Aufruf der Abrechnungsvorgaben in der Software
Die Abrechnungsvorgaben befinden sich in den Mitarbeiter-Stammdaten: PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: MITARBEITER.
- Öffnen Sie über die Schaltflächen: NEU bzw. ÄNDERN einen Datensatz.
- Unter dem Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN befindet sich in der linken Navigation der Punkt: "Grundlagen der Abrechnung" - "Abrechnungsvorgaben". Für das jeweilige Beschäftigungsverhältnis werden an dieser Stelle die Vorgaben hinterlegt.
Beachten Sie:
Gehen Sie in diesem Bereich sehr sorgfältig vor, da die Abrechnungsvorgaben die Basis für Ihre Lohnberechnung darstellen.
Aufbau des Abrechnungsvorgabe-Datensatz
Datum
Das vorgegebene Datum wird angezeigt und kann im Bedarfsfall korrigiert werden.
Art
Beim Anlegen der ersten Beschäftigung haben Sie hier die Wahl zwischen
- Abrechnungsbeginn / Eintritt / Wiedereintritt
- Ein-/Austritt am gleichen Tag
Beim Anlegen einer weiteren Beschäftigung haben Sie mehrere Optionen.
Zum Anlegen eines Beschäftigungsverhältnis wechseln Sie in der linken Navigation auf das Datum unter "Beschäftigungsverhältnisse". Wählen Sie das aktuelle Beschäftigungsverhältnis und wählen Sie die Schaltfläche: NEU.
Beachten Sie: Zuvor muss der Austritt des Mitarbeitenden erfasst werden.
Der Assistent führt Sie durch die Anlage des weiteren Beschäftigungsverhältnisses.
- Abrechnungsbeginn / Eintritt / Wiedereintritt
- Ein- /Austritt am gleichen Tag
- Abrechnungsvorgabe
- Austritt
Abrechnungsbeginn / Eintritt / Wiedereintritt
Wählen Sie diese Auswahl, wenn es das erste Beschäftigungsverhältnis ist oder in einem vorangegangenen Abrechnungsmonat das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde und nun wieder aufgenommen wird.
Ein- /Austritt am gleichen Tag
Wählen Sie diese Option, wenn der Tag des Eintritts gleich dem Tag des Austritts ist.
Abrechnungsvorgabe
Den Eintrag: "Abrechnungsvorgabe" wählen Sie, wenn Sie ab einem bestimmten Zeitpunkt eine andere Vorgabe für die Abrechnung des Mitarbeiters beachten müssen, z. B. einen Krankenkassenwechsel, eine Änderung der Steuerklasse, Änderung des Beitragsgruppenschlüssel etc.
Liegt das Datum vor der aktuellen Abrechnungsperiode, kann dies eine Korrektur bereits abgeschlossener Abrechnungsmonate nach sich ziehen. Die Korrekturen auf Grund der geänderten Vorgaben werden vom System automatisch vorgenommen.
Austritt
Wählen Sie "Austritt", wenn das Beschäftigungsverhältnis endet.
Grund
Der Grund ist immer abhängig von der ausgewählten Art des Beschäftigungsverhältnisses.
Art: Eintritt / Wiedereintritt
Bei den Arten "Eintritt / Wiedereintritt" und "Ein- /Austritt am gleichen Tag" ist zwischen folgenden Einträge zu wählen:
- Eingestellt
- Systemwechsel
Info:
Wird microtech büro+ mit dem Zusatzmodul Lohn neu eingesetzt und war vorher ein anderes Softwareprogramm im Einsatz, muss der Grund "Systemwechsel" hinterlegt werden.
Art: Abrechnungsvorgabe
Bei der Art "Abrechnungsvorgabe" ist automatisch der Grund "Änderung der Abrechnungsvorgabe" für Änderung der Abrechnungsvorgaben eingetragen.
Art: Austritt
Bei der Art "Austritt" stehen folgende Gründe zur Verfügung:
- Entlassen
- Tod
- Insolvent
- Komplett Storno
Info:
Ein Komplett-Storno kann nur innerhalb der ersten drei Beschäftigungsmonate durchgeführt werden.
Beachten Sie:
Der untere Teil der Maske ist durch Register unterteilt. Über diese werden alle weiteren beschäftigungsrelevanten Daten eingeben.
In den nachfolgenden Gliederungspunkten wird beschrieben, wie die Daten zum Beschäftigungsverhältnis zu hinterlegen sind.
Bedeutung der Symbole im Status-Feld der Abrechnungsvorgaben
| Symbol | Bedeutung | Weitere Informationen |
|---|---|---|
| Hinweis | Das Symbol mit dem "i" im Kreis |
| Warnung | Das Symbol mit der roten Hand ist ein Warnhinweis. Solange die Abrechnungsvorgabe mit diesem Symbol gekennzeichnet ist, kann für den Mitarbeiter keine Lohnabrechnung im Gültigkeitszeitraum erstellt werden. Dieses Symbol resultiert aus fehlenden Vorgaben für die Ermittlung der Sozialabgaben oder der Lohnsteuer. Eine so gekennzeichnete Vorgabe muss unbedingt überarbeitet werden. In der Abrechnungsvorgabe im Datensatzstatus wird Ihnen angezeigt, welche Vorgaben für die Abrechnung fehlen bzw. fehlerhaft sind. |
| Korrigieren! | Das Warndreieck-Symbol |
besagt, dass es in den Abrechnungsvorgaben im Datensatzstatus eine Information für Sie gibt. Lesen Sie sich diesen Hinweis bitte genau durch! 
Tipp:
Der Text des Datensatz-Status wird auch angezeigt, wenn man das Symbol mit der Maus "überfährt". Ein Öffnen der Abrechnungsvorgabe ist nicht zwingend erforderlich.
Beachten Sie:
Wenn sich Änderungen bezüglich der Daten des Mitarbeiters (beispielsweise: Krankenkassenwechsel) ergeben, so ist eine neue Abrechnungsvorgabe mit Gültigkeitsdatum zu wann die Änderung eintritt, zu erfassen. Die bereits bestehende Abrechnungsvorgabe darf nicht geändert werden. Dies könnte eine Korrektur der mit diesen Vorgaben abgerechneten Monate nach sich ziehen.
Weitere Schaltflächen der Abrechnungsvorgabe
Schaltfläche: ÄNDERN
Die markierte Abrechnungsvorgabe wird zum Ändern geöffnet.
Durch einen Doppelklick der Abrechnungsvorgabe gelangen Sie in den "Einseh-Modus". Eine Veränderung der Daten ist nicht möglich. Es steht Ihnen auch hier die Schaltfläche "Ändern" zur Verfügung.
Schaltfläche: AUSTRITT ERFASSEN
Über diese Schaltfläche hinterlegen Sie einen Austritt des Mitarbeiters.
Durch die Schaltfläche: AUSTRITT ERFASSEN öffnet sich eine Maske, mit welcher der Abrechnungsvorgabe-Datensatz geändert wird.
An dieser Stelle sind unter anderem Art und Grund des Austritts zu erfassen.
Es öffnet sich automatisch das Fenster "Abrechnungsvorgabe-Datensatz ändern" mit dem Register: "Entlassung":
- Es wird eine Abrechnungsvorgabe für den Austritt angelegt: Hinterlegen Sie im Feld: "Bis Datum" das entsprechende Austrittsdatum.
- Das Austrittsdatum kann bereits beim Erhalt der Kündigung erfasst werden (auch dann wenn der Austritt in der Zukunft liegt).
- Im Feld: "Eingang der Kündigung" muss das entsprechende Datum des Eingangs eingepflegt sein.
Beachten Sie:
Das Feld: "Eingang der Kündigung" ist für Abrechnungsvorgaben ab 2024 ein Pflichtfeld. In Abrechnungsvorgaben vor dem 01.01.2024 besitzt dieses Feld in der Software lediglich einen informellen Zweck.
Weitere Infos: Feld: Eingang der Kündigung ist Pflichtfeld bei MA-Austritt (Mitarbeiter mit Austritt in 2024 werden fehlerhaft).