sie nun bestimmen, auf welche externe Datenquelle zugegriffen werden soll. Die Auswahl der Datenquelle erfolgt in dem folgenden Dialogfenster:
In den Datenverknüpfungseigenschaften suchen Sie sich nun das entsprechende Verzeichnis aus, in dem sich die gewünschten Dateien befinden.
Hinweis: Weitere Informationen über die Datenverknüpfungseigenschaften entnehmen Sie bitte der Windows Hilfe.
Sofern Sie nun das richtige Verzeichnis ausgewählt haben, steht Ihnen unter dem Feld Tabelle ein Drop Down Menü zur Verfügung, in dem sich alle kompatiblen Dateien befinden.
Wenn dies die gewünschte Datenbank ist, bestätigen Sie die Eingabe einfach mit OK und gelangen somit wieder in das eigentliche Import Fenster.
Hinweis: Um die ADO Datenanbindung nutzen zu können, müssen Sie die aktuellste Version der Microsoft Data Access Components Treiber installiert haben. Diese finden Sie unter anderem unter www.microsoft.com/data