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Möglicher Standard-Ablauf nach Installation
Sie arbeiten auch mit Auftragsbestätigungen, Teillieferungen und Gutschriften? Auch diese Vorgangsarten sind bereits standardmäßig in microtech büro+ vorhanden. Ein umfangreicher Ablauf lässt sich daher wie folgt abbilden:
| Abkürzung | Vorgangsart | Weitere Infos |
|---|---|---|
| AN | Angebot | Infos zu den Vorgangsarten: |
| AB | Auftragsbestätigung | |
| BK | Interner Vorgang für die Bestellung des Kunden („Kopie“ der AB) | |
| LS | Lieferschein | |
| RE | Rechnung | |
| GU | Gutschrift |
Übergabe der Daten von Vorgang zu Vorgang durch das Wandeln
Die Übergabe der Daten von einem Vorgang zum nächsten (z. B. von Angebot an Auftragsbestätigung) erfolgt durch das Wandeln.
Selbstverständlich können auch einzelne Schritte übersprungen werden. Eine individuelle Anpassung der einzelnen Vorgangsarten an die eigenen Abläufe sowie die Erstellung zusätzlicher Vorgangsarten ist möglich.
Logik hinter dem „Wandeln“ von Vorgängen
Durch das Wandeln eines Vorgangs wird der Ausgangsbeleg (z. B. das Angebot) in einen neuen Vorgang (z. B. eine Auftragsbestätigung) „transferiert“ (umgewandelt).
Dies hat mehrere Vorteile:
- Die wesentlichen Daten müssen nur einmal erfasst werden (im ersten Beleg).
- Beim Wandeln selbst können zusätzliche Parameter, Funktionen und Daten übergeben werden.
- Die Nachverfolgbarkeit der einzelnen Schritte ist gewährleistet.
Info:
Ablauf über Vorgangsart - Vorgangsgruppen - Buchungsparameter gewährleistet
Das Zusammenspiel aus Vorgangsart, Vorgangsgruppen und Buchungsparametern bildet das Grundgerüst für einen reibungslos funktionierenden Ablauf in microtech büro+. In den Vorgangsarten findet die Festlegung zu einer Vorgangsgruppe statt. Neben der Standard-Vorgangsgruppe existieren auch spezielle Vorgangsgruppen, deren Besonderheiten in folgendem Hilfe-Bereich erklärt werden: Vorgangs-Arten (Vorgänge). Informationen zum Thema "Buchen" erhalten Sie im Bereich: Buchungsparameter.
Ausführen des Wandelns von Vorgängen in der Software
Um einen Vorgang zu wandeln, wird dieser in der Übersicht markiert. Mittels Schaltfläche VORGANG WANDELN erfolgt die „Übergabe“ von einem Vorgang in den nächsten. Diese Schaltfläche erreichen Sie auf der Registerkarte: START direkt innerhalb der Schnellwahl - VORGANG WANDELN oder alternativ über die Schaltfläche: WEITERE - WANDELN.
Ablauf: Angebot und Auftragsbestätigung
Angebot erstellen (AN): Erfassen Artikel- und Adressdaten sowie Verkaufsbedingungen
Mit dem Angebot findet der erste Kundenkontakt statt. In diesem Beleg werden die Artikel- und Adressdaten hinterlegt und die noch verhandelbaren Verkaufsbedingungen festgelegt. Durch das Drucken des Angebotes wird dieses im Regelfall gebucht.
Wandeln in Auftragsbestätigung (AB)
Trifft das Angebot auf das Interesse des Kunden, findet mit der Auftragsbestätigung der nächste Schritt zum erfolgreichen Abschluss statt. Das Angebot wird nun in eine Auftragsbestätigung gewandelt. In der Auftragsbestätigung sind die für beide Parteien gültigen und verbindlichen Verkaufs- und Zahlungsbedingungen hinterlegt. Was wird in welcher Menge und zu welchem Preis verkauft? Und was sind die Zahlungs- und Lieferbedingungen des Auftrags? Somit ist die Auftragsbestätigung ein wichtiges Zeugnis des noch in Bearbeitung befindlichen Auftrags.
Interner Beleg: Bestellung vom Kunden (BK)
Damit die Auftragsbestätigung nicht mehr geändert wird und den Status der verbindlichen Vereinbarung behält, wird diese in eine Bestellung vom Kunden gewandelt. Dabei handelt es sich um eine Art „Arbeitskopie“ für die interne Weiterbearbeitung. Auch dieser Vorgang wird gebucht. Werden nun Änderungen wie Teillieferungen vorgenommen und gespeichert, beeinflusst dies nur die BK und nicht die ursprüngliche Auftragsbestätigung.
Bei Teillieferung wird BK in Lieferschein gewandelt
Bei einer Teillieferung wird z. B. die BK in einen Lieferschein (LS) gewandelt. Dabei wird die (Teil-)Liefermenge angegeben. In der BK verbleibt nun die noch zu liefernde Menge.
Darüber hinaus liefert die „Bestellung vom Kunden“ wichtige Informationen für das Lager und den Einkauf.
Lieferschein (LS) in Rechnung (RE) wandeln
Ist die Ware in ausreichender Menge auf Lager oder wurde sie vom Lieferant geliefert, kann der Auftrag erfüllt und die Ware an den Kunden geliefert werden.
In microtech büro+ bedeutet dies, dass die „Bestellung vom Kunden“ in einen Lieferschein gewandelt wird.
Beachten Sie:
Üblicherweise wird mit dem Buchen des Lieferscheins der Lagerbestand reduziert. Es kann aber auch sein, dass die Rechnung diese Funktion auslösen muss. Ein doppeltes Abbuchen des Lagerbestandes wird durch einen bestimmten Buchungsparameter der Rechnung verhindert. Dieser prüft beim Wandeln, ob der Lagerbestand bereits gebucht wurde.
In der Standard-Konfiguration ist in den Vorgangs-Buchungsparametern (Register: Für das Buchen dieses Vorgangs) das Kennzeichen: "Lagerbestand buchen" aktiv.
Weitere Informationen zum Register: "Für das Buchen dieses Vorgangs" in den Vorgangs-Buchungsparametern:
Rechnung (RE)
Zusammen mit dem Lieferschein oder unmittelbar danach erfolgt die Erstellung der Rechnung. Hier sind die Positionen sowie Zahlungs- und Lieferbedingungen des
Auftrags nochmals aufgeführt. Dazu wird im Regelfall der Lieferschein in eine Rechnung gewandelt und durch das Drucken gebucht.
Hat der Kunde nichts zu beanstanden, ist die Rechnung der abschließende Beleg der Auftragsabwicklung. Der Standardablauf ist abgeschlossen.
Mit der Rechnung werden nun Artikel-, Adress- und Vertreter-Umsätze geschrieben sowie Einträge für die Offenen Posten und das Rechnungsausgangsjournal erzeugt. Welche Einträge mit der Rechnung übergeben werden, kann in den Buchungsparametern festgelegt werden.
Gutschrift (GS) - z. B. bei Beanstandungen
In Fällen, in denen der Kunde etwas zu beanstanden hat, weil die Ware einen Mangel oder Fehlmengen aufweist, muss der Auftrag zurückgenommen oder die Bestellung korrigiert werden.
Soll nun eine Gutschrift erstellt werden, wird dazu die bereits gebuchte Rechnung aus dem Archiv der Vorgänge erneut gewandelt (in eine Gutschrift). Alle bereits erzeugten Einträge und abgearbeiteten Buchungsparameter werden zurück gesetzt, damit die Rechnung wieder den Zustand hat, den sie vor dem Buchen eingenommen hatte.