Im Bereich der Offenen Posten steht eine History zur Verfügung, in der sämtliche Veränderungen eines Offenen Posten protokolliert werden. Sobald eine Veränderung eintritt, wird eine Kopie des Datensatzes in der OP-History erzeugt und die Veränderung eingetragen. Hierbei ist es unerheblich, ob die Veränderung manuell im Datensatz des Offenen Posten eingetragen wird, ob ein teilweiser Ausgleich erfolgt oder ob der OP vollständig ausgeglichen wird. Beachten Sie hierbei, dass bereits das Schließen eines Offenen Posten Datensatzes mit der Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIEßEN als Änderung protokolliert wird.
Mit Hilfe dieser Protokolldatenbank wird das Nachvollziehen bei eventuell auftretenden Fragen in Zusammenhang mit einem Offenen Posten wesentlich erleichtert.
Sollte es notwendig werden, einen bereits in Ihrer Datenbank ausgeglichenen Offenen Posten wiederherzustellen, denken Sie beispielsweise an nicht eingelöste Schecks, lässt sich der vollständige Datensatz mit der Funktion: "in Übersicht kopieren" auf einfachste Art wieder rekonstruieren und erneut in die Verwaltung aufnehmen.
Mit der Funktion: "Eintrag stornieren" kann zu einem OP immer nur der letzte Eintrag wieder rückgängig gemacht (storniert) werden. Versuchen Sie dennoch einen anderen OP-History Eintrag zu stornieren, erscheint folgende Meldung:
So kann z.B. der Ausgleich eines OP, der versehentlich durchgeführt wurde, wieder rückgängig gemacht werden.
Beide Funktionen ("In Übersicht kopieren" und "Eintrag stornieren") erreichen Sie über die Schaltfläche: WEITERE oder alternativ direkt über die Schnellwahl.
Berücksichtigung der Eintragungen in den "verschiedenen" Datensätzen bei Ausgleich eines Offenen Postens
Im Ausgleichsdatensatz für einen Offenen Posten wird die Zahlungsart aus dem Offenen Posten Datensatz und die Bankverbindung aufgrund des FiBu-Buchungskontos hinterlegt.
Beispiel:
In den Adress-Stammdaten ist die Zahlungsart: "Scheck" hinterlegt. Im Offenen Posten Datensatz wurde dies auf die Zahlungsart: "Überweisung" geändert und die Postbank mit dem FiBu-Buchungskonto 1200 hinterlegt.
Der Zahlungseingang erfolgt aber nun auf dem Konto der Sparkasse (FiBu-Buchkonto 1210).
Nach dem Buchungslauf und OP-Ausgleich wird im OP-History Datensatz die Zahlungsart: "Überweisung" (aus OP-Datensatz) sowie die Sparkasse (aufgrund des FiBu-Buchungskontos) eingetragen.