Die Automatisierungsaufgaben werden ganz klassisch per Maske erfasst: Erstellen Sie im Register "Automatisierungsaufgaben" mittels der Schaltfläche "NEU" eine entsprechende Aufgabe. Es öffnet sich das Fenster mit den benötigten Angaben.
Registerübergreifende Felder (Kopfbereich der Maske)
Id (Automatisierungsaufgabe)
Dieses Feld wird (nach dem Speichern) automatisch vom System vergeben und kann nicht manuell bearbeitet werden.
Bezeichnung
An dieser Stelle vergeben Sie einen Namen für die Automatisierungsaufgabe.
Suchbegriff
Wählen Sie einen prägnanten sowie schlüssigen Suchbegriff.
Automatisierungs-Dienst
An dieser Stelle wählen Sie den zuvor installierten Automatisierungs-Dienst. Innerhalb des Auswahlfeldes finden Sie die verfügbaren Automatisierungs-Dienste. Sollte hier kein Wert auszuwählen sein, prüfen Sie bitte ob ein Automatisierungs-Dienst für diesen Mandanten installiert und gestartet wurde.
Kennzeichen: Aktiv
Legt fest, ob die Automatisierungsaufgabe ausgeführt werden soll. Wird das Kennzeichen deaktiviert, ruht die Automatisierungsaufgabe. Erst durch die Reaktivierung des Kennzeichens wird diese wieder fortgesetzt.
Register: Einstellungen
An dieser Stelle tragen Sie die für die Automatisierung relevanten Auslöser, Zeiträume und Aktionen ein.
Trigger (Auslöser der Automatisierung)
Automatisierungsaufgabe starten
- Kontinuierlich: Für die Aufgabe ist kein Ende definiert. Sie wird fortwährend ausgeführt.
- Täglich: Die Aufgabe wird einmal oder mehrmals täglich zu bestimmten Uhrzeiten durchgeführt.
- Wöchentlich: Geben Sie hier die Tage und dazugehörige Uhrzeiten an, zu denen die Aufgabe ausgeführt werden soll.
- Monatlich: An jedem x.ten Tag eines x.ten Monats
- Manuell: Hier wird auf die Automatisierung verzichtet, der Prozess muss manuell angestoßen werden.
Pausezeit (ist bei kontinuierlicher Ausführung zu vergeben)
Wird in Sekunden, Minuten und Stunden vergeben und beschreibt das Intervall, indem eine kontinuierlich ausgeführte Aufgabe stattfinden soll.
Maximale Ausführungzeit
Beschreibt, wie lange eine Automatisierungsaufgabe maximal ausgeführt werden soll.
Uhrzeiten für Ausführung (Komma separiert)
Für täglich oder wöchentlich sich wiederholende Automatisierungsereignisse können hier eine feste Zeit oder mehrere feste Zeitpunkte eingegeben werden. Diese sind durch Kommata zu trennen.
Auswahl bei monatlicher Ausführung
Es kann gewählt werden zwischen:
- An einem festgelegten Kalendertag jedes x-ten Monats, z. B.: Am 15. Tag jedes 1. Monats.*
- Am ersten/zweiten/dritten/vierten/letzten Wochentag jedes x-ten Monats, z. B.: Am letzten Freitag jedes 1. Monats / am zweiten Dienstag jedes 1. Monats, etc.
Info:
- * In Fällen, bei denen der 31. als monatlicher Termin angegeben ist, wird die Routine vorgezogen, sofern der Monat z. B. nur 30 Tage besitzt. Die gleiche Routine existiert auch für Termine, die auf den 30. oder 29. des Monats fallen. Ist dies der Fall, erscheint eine Meldung, dass die Ausführung wegen des kürzeren Monats vorgezogen werden muss.
- In der Auswahl ist es auch möglich, eine Aufgabe z. B. nur alle 4 Jahre durchführen zu lassen (durch die Einstellung: (...) jedes 48. Monats. Einstellungen größer als 48 Monate führen allerdings zu einer Sperrung, da die Berechnungsroutine keine Werte über solch große Zeiträume annimmt.
Aktionen
Im Feld Aktionen können Sie verschiedenartige Aufgaben erfassen, hier lassen sich etwa Assistenten-Schemen oder auch Exporte nutzen.
Info:
Aktionen-Datensatz neu erfassen
Innerhalb des Aktionen-Datensatzes können die automatisch auszuführenden Aktionen eingetragen werden. Durch einen Doppelklick in die Tabelle "Aktionen" oder den Druck auf die Schaltfläche "Neu" öffnet sich die Maske für die Erfassung eines neuen Aktion-Datensatzes:
Kopfbereich der Maske
Art
Es stehen als Art zur Verfügung:
- Assistenten-Schemen
- Export (Export-Dateiname kann auch über Formel vergeben werden)
- Import
- Status E-Mail versenden (Automatisierungsaufgaben)
Die Assistenten-Schemen, Importe und Exporte sowie Druck-Laypouts sind Ihnen bereits aus anderen Bereichen der Software bekannt und werden durch die Automatisierungsaufgaben zu planbaren Routine-Aufgaben.
Register: Aktion
Bereich: Ausführungsbedingung
Ausführen:
- Immer
- Wenn Aktion zuvor ausgeführt wurde
- Wenn Daten verarbeitet wurden
- Wenn Protokoll-Datensatz eingestellt wurde
- Wenn Protokoll-Datensatz mit mind. 2 Zeilen eingestellt wurde
- Wenn Warnungen vorliegen
- Wenn Fehler vorliegen
Bereich: Assistenten-Schemen
Bereich:
Je nach Auswahl werden hier als Überschrift z. B.: "Assistenten-Schemen", "Export", "Import" oder "Interne E-Mail senden" angezeigt
Wählen Sie hier aus den verschiedenen Assistenten-Schemen und Layouts für Druckaufgaben, Importe und Exporte, welche im Programm verfügbar sind oder von Ihnen angelegt wurden. Bei Exporten / Importen muss jeweils noch ein passendes Verzeichnis bzw. eine passende Datei angeben werden. Bei Auswahl der Art: STATUS E-MAIL SENDEN kann hier eine Mail-Adresse vergeben werden.
Funktion:
Über das Auswahlfeld: „Funktion“ können die zur gewählten Tabelle angeschlossenen Assistenten auswählen, z. B. die "Bereichs-Aktionen".
Optionen: Maximale Ausführungszeit (Sekunden/Minuten/Stunden)
Legen Sie hier fest, wie lange eine Automatisierungs-Aufgabe maximal ausgeführt werden soll. Beachten Sie, dass jede zusätzliche Aufgabe, die von der Software ausgeführt werden soll, entsprechend auch Ressourcen an Rechenleistung an sich bindet.
Nachdem Sie einen Aktionsdatensatz oder auch mehrere erfasst haben, werden diese in der Tabelle "Aktionen" abgelegt.
Priorität
An dieser Stelle vergeben Sie eine Priorität für die jeweilige Automatisierungs-Aufgabe:
Die Einordnung erfolgt zwischen folgenden Werten:
- 0 = hohe Priorität
- 5 = normale Priorität
- 9 = niedrige Priorität
Insgesamt stehen somit zehn mögliche Prioritätswerte für die Aufgaben zur Verfügung. Die Rangfolge Ihrer Aufgaben kann mit dieser Methode klar eingeteilt werden. Das ist z. B. dann von Vorteil, wenn bestimmte Aufgaben eine hohe Wichtigkeit besitzen.
Optionen
An dieser Stelle stehen Ihnen folgende Kennzeichen zur Verfügung:
- Vollständige Protokollierung (auch bei keiner Aktionsausführung)
- Performance auswerten (über Ereignis-Protokoll)
Register: Memo, Gesperrt, Info
- In dem Register "Memo" lassen sich Texte abspeichern.
- Das Register: "Gesperrt" hält Sperrvermerke bereit. An dieser Stelle können Sperrvermerke aufgehoben bzw. durchgeführt werden.
- Das Register: "Info" hält Datensatz-Informationen zum Erstellungsdatum sowie Änderungsdatum bereit und zeigt den Nutzernamen an, der die Änderung bewirkt hat.
Beachten Sie:
Automatische Sperrung einer Automatisierungsaufgabe
Sollte eine automatisierte Aufgabe nicht durchführbar sein, erfolgt eine Sperrung der Automatisierungsaufgabe.
Im Sperrvermerk des Fensters: "Automatisierungsaufgabe ändern" können Sie auf dem Register: GESPERRT einsehen, welche Sachverhalte zu dieser Sperrung geführt haben.
Dies kann ein automatisch generierter Text sein, z. B.: "Es wurde kein Dateiname angegeben".
Nachdem Sie die Angaben korrigiert haben, entfernen Sie im Register: GESPERRT unter dem Eintrag: SPERRVERMERK das Kennzeichen wieder.
Manuelle Sperrung einer Automatisierungsaufgabe
Auch bei einer manuell durchgeführten Sperrung einer Automations-Aufgabe bietet es sich ebenfalls an, eine Information über den Grund der Sperrung zu hinterlegen, z. B.: "Produktion von Schokolade wurde am Standort 1 für den Zeitraum 01.04. bis 01.08. ausgesetzt, deshalb erfolgt vorläufig kein Monitoring mehr über die verfügbaren Ressourcen".
Tipp!
Blenden Sie sich im Register "Automatisierungsaufgaben" über die Schaltfläche "Details" die Informationen zu "Gesperrt" ein.
An dieser Stelle bekommen Sie Information zum Status einer Sperrung und können von dort aus auch Sperrungen aktivieren bzw. deaktivieren.
