Inhalt
1) Notwendige Konfiguration vor Nutzung der EEL-Meldungen
Anpassung der Lohnarten
Kennzeichen: "Beitragsfrei umgewandeltes Entgelt"
Mit diesem Kennzeichen Aktivieren Sie die Berücksichtigung für EEL-Gehaltsumwandlungen innerhalb der gewählten Lohnart.
Vorgehen:
- Wechseln Sie in den Bereich: PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: LOHNARTEN und erstellen Sie z. B. über Schaltfläche: NEU/KOPIEREN eine Lohnart.
- Im Lohnarten-Datensatz finden befindet sich auf dem Register: WEITERE KENNZEICHEN die Gruppe: "Berücksichtigung für EEL".
- An dieser Stelle lässt sich das Kennzeichen: "Beitragsfrei umgewandeltes Entgelt" aktivieren.
Info:
Bei der Gehalts- oder Entgeltumwandlung wird Gehalt umgewandelt. Gehaltsumwandlungen sind gesondert zu berücksichtigen sind.
Über dieses spezielle Kennzeichen im Lohnarten-Datensatz aktivieren Sie diese gesondert zu berücksichtigende Gehaltsumwandlung.
Beispiele für Gehaltsumwandlungen sind z. B. eine staatlich geförderte Form der betrieblichen Altersvorsorge, Dienstwagen, Dienstrad, Kindergartenplatz, etc.
Zusätzliches Kennzeichen: "Überstunden" in Lohnarten mit Stundenlohn
Überstunden müssen gesondert berücksichtigt werden. Für Lohnarten mit Stundenlohn, existiert auf dem Register: WEITERE KENNZEICHEN in der Gruppe: "Berücksichtigung für EEL" das zusätzliche Kennzeichen: "Überstunden".
Info:
Sollten Sie noch keine eigene Lohnart für die Überstunden angelegt haben, so ist diese neu anzulegen.
Beachten Sie, dass in bereits angelegten Lohnarten die Überstunden separat geführt werden müssen, damit diese an dieser Stelle berücksichtigt werden können.
Pflegen des vereinbarten Entgelts
Bei Festbezugsempfängern werden, wenn das tatsächliche Entgelt in jedem der 3 letzten Entgeltabrechnungszeiträumen vom vereinbarten Entgelt abweicht, die vergangenen drei Entgeltabrechnungszeiträume benötigt. Daher ist es essentiell wichtig, das auch das vereinbarte Entgelt in der Abrechnungsvorgabe lückenlos gepflegt ist.
Gehalt in Abrechnungsvorgabe kontrollieren und bei Anpassung Kopieren der bisherigen Abrechnungsvorgabe
Kontrollieren Sie dies bitte in folgendem Bereich:
PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: "Mitarbeiter" - Mitarbeiter öffnen - Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - linke Navigation: ABRECHNUNGSVORGABEN - Abrechnungsvorgabe öffnen - Register: "Lohn".
Info:
Ändert sich unterjährig das vereinbarte Entgelt, ist eine neue Abrechnungsvorgabe anzulegen.
Öffnen Sie in diesem Fall folgenden Pfad:
PERSONAL - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register "Mitarbeiter" - Mitarbeiter öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - linke Navigation: ABRECHNUNGSVORGABEN - aktuelle Abrechnungsvorgabe markieren - Schaltfläche: NEU (KOPIEREN).
Legen Sie das "Von Datum" fest. Editieren Sie anschließend auf dem Register: "Lohn" die benötigten Änderungen. Verlassen Sie die Masken über die Schaltfläche: "Speichern & schließen".
2) Fehlzeiten mit möglichen EEL-Abgabegründen
In den Fehlzeiten wurde der Bereich EEL-Abgabe hinzugefügt.
Unter: "EEL-Angabe" stehen im Fehlzeiten-Datensatz vier Optionen zur Verfügung, von denen eine auszuwählen ist:
Keine (ist standardmäßig aktiviert)
Sofern die Erfassung der Fehlzeit nicht unter die Kriterien von EEL, da z. B. die Fehlzeit neu erfasst wurde, ist an dieser Stelle: "Keine" zu wählen. Dies ist auch die Voreinstellung beim Erstellen einer neuen Fehlzeit. Bei dieser Auswahl werden keine zusätzlichen Felder für das EEL-Verfahren eingeblendet. Hintergrund: Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, spätestens zum Ende des Entgeltzahlungsanspruch die EEL-Meldung abzugeben.
Beispielsweise wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als sechs Wochen dauert und somit der Zeitraum endet, in dem Sie als Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung verpflichtet sind. Ist dies der Fall, sind EEL-Felder zu befüllen und eine andere Auswahl als "Keine" zu wählen.
Anforderung Vorerkrankungszeiten
Meldung an Krankenkasse, dass Mitarbeiter "krank" ist und Anforderung Prüfung, ob es Vorerkrankungen gibt. In den Akten der Krankenkasse ist ggf. die Vorerkrankung vermerkt, mit dem Zeitraum, wann der Mitarbeitende eine ähnliche Erkrankung hatte. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist dies bei der Krankenkasse abzufragen, da diese entsprechende Daten gespeichert hat. Die Übermittlung der Vorerkrankungsanfrage mit „ABGABGRUND“ = „41“ an die Krankenkasse darf nur erfolgen, wenn dieser zum Erhalt der Daten berechtigt ist.
- Eine Berechtigung liegt vor, sofern für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmers bei dem anfragenden Arbeitgeber bestand.
- Dem Arbeitgeber für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit eine Arbeitsunfähigkeitsnachweis vorliegt.
- Zusätzlich in den letzten 6 Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit mindestens eine bescheinigte potentielle Vorerkrankung in Bezug auf die aktuelle Arbeitsunfähigkeit im Datenbestand vorliegt und die kumulierten Zeiten aller potentiellen Vorerkrankungen in den letzten 12 Monaten zusammen mit der aktuellen Arbeitsunfähigkeit zum Zeitpunkt der Meldung mindestens 30 Tage umfassen.
- Geht der Krankenkasse ein entsprechender Arbeitsunfähigkeitsnachweis zu, ist sie verpflichtet dem Arbeitgeber ohne erneute Anfrage eine korrigierte Vorerkrankungsmitteilung zeitnah zu übermitteln.
EEL-Anforderung erstellen
Über diese Auswahl erfassen Sie eine EEL-Anforderung (Entgeltbescheinigung). Im unteren Bereich der Maske werden zusätzliche Register, Felder und Kennzeichen zur Erfassung der Daten bereitgestellt. Einige Felder werden automatisch durch die Software belegt, andere Felder sind editierbar und können manuell befüllt werden.
Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen
Das Kennzeichen kann z. B. manuell gesetzt werden. Diese Meldung erfolgt als Antwort auf die Mitteilung der Höhe der Entgeltersatzleistung. Wurde eine EEL-Anforderung an die Krankenkasse erstellt, kann die Anforderung dieser Information auch von der Krankenkasse kommen und beim Verarbeiten der externen Mitteilungen und Versand übermittelt werden.
Zusätzliches Kennzeichen EEL bei Fehlzeit 4.1.: "Mitaufnahme ins Krankenhaus"
Dieses Kennzeichen ist nur in der Fehlzeit 4.1 vorhanden. Dieses Kennzeichen ist zu aktivieren wenn der Mitarbeiter im Krankenhaus aufgenommen wurde. Wenn dieses Kennzeichen aktiviert wird, dann wird eine Entgeltbescheinigung KV bei Krankengeld bei Mitaufnahme im Krankenhaus Abgabegrund 04 erstellt.
Kennzeichen: Rückmeldung der Entgeltersatzleistung anfordern
Fehlzeiten mit zusätzlichen Registern zur Befüllung im Rahmen der EEL
In der Software stehen für die folgenden Fehlzeiten zusätzliche Register im Rahmen der Entgeltersatzleistungen zur Verfügung:
- 1.2 Zahlung von Kinderpflege-Krankengeld bzw. Verletztengeld
- 10.3 Entgeltfortzahlung nach U1
- 4.1 Krankheit/Kur nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Krankentagegeld für priv. Versicherte
- 4.4 Krankheit/Kur nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Versorgungskrankengeld
- 4.5 Mutterschutzfrist
- 4.9 Bezug von Krankengeld wegen Pflege eines schwerstkranken Kindes
- 4.11 Bezug von Krankengeld wegen Mitaufnahme als Begleitperson im Krankenhaus
Fehlzeiten mit EEL-Register (bei denen jedoch keine EEL-Anforderung erstellt wird)
Bei nachfolgenden Fehlzeiten ist zwar das Register vorhanden aber es wird keine EEL-Anforderung erstellt:
- 3.4 Entgeltfortzahlung wegen Organ-/Gewebsspende
- 4.10 Bezug einer Entgeltersatzleistung wegen Organ-/Gewebsspende
3) Rückmeldungen der Krankenkasse
In den EEL-Rückmeldungen erhalten Sie elektronisch über die Krankenkasse verschiedene Informationen, z. B.:
Meldungen über Vorerkrankungszeiten
Höhe der Entgeltersatzleistung in Brutto und Netto
Datum des Endes der Entgeltersatzleistungen
4) Zusätzliche Register innerhalb der Fehlzeiten
Abhängig davon, ob eine EEL-Anforderung besteht, stehen neben den Registern "Arbeitsunfähigkeit" und "Info" weitere Register am Ende des Fehlzeiten-Datensatzes zur Verfügung.
Dies können je nach Kontext unter anderem folgende Register sein:
Entgeltangaben
Arbeitszeit
Mutterschutz
Freistellung
Weiterhin stehen unabhängig von EEL die folgenden Register (je nach gewählter Fehlzeit zur Verfügung): "Mutterschaft", "Arbeitsunfähigkeit" und "Info".