Suche nach fehlerhaften Abrechnungen
Im Bereich ERFASSUNG (Bruttolohnerfassung und Lohnkonto) können Abrechnungen mit dem Datensatzstatus "Warnung" oder "Fehler" mittels der Schaltflächen hoch / runter gesucht werden. Dadurch ist ein schnelles Auffinden und entsprechendes Abarbeiten möglich.
Schaltflächen: Pfeil hoch / runter
Die Schaltflächen Pfeil hoch / runter suchen ab der eingegebenen Mitarbeiternummer (in die jeweilige Richtung) die erste Mitarbeiter-Abrechnung, bei der noch Warnungen oder Fehler vorliegen und fokussieren diese.
Info:
Liegen keine Abrechnungen mit diesem Datensatzstatus vor, bleibt das Feld der Mitarbeiternummer anschließend leer.
Beachten Sie:
Diese Funktion steht ggf. nicht bei der Option: "Fingereingabe" zur Verfügung. Weitere Infos zur Fingereingabe: Ansicht - Menüband.
Symbole im Abrechnungsmonat
Über die im Abrechnungsmonat eingeblendeten Symbole können Sie auf einen Blick erkennen, ob Handlungsbedarf besteht.
| Beschreibung | Symbol |
|---|---|
| Abrechnungsmonat ohne Korrektur |
|
| Abrechnungsmonat mit durchgeführter Korrektur |
|
| Fehlerhafter Abrechnungsmonat |
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| Fehlerhafter Abrechnungsmonat mit erster Korrektur |
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Abrechnung des aktuellen Monats korrigieren
Wenn Sie den aktuellen Monat nochmals korrigieren möchten, dann können Sie die Abrechnung wie im Kapitel (Abrechnung erstellen) nochmals bearbeiten.
Hierbei ist lediglich zu beachten zu welchem Zeitpunkt diese Korrektur vorgenommen wird.
Vor dem Übertragen der Beitragsnachweise
In diesem Fall ist nichts weiter zu beachten. Die neuen Entgelte werden im Beitragsnachweis berücksichtigt.
Nach dem Übertragen der Beitragsnachweise
Bereits übertragene Beitragsnachweise können nicht mehr abgeändert werden. Durch die Übertragung der Beitragsnachweise wurden die gemeldeten Beiträge festgeschrieben. Die Änderung der Abrechnung stellt das Programm fest und verrechnet dies mit der nächsten Übertragung der Beitragsnachweise im nächsten Monat.
Abrechnung eines abgeschlossenen Monats korrigieren
Selektieren Sie hierzu eine Zeile des zu korrigierenden Abrechnungsmonats. Anschließend steht Ihnen die Schaltfläche zum KORRIGIEREN / ÄNDERN von Abrechnungen über die Schaltfläche: WEITERE sowie zusätzlich auch über die Schnellwahl zur Verfügung.
Über die Schaltfläche: "Abrechnung korrigieren (ändern)" können Lohnabrechnungen, welche in einem abgeschlossenen Abrechnungsmonat liegen, korrigiert werden, d. h. aufgrund der aktuellen Daten (unter Berücksichtigung des Abrechnungsdatums) ist eine Änderung der bereits festgeschriebenen Lohndaten möglich.
Beachten Sie:
- Eine Korrektur der Abrechnungen ist für das aktuelle Kalenderjahr und vier Vorjahre möglich. Für diesen Zeitraum können Korrekturen oder Nachberechnungen erstellt werden.
- Werden Abrechnungsvorgaben verändert (STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - GRUNDLAGEN DER ABRECHNUNG - ABRECHNUNGSVORGABEN) wird nach Bestätigung mit OK ein automatischer Prüflauf gestartet und es werden für die betroffenen Zeiträume automatisch Abrechnungskorrekturen erstellt. Diese müssen auf Richtigkeit geprüft werden.
Info:
Die nachfolgenden Abfragen weisen Sie noch einmal darauf hin, dass sicherzustellen ist, dass alle Vorgaben und Parameter vom zu bearbeitenden Zeitraum bis heute verfügbar und korrekt eingetragen sind.
Bestätigen Sie Abfragen mit: "JA". Im Anschluss öffnet sich die Korrekturabrechnung.
"Korrekturmodus" (Fenster: Abrechnung für Monat / Jahr ändern (korrigieren)
In untenstehenden Bild sehen Sie anhand der markierten Stellen, woran der "Korrekturmodus" eines abgeschlossenen Monats zu erkennen ist:
- Registerkarte: KORREKTURABRECHNUNG
- Hinweis in der Maske: "Abrechnung für [...] (korrigieren)"
- In den "Vorgaben" steht hinter dem Monat: "Korrektur"
Korrekturen übernehmen
Die Korrekturen können nun vorgenommen werden. Über die Schaltfläche "Speichern & schließen" kann die Korrektur dann abgespeichert werden.
Mit dem Speichern erhalten Sie die nachfolgende Abfrage.
Drücken Sie Schaltfläche: JA, um die Änderungen der Abrechnung für den Mitarbeiter zu speichern und die nachfolgenden Abrechnungen zu prüfen und gegebenenfalls zum Korrigieren zu öffnen.
Zum Schluss wird der aktuelle Abrechnungsmonat geöffnet und die Funktion: "Differenzberechnung für Auszahlungsbeträge" ausgeführt.
Korrekturen verwerfen
Wenn Sie die Änderungen doch nicht durchführen möchten, verlassen Sie die Korrekturabrechnung bitte über Schaltfläche: VERWERFEN.
Was ist nach dem Speichern zu beachten?
Nach dem Speichern müssen Sie alle eingereichten bzw. gedruckten Dokumente ab dem korrigierten Monat prüfen und gegebenenfalls neu erstellen und entsprechend einreichen.
Prüfen Sie auch bereits erstellte Buchungssätze bzw. den Zahlungsverkehr. Gegebenenfalls sind diese zu aktualisieren.
Lohnart für Lohnkorrektur bzw. Rückerstattung wird in Abrechnungsmonat eingefügt
Nach der Übernahme wird der aktuelle Abrechnungsmonat geöffnet und die Funktion: "Differenzberechnung für Auszahlungsbeträge" ausgeführt. Entsprechend der Differenzberechnung wird automatisch entweder die Lohnart für eine Nachzahlung an den Mitarbeiter oder die Lohnart für eine Rückerstattung vom Mitarbeiter mit dem ermittelten Wert im aktuellen Abrechnungsmonat eingefügt.
Info:
Diese Korrektur-Lohnarten werden in den Parametern (PARAMETER - ABRECHNUNG - PARAMETER - Bereich: "Vorgaben für Lohnkorrektur") definiert und können in der Abrechnung selbst weder manuell erfasst noch gelöscht werden.
In der korrigierten Abrechnung ist die Lohnkorrektur in der Liste eingetragen.
Im Lohnkonto werden Abrechnungsmonate, in denen eine Korrektur durchgeführt wurde werden mit dem Symbol gekennzeichnet, welches einen "grünen Haken" mit "rotierenden Pfeilen" besitzt.
Abrechnungsmonate, die nicht korrigiert wurden besitzen eines der "roten Hand"-Symbole.
Schaltfläche: WEITERE - Korrekturen anzeigen
Wenn Sie über die Schaltfläche: WEITERE das Kennzeichen "Korrekturen anzeigen" aktiviert haben, dann wird Ihnen die ursprüngliche Abrechnung sowie die finale Endabrechnung angezeigt
So erhalten Sie in dieser Ansicht eine Gegenüberstellung der ursprünglichen und der finalen Abrechnung und haben einen direkten Vergleich.
Tipp:
Wenn Sie über die Schaltfläche: WEITERE das Kennzeichen "Wertänderungen farblich markieren", dann werden Ihnen zur besseren Übersicht alle geänderten Werte farblich hinterlegt dargestellt.
Welche Auswirkungen haben die Korrekturen?
Beitragsnachweise/Beitragsabrechnungen
Bereits übertragene Beitragsnachweise können nicht mehr abgeändert werden. Die Änderung der Abrechnung stellt das Programm fest und verrechnet dies mit der nächsten Übertragung der Beitragsnachweise im nächsten Monat (z. B. im Februar wird die Januar-Abrechnung geändert, wodurch sich auch geänderte Beiträge in der Sozialversicherung ergeben. Die Korrektur der Beiträge wird beim Beitragsnachweis Februar berücksichtigt und miteinander verrechnet).
Korrektur der Lohnsteueranmeldung (Es existieren zwei Optionen innerhalb der Parameter)
Es stehen zwei Varianten für die Meldung an das Finanzamt zur Verfügung. Die entsprechenden Hinterlegungen nehmen Sie über Schaltfläche: PARAMETER - ABRECHNUNG - PARAMETER vor.
Nach Zuflussprinzip melden
Mit der Parameter-Einstellung "Nach Zuflussprinzip melden" wird die Lohnsteuer aus Korrekturen immer in dem Monat gemeldet, in dem die Korrektur ausgelöst wurde (z .B. im März wird die Januar-Abrechnung geändert, wodurch sich auch eine geänderte Lohnsteuer ergibt. Die Korrektur der Lohnsteuer wird bei der Lohnsteueranmeldung für März berücksichtigt.).
Nach Entstehung melden
Mit der Parameter-Einstellung "Nach Entstehung melden" muss eine korrigierte Lohnsteueranmeldung für den Ursprungsmonat eingereicht werden (z .B. im März wird die Januar-Abrechnung geändert, wodurch sich auch eine geänderte Lohnsteuer ergibt. Es muss nun eine korrigierte Lohnsteueranmeldung für Januar eingereicht werden.
Beachten Sie:
Welches Prinzip bei welcher Korrektur anzuwenden ist, erfragen Sie bitte bei Ihrem Steuerberater oder zuständigem Finanzamt.
Buchungssätze für die FiBu
In der Lohn Buchungsliste steht Ihnen im Assistenten zum Erstellen von Lohnbuchungen das Kennzeichen: "Differenzbuchungen aus Abrechnungsänderungen [akt. Monat, akt. Jahr] erstellen“ zur Verfügung. Weitere Informationen dazu finden Sie in folgenden Bereichen der Hilfe:
Beachten Sie:
Die Differenzbuchungen lassen Sie nur in dem Monat erstellen in den die Korrekturen geflossen sind. D. h. die Abrechnung Januar wurde im Februar geändert, so können die Differenzbuchungen nur im Abrechnungsmonat Februar erstellt werden.
Erstellen der Zahlungsverkehrsdatensätze
Im Zahlungsverkehr steht Ihnen im Assistenten zum Erstellen der Zahlungsverkehrsdatensätze das Kennzeichen: "Differenzbuchungen aus Abrechnungsänderungen [akt. Monat, akt. Jahr] erstellen“ zur Verfügung. Weitere Informationen dazu finden Sie in folgendem Hilfe-Bereich: Differenzbuchungen für Lohnsteuer aus Abrechnungsänderungen im ... erstellen.
Auswertungen und Drucke
Für folgende Drucke steht Ihnen im jeweiligen Druckmenü das Kennzeichen: "Für Abrechnungsänderungen in [akt. Monat, akt. Jahr]“ zur Verfügung:
Info:
Wenn dieses Kennzeichen aktiviert wird, so werden für den jeweiligen Druckbereich alle Belege, bei denen sich aus Abrechnungsänderungen im aktuellen Monat eine Änderung ergeben hat, erneut gedruckt.
Beispiele für Korrekturen
Einem Mitarbeiter wurden im Abrechnungsmonat Januar fälschlicherweise 174 Stunden abgerechnet. Es waren jedoch lediglich 164.
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Abrechnungsmonat selektieren (Zeile wird bläulich unterlegt).
- Schaltfläche: WEITERE bzw. SCHNELLWAHL - ABRECHNUNG KORRIGIEREN.
Führen Sie nun einen Doppelklick in die Spalte "Menge" aus.
Nun lässt sich das Feld editieren und die Stunden anpassen.
Verlassen Sie anschließend das Fenster mit "Speichern & schließen.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter hat im Januar 2 Tage Urlaub genommen. Diese wurden bei der Abrechnung vergessen nachzutragen.
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
Selektieren Sie den Abrechnungsmonat Januar.
Wählen Sie über Schaltfläche: WEITERE bzw. die Schnellwahl: ABRECHNUNG KORRIGIEREN
Wechseln Sie auf das Register "Vorgaben" und suchen Sie die Zeile: "Urlaubstage". Über einen Doppelklick in das Feld lässt sich dieses editieren. Tragen Sie den fehlenden Wert ein. Verlassen Sie anschließend die Korrekturabrechnung mit "Speichern & schließen".
Gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie den Datensatz des ausgeschiedenen Mitarbeiter in der Erfassung. Drücken Sie hierzu Schaltfläche: ERFASSEN (es öffnet sich ein aktueller Abrechnungsmonat mit dem Zeitraum des letzten Beschäftigungsmonats).
Nun kann die Lohnart für die Urlaubsabgeltung mit dem Betrag und weiteren Angaben hinterlegt werden.
Eine weitere Möglichkeit ist, den letzten Abrechnungsmonat der Beschäftigung zu korrigieren. Dann kann wie oben beschrieben, vorgegangen werden.
Diese Vorgehensweise kann auch genutzt werden, wenn der ausgeschiedene Mitarbeiter z. B. auch eine Nachzahlung erhält.