DTA-Datei erstellen

Legacy Funktion (bis Generation 2020 enthalten)

Über Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - DTA-DATEI ERSTELLEN erreichen Sie den Datenträgeraustausch, der es ermöglicht, Ihren gesamten Zahlungsverkehr mit der Bank abzuwickeln. Das Modul wurde so abgestimmt, dass es für jede Bank in Deutschland verwendet werden kann.

Wir empfehlen aus Sicherheitsgründen vor dem eigentlichen Einsatz in Ihrem Unternehmen eine Prüfung durch Ihre Hausbank vornehmen zu lassen. 

Bevor über diese Schnittstelle eine DTA-Datei erstellt werden kann, sind in verschiedenen Bereichen Hinterlegungen erforderlich. Für die Hinterlegung der Bankverbindungen ist dabei Folgendes unbedingt zu beachten:

• Bankleitzahlen und Kontonummern sind immer ohne Leer- und Sonderzeichen einzugeben
• Das Feld Kontonummer muss mit mindestens fünf Stellen belegt sein. Sollten Sie einmal eine kürzere Kontonummer haben, füllen Sie dieses Feld entsprechend mit führenden Nullen auf.

Im Lohnmodul sind folgende Vorgaben erforderlich:

• Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - MEINE FIRMA/MEIN MANDANT "XXX" BEARBEITEN ... müssen in Ihren Mandantendaten über das Register: "Bankverbindungen" die Firmenbanken hinterlegt sein, von welchen die Lohn- und Gehaltszahlungen, die VWL Beträge, die Lohnsteuer und die Beiträge an die Krankenkassen abgebucht werden sollen.
• Über STAMMDATEN - MITARBEITER müssen für die Mitarbeiter die Bankdaten und die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" eingerichtet sein. Im Mitarbeiterdatensatz wird diese Hinterlegung über das Register: "Familie / Urlaub / Bank" vorgenommen. Hat der Mitarbeiter einen Vertrag (z.B. VWL-Vertrag), so muss die Bankverbindung des Empfängers, Ihre Hausbank, von der der Betrag für diesen Vertrag abgebucht werden soll, sowie die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" für den jeweiligen Vertrag hinterlegt sein. Prüfen Sie diese Vorgaben im Mitarbeiterdatensatz über das Register: "Lohn-Abrechnungsvorgaben" im Bereich Daten zum Beschäftigungsverhältnis ab XX.XX.200X in der aktuellen Abrechnungsvorgabe über das Register: "Vertragsabzüge".

Sollen auch die Beiträge für die Einzugsstellen und die Lohnsteuer über diese Schnittstelle berücksichtigt werden, ist es auch hier erforderlich, die Bankverbindung und die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" zu hinterlegen.

• Für die jeweilige Einzugsstelle erfolgt diese Hinterlegung über die STAMMDATEN - EINZUGSSTELLEN über das Register: "Bank / Lfz. / FiBu".
• Für das Finanzamt erfolgt diese Hinterlegung über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT -MEINE FIRMA/MEIN MANDANT "XXX" BEARBEITEN ... über das Register: "Finanzamt".

Im Lohn müssen über den Bereich ZAHLUNGSVERKEHR - ZAHLUNGSVERKEHR die Datensätze über die Schaltfläche: ASSISTENT-LOHN (bzw. "Lohn Zahlungsverkehrs Assistent") vor der Erstellung der DTA Datei bereitgestellt werden. 

Im Auftrag und in der FiBu sind folgende Vorgaben erforderlich:

• Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - MEINE FIRMA/MEIN MANDANT "XXX" BEARBEITEN ... müssen in Ihren Mandantendaten über das Register: "Bankverbindungen" die Firmenbanken hinterlegt sein, von welchen die Lieferantenrechnungen abgebucht bzw. auf welche die Kundenrechnungen zugebucht werden sollen.
• Über STAMMDATEN - ADRESSEN sind in allen Adressdatensätzen, für welche der Zahlungsverkehr über den Datenträgeraustausch erfolgen soll, über das Register: "Bank / Zahlungsmodalität" die Bankdaten des Kunden bzw. des Lieferanten und die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" oder "Über DTA (Abbuchungsvollmacht)" zu hinterlegen. Ihre Hausbank, von der der jeweilige Betrag abgebucht oder zugebucht werden soll, ist auszuwählen.

Für die Rechnungen muss ein Offener Posten generiert werden, über welchen der Datensatz im Bereich ZAHLUNGSVERKEHR - ZAHLUNGSVERKEHR bereitgestellt wird. 

Die DTA Schnittstelle kann entweder aus dem Bereich ZAHLUNGSVERKEHR - ZAHLUNGSVERKEHR heraus oder über Registerkarte: DATEI – SCHNITTSTELLEN - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN aufgerufen werden. Ein Assistent ist Ihnen bei der Erzeugung einer DTA Datei behilflich. 

Im ersten Fenster wählen Sie das Modul aus, für welches die DTA Datensätze erzeugt werden sollen.

Ist es erforderlich, den letzten DTA Lauf zu wiederholen, dann aktivieren Sie die Option "Letzten DTA – Lauf wiederholen" aus. Alle Datensätze aus diesem letzten Lauf werden automatisch in dem neuen Lauf berücksichtigt. Diese Option steht erst zur Verfügung, wenn bereits ein DTA-Lauf durchgeführt wurde. 

In der nächsten Erfassungsmaske stehen die Kontonummern zur Auswahl, für welche Datensätze mit der Zahlungsart DTA im Zahlungsverkehr zur Verfügung stehen.

In der Auswahl kann immer nur eine Kontonummer selektiert werden, da für jede Kontonummer ein separater DTA Lauf erforderlich ist. 

Anschließend wählen Sie den Dateityp aus.

Dabei können Sie zwischen DTAUS1 und DTAUS0 wählen. Welcher Dateityp von Ihrer Bank benötigt wird, erfragen Sie bitte beim Kundenbetreuer Ihrer Bank. 

In der nächsten Eingabemaske wird der Ausgabepfad für die DTA Datei angegeben.

Über die Schaltfläche: AUSGABEPFAD ÄNDERN gelangen Sie auf Ihren Arbeitsplatz, wo das gewünschte Verzeichnis für die Ausgabe gewählt werden kann. Der Datenträgeraustausch mit Ihrer Bank ist schon seit einiger Zeit nicht mehr auf die Weitergabe von Disketten beschränkt, sondern erfolgt in der heutigen Zeit häufig auch über die Datenfernübertragung (DFÜ). Hierzu ist es natürlich nicht unbedingt sinnvoll, den Ausgabepfad der Datei auf ein Diskettenlaufwerk zu beschränken, sondern er ist Ihnen freigestellt. Sie können die Datei an beliebiger Stelle Ihrer Festplatte abspeichern, von wo aus Sie dann über eine DFÜ-Verbindung zum Bankinstitut transferiert wird. Die Auswahl und Festlegung des Datenpfads erfolgt mit der Schaltfläche: AUSGABEVERZEICHNIS ÄNDERN. In einer Verzeichnisauswahl können Sie den gewünschten Pfad festlegen. 

Natürlich kann in der Anwendung auch eine Vorgabe für den Ausgabepfad erfolgen, wenn dieser bei jedem DTA - Lauf identisch ist. Das Verzeichnis für die Ausgabe kann über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN – SYSTEMEINSTELLUNGEN fest vorgegeben werden. Dies geschieht auf der ersten Registerkarte im Abschnitt Vorgabeverzeichnisse. 

Ist der Ausgabepfad festgelegt, wird Ihnen durch das Betätigen der Schaltfläche: WEITER im nächsten Fenster eine Zusammenfassung angezeigt. Existiert aber im angegebenen Pfad bereits eine DTA-Datei, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Dadurch wird Ihnen die Möglichkeit eingeräumt, eine eventuell bereits erstellte, jedoch noch nicht zur Bank übertragene DTA-Datei zu verarbeiten. Bestätigen Sie die Hinweismeldung allerdings mit der Schaltfläche: WEITER, wird die bereits existierende Datei mit der neu zu erstellenden Datei überschrieben und es öffnet sich das Fenster mit der Zusammenfassung. Hier wird Ihnen angezeigt, welche DTA – Datei erzeugt wird. 

Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN wird die Datei endgültig in das ausgewählte Verzeichnis geschrieben. Abschließend erhalten Sie die Information über die erfolgreiche Erstellung der DTA Datei oder die Information, dass beim Schreiben der DTA-Datei ein Fehler aufgetreten ist. In dem Fall sollten Sie über die Schaltfläche: PROTOKOLL EINSEHEN die Protokolldatensätze aufrufen, um zu erfahren, welche Vorgaben für die Erstellung der DTA Datei fehlerhaft sind oder ganz fehlen. 

Bekommen Sie die Information über die erfolgreiche Erstellung der DTA Datei, wird der Ausdruck eines Begleitzettels und der DTA-Übersicht über die Schaltfläche: DRUCKEN. angeboten. 

Nach dem erfolgreichen Schreiben der DTA Datei, finden Sie die Datensätze nicht mehr im Zahlungsverkehr. 

Archiv Zahlungsverkehr 

Die Datensätze, welche über einen DTA Lauf verarbeitet wurden, werden in das Archiv des Zahlungsverkehrs geschoben. Über das Archiv können Sie durch die Anzeige eines Historydatums den Zeitpunkt des DTA Laufs genau erkennen. Sollte einmal eine Datei mit DTA – Datensätzen verloren gehen und es macht sich eine Wiederholung eines bestimmten DTA Laufs erforderlich, dann können die entsprechenden Datensätze aus dem Archiv wieder in die Übersicht des Zahlungsverkehrs zurück gesetzt werden. Im Anschluss daran, stehen diese für einen erneuten DTA Lauf zur Verfügung. 

Sperrvermerk 

Für Zahlungsverkehrsdatensätze kann ein Sperrvermerk gesetzt werden. Gesperrte Zahlungsverkehrsdatensätze werden nicht im DTA-Datei Assistent beachtet und können nicht verschoben oder gelöscht werden. In der Übersicht werden die gesperrten Zahlungsverkehrsdatensätze rot dargestellt, bzw. in der über Registerkarte: ANSICHT - Schaltfläche: ANSICHT-VORGABEN - Register: "Vorgaben" eingestellten benutzerspezifischen Farbe für "Farbe für gesperrte bzw. überfällige Datensätze".