Über die Automatisierungsaufgaben können Vorgänge aufgrund von Regeln gewandelt werden. In diesem Artikel möchten wir Ihnen für die Prozesssteuerung gängige Szenarien aufzeigen und wie Sie diese mit den Automatisierungsaufgaben von microtech büro+ konfigurieren.
Bisherige Konfiguration der Prozesssteuerung über Kennzeichen in der Middleware
In der Middleware konnten die gängigsten Bedingungen für das automatische Wandeln mittels Kennzeichen konfiguriert werden.
Integrierte Prozesssteuerung in microtech büro+: Bereichs-Aktionen mit Regeln und Bedingungen sowie Automatisierungsaufgaben
In der neuen integrierten Prozesssteuerung können Sie Ihre Prozesse noch individueller gestalten.
Die Anlage erfolgt nach dem folgendem Muster:
- A) Schema mit Regel(n) über Bereichs-Aktionen für Vorgänge erstellen
- B) Automatisierungsaufgabe anhand des erstellten Regel-Schemas konfigurieren
Das neue Vorgehen erlaubt es nun, das automatische Wandeln von Vorgängen direkt in büro+ abzubilden.
Vorteile des neuen Vorgehens
Der große Vorteil des neuen Lösungswegs ist es, dass Sie direkt im Programmbereich von büro+ die Einstellungen treffen und mittels Regeln diese Prozesse nun auch individueller gestalten können.
Tipp1:
Das erste Beispiel an dieser Stelle wird besonders detailliert beschrieben, die weiteren Beispiele sind analog zu diesem anzulegen. Nutzen Sie das erste Beispiel als einen Einstieg in die Funktionslogik der Bereichs-Aktionen mit Regeln, die automatisiert abgearbeitet werden können.
Tipp2:
Alle Beispiele lassen sich auch in einer Regel kombinieren!
Beispiel:
Die Anforderungen aus Beispiel 1 und Beispiel 2 werden benötigt. Hier können mehrere Bedingungen in Regel mittels Konjunktion "AND" oder Disjunktion "OR" kombiniert werden.
«Vog.ErledigtKz»=true AND «Vog.GPreisBt» <= «Vog.KdBezBet»
Leitfaden für die Nutzung der neuen integrierten Lösung in microtech büro+
In einer direkten Gegenüberstellung stellen wir Ihnen die Nutzung einer Prozesssteuerung in der neuen Lösung im Vergleich zum bisherigen Verfahren innerhalb der Middleware vor. Nutzen Sie die Skalierung im Browser oder das Scrolling im Browser, um die Tabelle zu verkleinern, zu vergrößern oder zu verschieben.
| Anforderung | Lösungsweg direkt über microtech büro+ | Bisheriger Lösungsweg in der Middleware |
|---|---|---|
Vorgang nur dann wandeln, wenn der Quell-Vorgang als erledigt gekennzeichnet ist | Beispiel: Dieses erste Beispiel zeigt die benötigten Schritte. A) Schema mit Regel über Bereichs-Aktionen für Vorgänge erstellen1. Erstellen Sie im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE über die Schaltfläche: WEITERE eine "Bereichs-Aktion"
2. Wählen Sie zunächst das Standard-Schema und übernehmen Sie in der Bereichsauswahl die Standvorgaben mit "WEITER".
3. Im Assistenten legen Sie über die rechte Maustaste - Eintrag: NEU eine neue Regel an. 4. Erfassen Sie diese und wählen Sie hierfür z. B. die Bezeichnung "Regel: Vorgang wandeln, wenn Erledigt-Kennzeichen wahr" Wählen Sie als "Bedingung (Wenn)" das Kennzeichen: "Über eine Formel definieren". Über das Formel-Symbol öffnet sich der Feldeditor. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Die Bedingung: Vorgang ist erledigt = wahr". «Vog.ErledigtKz»=true Im Bereich "Anweisungen (Dann)" öffnen Sie über die Schaltfläche: NEU das Fenster für die Regelanweisung. Als Anweisungsart wählen Sie "Vorgang" wandeln". Der Zielvorgang muss im Feld "Art" definiert werden. Die Regelanweisung ist mittels Kennzeichen: "Anweisung soll ausgeführt werden" aktiv geschaltet.
Speichern und Schließen Sie die Fenster. 5. Wählen Sie die soeben erstellte Regel aus und klicken Sie auf "WEITER".
6. Speichern Sie nun das Schema, damit dies in der Automation zur Verfügung steht.
Wählen Sie einen kurzen und prägnanten Namen für das Schema.
B) Automatisierungsaufgabe anhand des erstellten Regel-Schemas erfassen7. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Info: Alle Informationen zur Einrichtung der Automatisierungsaufgaben finden Sie in folgendem Hilfe-Bereich: Automatisierungsaufgaben in microtech büro+. Im Bereich: "Aktionen" legen Sie eine Aktion an, die ausgeführt werden soll.
Tipp: Verwenden Sie bei der Bezeichnung der Aktion und der Automatisierungsaufgabe prägnante und aussagekräftige Titel mit Wiedererkennbarkeitswert. 8. Aktivieren Sie die Aufgabe mit dem Aktiv-Kennzeichen und speichern Sie Ihre Angaben. Die Automatisierungsaufgabe ist nun erfasst und sollte auf Ihre Funktionsfähigkeit überprüft werden. Sollten Ihre Anforderungen von diesem Beispiel abweichen, können Sie natürlich Änderungen am Ablauf vornehmen. Der große Vorteil der Regeln und Automatisierungsaufgaben ist ihre Anpassbarkeit auf individuelle Situationen.
| Info: Link zu diesem Artikel: https://hilfe.microtech.de/x/DgASAw Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wanden, wenn der Quell-Vorgang als erledigt gekennzeichnet ist" zu aktivieren.
|
Nur wandeln, wenn alle Offenen Posten des Quell-Vorgangs ausgeglichen sind | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Kunde hat mindestens so viel bezahlt wie er musste - oder mehr" «Vog.GPreisBt» <= «Vog.KdBezBet»
2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an (oder ergänzen Sie eine bestehende). Für den Bereich "Vorgänge" und die Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema. Nach dem Speichern und Schließen sehen Sie die angelegte Aktion in der Hauptmaske der angelegten Automatisierungsaufgabe. Speichern Sie auch diese. | Info: Link zu diesem Artikel: https://hilfe.microtech.de/x/DgASAw Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn alle Offenen Posten des Quell-Vorgangs ausgeglichen sind" zu aktivieren.
|
Nur wandeln, wenn das Lieferdatum des Quell-Vorgangs erreicht ist | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Lieferdatum wird gegen aktuelles Datum abgeglichen" ToDate(LEFT(ToString(«Vog.LiefDat»),10))<= GetAktDate()
2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest. | Info: Link zu diesem Artikel: https://hilfe.microtech.de/x/DgASAw Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn das Lieferdatum des Quell-Vorgangs erreicht ist" zu aktivieren.
|
Nur wandeln, wenn die Adresse des Vorgangs nicht gesperrt ist | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Adresse des Vorgangs ist nicht gesperrt" ToBool(DBInfo('Adressen',«Vog.AdrNr»,'GspKz')) = false
2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest. | Info: Link zu diesem Artikel: https://hilfe.microtech.de/x/DgASAw Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn die Adresse des Vorgangs nicht gesperrt ist" zu aktivieren.
|
Nur wandeln, wenn der Versand-Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist (Möchten Sie zusätzlich noch eine E-Mail versenden, wenn der Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist, beachten Sie bitte auch das untenstehende Beispiel) | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. Beachten Sie: Für dieses Beispiel wird eine Bedingung erstellt, die über eine verzweigte Formel definiert ist. Aktivieren Sie deshalb das entsprechende Kennzeichen und geben Sie in der Regelanweisung den Vergleichswert "Ja" an, da die aus der Software generierte Textausgabe "Ja", den Status des Erledigt-Kennzeichens anzeigt und über diese Regel abgefangen werden soll (siehe auch untenstehenden Screenshot).
Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Es wird auf einen erledigten Versanddatensatz in der Übersicht geprüft. Falls dort keiner gefunden wird, erfolgt die Prüfung im Versandartendatensatzarchiv". $Cond('$DBInfo(Versand,IX;BelegNr;1,«Vog.BelegNr»,ErledigtKz)'
<>
'Keine Eintragung...',$DBInfo(Versand,IX;BelegNr;1,«Vog.BelegNr»,ErledigtKz),
$DBInfo(VersandArchiv,IX;BelegNr;1,«Vog.BelegNr»,ErledigtKz))
Beachten Sie: Die obenstehende Formel beschreibt das Vorgehen im Zusammenhang mit der Verwendung der Versand-Etiketten: https://hilfe.microtech.de/x/AQBBCQ 2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest. | Info: Link zu diesem Artikel: https://hilfe.microtech.de/x/DgASAw Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn der Versand-Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist" zu aktivieren.
|
Zusätzlich: Verschicke dann die Infos zum Versandstatus, wenn der Versand-Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist (Erweiterung zum obenstehenden Beispiel) | Soll zusätzlich noch eine E-Mail versandt werden, wenn der Versand-Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist, erweitern Sie das obenstehende Beispiel um eine zusätzliche Anweisung in den Bereichs-Aktionen:
Im Anschluss ist dieser erweiterte Regelanweisungs-Datensatz über die Automatisierungsaufgaben anzulegen, sofern noch nicht geschehen.
Zuvor sollten Sie das zu verwendende Layout (z. B. Lieferschein als E-Mail) überprüfen und ggf. anpassen. Wechseln Sie in den Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE und bearbeiten Sie die Ausgabe:
Beachten Sie: Entfernen Sie im zu automatisierenden Layout alle aktiven Pinn-Nadeln, da diese sonst in eine Abfrage laufen.
| Konfiguration des Zeitplans in der MiddlewareInfo: Link zu diesem Artikel: https://hilfe.microtech.de/x/DAASAw Um E-Mails mit der Middleware automatisch versenden zu lassen, klicken Sie auf Prozesssteuerung > Synchronisationen > Neue Synchronisation erstellen. Geben Sie der Synchronisation einen Namen, beispielsweise "Mailversand" und klicken Sie rechts neben dem Namen auf das rote Kästchen, um den Synchronisationsplan zu aktivieren. Wählen Sie nun bei Intervall in welchen Abständen die Synchronisation durchgeführt werden soll und unter Tag für welche Tage dies gilt. Wählen Sie zum Schluss noch, welcher der drei möglichen Prozesse bei der Synchronisation durchgeführt werden sollen. In diesem Fall handelt es sich um den Prozess Automatischen E-Mail-Versand starten. Mit einem Klick auf Speichern schließen Sie die Konfiguration ab. Unter Prozesssteuerung > Überwachung und Steuerung wird Ihnen die eben angelegte Synchronisation im Bereiche Zeitpläne angezeigt.
Konfiguration in büro+In büro+ müssen in der Benutzerverwaltung (Datei > Benutzer > Benutzer verwalten) bei jenem Benutzer, über die Middleware die Verbindung zu büro+ herstellt, in den Firmenvorgaben die E-Mail-Felder gepflegt sein. Für diesen Nutzer ist auf dem Server, auf dem die Middleware installiert ist, eine SMTP-E-Mail-Anbindung zu konfigurieren (MAPI wird nicht unterstützt): Beachten Sie: Ab der Middleware-Version: 5.11.424 erfolgt die Konfiguration nicht mehr im Benutzer, sondern wird über die "SMTP-Anbindung mit Vorgabe-E-Mailadresse" eingestellt. Wenn die SMTP E-Mail Anbindung erstellt worden ist, dann muss diese noch als aktive Anbindung (unter DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - SYSTEM - Anbindungen - E-Mail Anbindung - Aktive Anbindung) ohne RD (Remote-Zugriff) auf dem Server / Computer, wo die Middleware läuft in der Warenwirtschaft hinterlegt werden.
Nachdem ein manueller Test des E-Mail-Versands dieser Vorlage erfolgreich war, müssen in den Eigenschaften der E-Mail-Vorlage alle Optionen deaktiviert werden, die eine interaktive Rückfrage hervorrufen würden, da diese beim automatisierten Versand nicht verarbeitet werden können. |
| Nur wandeln, wenn Anschriften unterschiedlich sind | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Überprüfe, ob einer der folgenden Werte unterschiedlich ist:
«Vog.Re.Na1» <> «Vog.Li.Na1» OR «Vog.Re.Na2» <> «Vog.Li.Na2» OR «Vog.Re.Na3» <> «Vog.Li.Na3» OR «Vog.Re.Str» <> «Vog.Li.Str» OR «Vog.Re.Land» <> «Vog.Li.Land» OR «Vog.Re.PLZ» <> «Vog.Li.PLZ» Mit dieser Beispiel-Formel wird geprüft, dass die Nummer der Anschrift der Liefer- und Rechnungsadresse unterschiedlich ist sowie zusätzlich weitere Felder wie:
2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest. | Info: Link zu diesem Artikel: https://hilfe.microtech.de/x/DgASAw Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Liefer- und Rechnungsanschrift vergleichen" zu aktivieren mit der Option: "Nur wandeln, wenn Anschriften unterschiedlich sind".
|
| Nur wandeln, wenn Anschriften identisch sind | Beispiel: 1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema. Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet: "Überprüfe, ob ALLE der folgenden Werte gleich sind:
«Vog.Re.Na1» = «Vog.Li.Na1» AND «Vog.Re.Na2» = «Vog.Li.Na2» AND «Vog.Re.Na3» = «Vog.Li.Na3» AND «Vog.Re.Str» = «Vog.Li.Str» AND «Vog.Re.Land» = «Vog.Li.Land» AND «Vog.Re.PLZ» = «Vog.Li.PLZ» 2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest. | Info: Link zu diesem Artikel: https://hilfe.microtech.de/x/DgASAw Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert. im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.
Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet. Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Liefer- und Rechnungsanschrift vergleichen" zu aktivieren mit der Option: "Nur wandeln, wenn Anschriften identisch sind".
|
