In diesem Datenbereich erfolgt die Datenerfassung für Ihre Mitarbeiter.
Die Erfassungsmaske der STAMMDATEN - MITARBEITER beinhaltet einen einheitlichen Kopfteil mit zwei Eingabefeldern.
Mitarbeiternummer
Vor der Erfassung ist die Eingabe einer Nummer zwingend notwendig. Die Mitarbeiternummer kann 10-stellig alphanumerisch vergeben werden (Zahlen und Buchstabenkombination). Es empfiehlt sich generell eine einfache, fortlaufende Nummerierung zu wählen.
Das System überprüft, ob Ihre Eingabe eventuell bereits vorhanden ist. Da doppelte Einträge nicht zulässig sind, schlägt das Programm in diesem Fall automatisch eine andere Eingabe vor. Diese können Sie bestätigen oder ändern.
Eine Anzeige über die Anzahl der angelegten und noch anlegbaren Mitarbeiter erhalten Sie in den STAMMDATEN auf dem Register: "Mitarbeiter".
Suchbegriff
Das in der Eingabereihenfolge nächste Feld ist der Suchbegriff. Hierbei handelt es sich um ein indiziertes Feld. Das heißt, dass nach dem Inhalt des Feldes gesucht werden kann. Der Suchbegriff eignet sich hervorragend, um einen Mitarbeiter anhand eines kurzen einprägsamen Synonyms zu identifizieren. Dies kann auch ein Kürzel sein.
Beispiel:
Eine Musterfirma vergibt dreistellige Mitarbeiterkürzel. Diese richten sich nach dem ersten Buchstaben des Vornamens, sowie den zwei ersten Buchstaben des Nachnamens. Für Marco Mustermann käme so das synonym "MMU" zu Stande. Helga Sonnenschein hätte nach dieser Vorgehensweise das Kürzel "HSO". Der Suchbegriff kann aber auch nach anderen Kriterien gestaltet werden.
Beachten Sie, dass die Länge des Eingabefeldes auf 25 Zeichen begrenzt ist. Es steht der gleiche Zeichenvorrat wie für die Mitarbeiternummer zur Verfügung, d.h. auch hier können Sie alphanummerische Werte vergeben.
Der untere Teil der Maske ist durch Register unterteilt. Die einzelnen Register werden in den nachfolgenden Gliederungspunkten beschrieben.
Beachten Sie:
Wiedereintritt eines Mitarbeiters Es darf kein neuer Mitarbeiter-Stammdatensatz angelegt werden! Die bereits bestehende Personalnummer MUSS verwendet werden!
Rufen Sie den bestehenden Mitarbeiter-Stammdatensatz zum Ändern auf. Im Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" können Sie nun über die Schaltfläche: NEU eine neue Beschäftigungsvorgabe erstellen. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Anlage der Beschäftigungsvorgabe und anschließend durch die Erstellung der Abrechnungsvorgabe. Die letzte Abrechnungsvorgabe wird zur Übernahme vorgeschlagen. Die notwendigen Änderungen/Ergänzungen können vorgenommen werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Tipp!
Wurde ein Mitarbeiter-Stammdatensatz vollständig erfasst, kann aus der Stammdaten-Übersicht durch die Drag & Drop Funktion direkt in die Erfassung gewechselt werden. Dazu wird der Mitarbeiter-Datensatz im Bereich Stammdaten - Mitarbeiter markiert, die linke Maustaste gedrückt gehalten und die Maus dann auf den Bereich Erfassung geschoben. Der Bereich "Bruttolohnerfassung und Lohnkonto" öffnet sich direkt mit dem Lohnkonto des gewählten Mitarbeiters.
Ausgeschiedene Mitarbeiter ausblenden
Mitarbeiter, die im Vorjahr oder früher aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, können in folgenden Bereichen ausgeblendet werden:
- Stammdaten Mitarbeiter
- Erfassung (Bruttolohnerfassung und Lohnkonto)
- Kalendarium
In Bereich Stammdaten - Mitarbeiter kann über die Schaltfläche: WEITERE das Kennzeichen: "Nur beschäftigte Mitarbeiter ausweisen" aktiviert werden.
Ist dieses Kennzeichen aktiviert, werden nur die Mitarbeiter angezeigt, für welche im aktuellen Abrechnungsjahr eine oder mehrere Abrechnungen existieren.
Wird über die Suche ein "Nicht aktiver Mitarbeiter" in die Stammdaten übernommen, werden temporär alle Mitarbeiter angezeigt. Diese Anzeige bleibt bis zum nächsten Bereichswechsel bestehen. Kehrt man zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu den Stammdaten zurück, werden wieder nur die aktiven Mitarbeiter angezeigt.
Erfassung (Bruttolohnerfassung und Lohnkonto)
Im Bereich 'Bruttolohnerfassung und Lohnkonto' werden immer nur die aktiven Mitarbeiter angezeigt.
Sobald in der Auswahl eine Mitarbeiternummer eines inaktiven Mitarbeiters eingetragen und durch ENTER bestätigt wird, wechselt die Ansicht automatisch und in der Auswahl stehen alle Mitarbeiter zur Verfügung.
Wird über die Suche ein "Nicht aktiver Mitarbeiter" übernommen, werden temporär alle Mitarbeiter angezeigt. Diese Anzeige bleibt solange bestehen, bis eine Mitarbeiternummer eines aktiven Mitarbeiters ausgewählt bzw. eingetragen wird. Erfolgt über die drei gepunktete Schaltfläche "..."
ein Wechsel in die Stammdaten der Mitarbeiter, so kann in diesem zusätzlichen Fenster erneut die Eingrenzung "Nur beschäftigte Mitarbeiter ausweisen" getroffen werden (Schaltfläche: WEITERE).
Im Bereich des Kalendariums verhält es sich wie im Bereich "Lohnkonto".
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