Kostenstellennummer im Modul Warenwirtschaft

L

Kostenstellen können in einem Vorgang für jede Position einzeln erfasst werden. Diese Kostenstellen werden durch alle Folgebelege und Auswertungen mitgeführt und beim Buchen der Rechnung bzw. Eingangsrechnung direkt in einem Buchungssatz an die FiBu übergeben.

1. Erfassung der Kostenstellennummer im Vorgang

Bei der Neuanlage eines Vorgangs kann zunächst eine Kostenstellennummer vorgegeben werden.

Sollte dieses Feld nicht zur Verfügung stehen, kann es auf folgendem Weg eingeblendet werden:

Über die Schaltfläche: PARAMETER - VORGÄNGE - BUCHUNGSPARAMETER - z.B. RECHNUNG oder EINGANGSRECHNUNG zum Ändern öffnen - Register: "Sonstige Eingabeparameter" ist das Kennzeichen: "Kostenstelle eingebbar" zu aktivieren.

Die Kostenstellennummer aus dem Register: "Adresse" wird bei jeder neuen Vorgangsposition als Vorgabe automatisch übernommen.

Die Kostenstelle kann hier positionsweise geändert werden, wenn z. B.

bei einem Projekt Arbeiten anfallen, die auf eine allgemeine Kostenstelle wie z. B. Garantieleistungen fallen
bei Bestellungen für den internen Bedarf z.B. Büroartikel, Werkzeuge usw. auf verschiedene Kostenstellen gebucht werden

Um die Kostenstellennummer für jeden Artikel einzeln sehen bzw. ändern zu können, müssen Sie über die Schaltfläche: PARAMETER – VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN - Register: "Ku.-Bez./Nr. in die bestehende "Tabellenansicht für Positionseingabe" das Feld für die Kostenstellennummer hinzufügen bzw. eine neue Tabellenansicht erstellen.

Um die notwendigen Änderungen vorzunehmen, nutzen Sie die Online Hilfe – Thema Tabellenansichten gestalten.

Für den Druck der Vorgänge steht zusätzlich die Variable "VPo.KstNr“ für Vorgangspositionen zur Verfügung. In den Eigenschaften des Vorgangsdrucks wurde das Kennzeichen

"Gleiche, aufeinander folgende Positionen zusammenfassen"

eingebracht. Mit Hilfe dieser Einstellung werden mehrere gleichlautende Artikel bei der Druckausgabe zu einer Position zusammengefasst und die Menge in einer Summe ausgewiesen.

2. Zusätzliche Buchungsparameter der Vorgänge

In den Buchungsparametern der Vorgänge stehen Ihnen die nachfolgend beschriebenen Kennzeichen speziell für Kostenstellen zur Verfügung. Die Buchungsparameter editieren Sie über die Schaltfläche: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - BUCHUNGSPARAMETER. Im modulübergreifenden Teil des Handbuch finden Sie unter "Parameter - Vorgänge und Zwischenbelege - Buchungsparameter" eine Beschreibung der verfügbaren Buchungsparameter.

Register: "sonstige Eingabeparameter"

"Kostenstelle eingebbar"

Ist dieser Parameter aktiv, so kann im Vorgang auf dem Register: "Adresse" eine Kostenstelle als Vorgabe eingegeben werden. Haben Sie diesen Parameter ausgeschaltet, steht Ihnen das Feld für die Eingabe der Kostenstelle nicht zur Verfügung.

"Kostenstelle muss eingegeben werden"

Haben Sie diese Parameter aktiviert, so handelt es sich bei der Kostenstelle um ein Pflichtfeld, in dem zwingend eine Eingabe gemacht werden muss.

"Kostenstellennummer in Positionen beibehalten"

Durch dieses Kennzeichen bestimmen Sie, ob beim Einladen bzw. beim Erstellen von Sammelvorgängen/ Sammelrechnungen die Kostenstellennummer innerhalb der Positionen geändert werden darf:

Beispiel:

Aus den Lieferscheinen mit der Kostenstellennummer 100 wird mit einem weiteren Lieferschein mit Kostenstellennummer 200 zusammen in eine Rechnung als Sammelvorgang erstellt. Dieser Sammelvorgang erhält nun die Kostenstellennummer 500.

Wie reagiert das Programm in diesem Fall?

Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, werden alle Kostenstellennummern innerhalb der Positionen belassen
Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, wird bei allen Positionen die Kostenstellennummer anhand der neuen Kostenstellennummer (wie in unserem Beispiel die 500) des Vorgangs vergeben.

Register: "für das Buchen dieses Vorgangs"

"Lagerbestand mit Kostenstellennummer buchen"

Hiermit legen Sie fest, dass eine Lagerbuchung nur mit der angegebenen Kostenstellennummer erfolgt. Diese Einstellung müssen Sie für alle Vorgänge hinterlegen, wenn Sie die Kostenstellennummer im Lager beachtet haben möchten. Dadurch wird auch beim Zusammenstellen des Bestellvorschlags die Kostenstellennummer zum jeweiligen Lager / Lagerbestand beachtet.

"Benutze nur Lagerbestand mit angegebener Kost.-St.-Nr."

Haben Sie diese Einstellung aktiviert, kann nur der Lagerbestand zu der im Vorgang erfassten Kostenstellennummer verwendet werden. Der Bestand ist somit nur für die ausgewählte Kostenstellennummer verfügbar.

"Benutze Lagerbestand ohne Kost.-St.-Nr. oder mit angegebener Kost.-St.-Nr."

Hiermit können Sie wahlweise auch auf freien Lagerbestand, also Lagerbestand ohne Kost.-St.-Nr, zurückgreifen.

Hinweis

Falls Sie auch die Auftragsnummer im Lagerbestand mitführen lassen, so sind für die Auftragsnummer die gleichen Einstellungen der beiden vorgenannten Optionen zu wählen wie für die Kostenstellennummer. (siehe auch Auftragsnummernerweiterung in Lager und Bestellvorschlag )

In Kostenstellenumsatz eintragen

Über dieses Kennzeichen kann bestimmt werden, ob der Kostenstellenumsatz gebucht wird.

"Bei Verkauf unter "Leistung" buchen, bei Einkauf unter "Kosten" buchen (für Auftrag)"

"benutze Kostenstelle aus Position". Ist dieses Kennzeichen aktiviert, wird die Kostenstellennummer der Artikelposition (Vorgangserfassung, Register: "Positionen") verwendet. Ist das Kennzeichen nicht aktiviert, wird die Vorgabe-Kostenstelle des Beleges (Vorgangserfassung Register: "Adresse") verwendet.

In FiBu-Protokoll eintragen

"Kostenstelle der Vorgangsposition in Gegenkostenstelle buchen"

3. Bestellwesen

Bestellvorschlag:

Beim Definieren des Bestellvorschlags ("Muss bestellt werden aufgrund von“) steht Ihnen das Kennzeichen "nach Kostenstellennummer aufschlüsseln" als zusätzliche Option zur Verfügung. Dieses liefert Ihnen einen Bestellvorschlag mit Beachtung der Kostenstellennummer. Somit wird jeder Artikel mit der jeweiligen Menge und der Kostenstellennummer aus dem Vorgang einzeln dargestellt.

Im danach folgenden Bestellvorschlag können Sie nun oberhalb der Tabelle Datensätze mit gleicher Artikelnummer bei ungleicher

a) Lagernummer

b) Kostenstellennummer

zusammenfassen lassen.

Beachten Sie: wenn Daten zusammengefasst wurden, werden trotzdem die Warenkorbeinträge gesplittet erstellt. Das Zusammenfassen dient lediglich der Preisfindung und der Übersichtlichkeit.

In der Übersicht ist die Suche nach der Kostenstellennummer möglich und es kann die Tabellenansicht "Bestellvorschlag: Kostenstellennummer" gewählt werden.

Warenkorb:

Im Warenkorb-Datensatz kann auf dem Register: "Menge/Preis/Beleg" im Bereich: Beleginformation die Kostenstellennummer eingetragen werden.

In der Übersicht ist die Suche nach der Kostenstellennummer möglich und es kann die Tabellenansicht "Warenkorb: Kostenstellennummer" gewählt werden.

Bestelleingang:

Im Lieferantenbestelleingangs-Datensatz kann auf dem Register: "Menge/Preis/Beleg" im Bereich: Beleginformation die Kostenstellennummer eingetragen werden.

In der Übersicht ist die Suche nach der Kostenstellennummer möglich und es kann die Tabellenansicht "Bestelleingang: Kostenstellennummer" gewählt werden.

4. Lagerzugang:

Der Lagerzugang enthält die Kostenstellennummer. Dadurch wird die Kostenstellennummer im Lagerbestand mitgeführt. Zudem kann im Lagerbestand nach einer Kostenstellennummer gesucht werden.

5. Vorgang – Register „Bestellungen vom Kunden“

In der Detail-Ansicht OFFENE BESTELLUNGEN wird das Feld "Liefermenge“ in der "Farbe für akt. Daten" (Vorgabe: hellgrün) bei den Bestellungen hinterlegt, bei denen genau der Bestand verteilt werden kann.

Als Beispiel ist zu Artikel HDD auf Lager 1 eine Menge von 100:

a. Wenn nun eine Bestellung vom Kunden mit einer Menge von 30 Stück mit einer unexakten Kostenstellennummer gespeichert wurde, dann wird diese Bestellung in der Übersicht angezeigt und das Feld für die Liefermenge wird mit der "Farbe für aktuelle Daten" (Vorgabe Hellgrün) hinterlegt.

b. Wenn nun eine Bestellung vom Kunden mit einer Menge von 30 Stück mit einer exakten Kostenstellennummer gespeichert wurde, dann wird diese Bestellung zwar in der Übersicht angezeigt, jedoch wird das Feld für die Liefermenge nicht mit der "Farbe für aktuelle Daten" (Vorgabe Hellgrün) hinterlegt.

6. Zusätzliche Eingabeparameter der Vorgänge für Sammelrechnungen

Um die Kostenstellennummer auch in Sammelrechnungen mitführen zu können, stehen die nachfolgend beschriebenen Buchungsparameter zur Verfügung:

Schaltfläche: PARAMETER - VORGÄNGE - BUCHUNGSPARAMETER - Register: "sonstige Eingabeparameter"

"Kostenstellennummer in Position beibehalten"