Freie Datenbank-Tabellen

Allgemeines

Mit der Erweiterung "Freie Datenbank-Tabellen" haben Sie die Möglichkeit eigene Datenbank-Tabellen zu definieren. Dabei können Verknüpfungen zu bestehenden Tabellen hergestellt und diese neuen Tabellen bearbeitet, angepasst und verändert werden. Die Erstellung entsprechender Eingabemasken ist ebenfalls möglich. Zahlreiche individuelle Abläufe wie Inventarlisten, Artikelnachschlagewerke, Plan-Ist-Vergleich uvm. lassen sich durch einfache Konfiguration innerhalb von ERP-complete abbilden.

Konfiguration und Zugriff

Für die Nutzung der Freien Datenbank-Tabellen erhalten Sie einen entsprechenden Aktivierungsschlüssel. Damit stehen Ihnen alle administrativen Möglichkeiten zur Vorbereitung und Einrichtung der Tabellen zur Verfügung. Die Einrichtung und Konfiguration der Freien Datenbank-Tabellen erfolgt im Datenbank Manger. Alle Tabellen und Eingabemasken sind frei definierbar und anpassbar.

Einsatz der Tabellen

Der Zugriff auf die Daten erfolgt über Import/Export. Die Übertragung in das Produktivsystem erfolgt mittels Paketmanager.

microtech - Infoblatt - ERP-complete Thema: Freie Datenbank-Tabellen

Ausgangssituation und gewünschtes Ergebnis

Beispiel:

Die Firma xy verkauft Ersatzteile, z.B. einen Ölfilter. Dieser Ölfilter passt in verschiedene Motorräder mit unterschiedlichem Baujahr. Mit den "Freien Datenbank-Tabellen" kann, dank der Verknüpfung zur Tabelle "Artikel", ein Nachschlagwerk erstellt werden. Dieses zeigt zusätzlich zu den allgemeinen Artikelinformationen an, in welchen Motorrädern der Artikel verwendet werden kann. Die Informationen der "Freien Datenbank-Tabellen" lassen sich in einer Detail-Ansicht im Bereich: STAMMDATEN - ARTIKEL einblenden.

Gewünschte Detail-Ansicht

Vorbereitung der Tabelle

Aufbau der Bezeichnung am Beispiel "Freie Datenbank-Tabellen (1)"

Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DBMANAGER finden Sie die Freien Datenbank-Tabellen unter "Mandantenspezifische Datendateien [MandNT_FREIETABELLEN]"

Der Datenbankname (Bezeichnung) "Freie Datenbank-Tabellen (1) - Motorräder" setzt sich grundsätzlich aus nachfolgend beschriebenen Teilen zusammen:

Teil 1: Freie Datenbank-Tabellen (1)

• Dieser Teil der "Bezeichnung" kann im DB-Manager nicht verändert werden.
• Die Ziffer 1 gibt die ID der Freien Datenbank-Tabellen an und ist fest vorgegeben (es gibt 1 bis 50 Bereiche).
• Der Dateiname für diese Tabelle lautet: "FreieTabelle001.MBD"

Teil 2: - Motorräder

• Der letzte Teil der Bezeichnung (z.B. Motorräder) kann frei vergeben werden.

Einrichtung im DB Manager

Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DBMANAGER finden Sie die "Freie Datenbank-Tabellen" unter "Mandantenspezifische Datendateien". Mit der Schaltfläche: ÄNDERN können Sie die Einstellungen der Freien Datenbank-Tabelle anpassen.

Register: "Einstellungen"

Symbol und Bezeichnung

Wählen Sie ein passendes Symbol aus. In der "Tabellen-Bezeichnung" tragen Sie den Namen der Tabelle ein, der den zukünftigen Bereich beschreiben soll. In unserem Fall "Motorräder". Die "Datensatz-Bezeichnung“ wird automatisch erzeugt: "Motorräder-Datensatz".

Verfügbarkeit (unter Verwalten)

Wählen Sie in diesem Feld, in welchen Bereichen die "Freie Datenbank-Tabelle" zur Verfügung stehen soll.

In unserem Beispiel sind das:

• Archiv Vorgänge
• Artikel
• Lager
• Vorgänge

Kennzeichen

Mit diesen Kennzeichen legen Sie fest, welche Informationen in der Tabelle angezeigt werden sollen.

Sie können folgende Optionen wählen:

• Unterstützung für Änderungsinfo
• Suchbegriff bereitstellen
• Gesperrt-Felder bereitstellen
• Memo bereitstellen

• Info bereitstellen

• Unterstützung für Suche und Sortierung nach "Letzte Datensatzänderung"

Register: "Felder"

Im Register: "Felder“ können eigene Selektionsfelder für die Datenbanktabelle definiert werden. Den Feldnamen können Sie selbst frei festlegen. Beachten Sie dabei, dass Sie einen eindeutigen Namen verwenden, da dieser in allen Bereichen verwendet wird. ("Sel1" wird beispielsweise nicht eingetragen, da es im Druck zu Überschneidungen führen kann.)

Felddefinition

In diesem Bereich legen Sie "Feldart", "Feldgröße" und "Feldeingabekennzeichen" fest.

Feldeingabekennzeichen

Freie Datenbank-Tabellen bieten die Möglichkeit auf Tabellen zu referenzieren. Hier legen Sie fest, welches Feld zur Verknüpfung herangezogen wird. Zur Verfügung stehen folgende Felder:

• Artikelnummer
• Adressnummer
• Vertreternummer
• Kontonummer (aus Kontenplan)
• Anlagennummer
• Mitarbeiternummer
• Belegnummer (Vorgangsnummer)
• Projektnummer
• Kontonummer (aus Kontenplan)
• Kostenstellennummer
• Feldbezeichnungen aus jeder Freien Datenbank-Tabelle

Bei Auswahl eines Feldes mit Datenbank-Anschluss wird automatisch ein weiteres Infofeld generiert. In diesem Beispiel handelt es sich dabei um das Feld "Artikelnummer (Info)". Dieses Infofeld kann in der Tabellenansicht angezeigt werden. Für unser Beispiel verwenden wir die Feldart "String" und das Feldeingabekennzeichen "Artikelnummer".

Optionen zur Details-Bereitstellung

Den Datensatz unter "Akt.Artikelnummer" in den Details (Abschnitt "Eigene") bei dieser Tabelle bereitstellen

In der neuen Freien Datenbank-Tabelle (z.B. Motorräder) können die dazugehörenden Artikel als Detail-Ansicht angezeigt werden.

Bei Artikel die "Motorräder für Artikelnummer" in den Details (Abschnitt "Eigene") bereitstellen

Bei Aktivierung dieser Option wird die neue Tabelle unter Stammdaten - Artikel als Detail-Ansicht angeboten.

Register: "Sortierungen"

Das Register: "Sortierungen" kann analog zu "Freie- / Selektionssortierungen" verwendet werden.

Indexfelder/Sortierungsfelder

Für unser Beispiel verwenden wir den Feldnamen "Artikelnummer [Artikel]".

Kennzeichen

Aktivieren Sie die Bereiche "Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen" und "Die Sortierung in den Details mit Sortierungsunterstützung bereitstellen".

Einrichtung im Programm

Wechseln Sie in den Bereich, für welchen die Freien Datenbank-Tabellen eingerichtet wurden. In unserem Beispiel unter VERKAUF – STAMMDATEN – ARTIKEL. Durch die vorherige Einrichtung erreichen Sie über die Schaltfläche: VERWALTEN die Freien Datenbank-Tabellen. Es wird ein eigenes Register eingeblendet. Für unser Beispiel das Register: "Motorräder".

Des Weiteren kann über die Schaltfläche: DETAILS die "Freie Datenbank-Tabelle" eingeblendet werden.

In der angelegten Freien Datenbank-Tabelle können Sie unter anderem:

• Eingabemasken konfigurieren
• Tabellenansichten gestalten
• Drucke sowie Importe/Exporte gestalten und
• Filter definieren

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, unter PARAMETER – FREIE TABELLEN – REGELN FÜR

…. Regeln für diesen Bereich zu gestalten.

Folgende Auswertungspositionen stehen Ihnen hierzu zur Verfügung:

• Während der Erfassung
• Während der Neu-Erfassung
• Vor dem Neuanlegen (über das Erfassungsformular)
• Vor dem Speichern (nach einer Neuanlage, Änderung oder einem Import)
• Vor dem Speichern nach einer Neuanlage oder Änderung (über das Erfassungsformular)
• Nach dem Neuanlegen (über das Erfassungsformular)
• Nach dem Ändern (über das Erfassungsformular)
• Nach dem Löschen (über das Bearbeitungsformular)
• Farbdarstellung innerhalb einer Übersicht
• Quickinfo
• Suchen und Ersetzen
• Für das Klicken auf ein Feld innerhalb der Übersicht (Hyperlink-Unterstützung)
• Zur Aufbereitung von Internet-Links für die Details Internetverweise
• Für das Vorbelegen von Kalender-Datensätzen
• Berechtigungsprüfung innerhalb des Erfassungsformulars (vor Erfassung bzw. Änderung)
• Zum Prüfen eines Datensatzes im Prüflauf

Weitere Informationen zur Erstellung von Importen/Exporten und/oder Regeln entnehmen Sie bitte der Programmhilfe.

Freie Datenbank-Tabellen übertragen

Nach der Einrichtung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einstellungen, welche Sie für Ihre Freien Datenbank-Tabellen getroffen haben, mit Hilfe des Paket Manager zu speichern und zu übertragen. (Die Bedienung des Paket Managers entnehmen Sie bitte der Programm-Hilfe.)

Einstellungen der Tabelle in ein Paket einfügen

Mit dieser Auswahl wird nur die vorbereitete Tabelle - ohne Daten - in das Paket übernommen.

Zugehörige Daten der Tabelle in ein Paket einfügen

Mit dieser Auswahl wird die Tabelle inklusive aller Daten in das Paket übernommen.

Freie Datenbank-Tabellen buchen

Einsatzmöglichkeiten und Beispiele

"Eigene" History-Auswertungen

Sie möchten einfacher, übersichtlicher und schneller die gewünschten Daten und Auswertungen angezeigt bekommen? Definieren Sie selbst, welche Werte und Daten in Ihrer individuellen "History" dargestellt werden.

Vertreter - Jahresvereinbarung - Umsatz-Ziele

Sie haben mit Ihren Vertretern Jahresvereinbarungen hinsichtlich des Umsatzes abgeschlossen? Nun möchten Sie neben der Auswertung nach erreichtem Gesamtumsatz auch übersichtlich und schnell den Umsatz pro Marke und den Umsatz einer Produktgruppe ablesen können? Sowohl tabellarisch als auch als graphische Darstellung ist dies möglich.

Prognosen

Mit dem Buchen im Rahmen der Freien Datenbank-Tabellen haben Sie noch mehr Möglichkeiten, Prognosen auf die Anforderungen in Ihrem Unternehmen abzustimmen und eine fundierte Basis für Ihre Entscheidungen zu bilden. So können Sie z.B. für Kunden nach Produkten und Marken eruieren, welche Angebote ein Kunde erhält - individuell und maßgeschneidert.

Allgemeines und Voraussetzungen

Allgemeines

Durch den Einsatz der "Freien Datenbank-Tabellen" wurden bereits individuelle Verknüpfungen der unterschiedlichen Datenbereiche geschaffen. Darüber hinaus ist es möglich, auf das Unternehmen und auf die individuellen Gegebenheiten angepasste Auswertungen zu generieren. Ein umfassendes Regelwerk ermöglicht es, die individuellen Wünsche und Bedürfnisse für Auswertungen zu berücksichtigen.

Voraussetzungen

• Freie Datenbank-Tabellen wurden definiert, eingerichtet und freigeschaltet.
• Die benötigten Selektionsfelder und ggf. Sortierungen wurden angelegt.
• Die verwendeten Artikel sind umsatzfähig, d.h. das Kennzeichen "umsatzfähig" unter STAMMDATEN - ARTIKEL ist gesetzt.

Zusätzliche Einstellungen für "Freie Datenbank-Tabellen"

• Festlegung der gewünschten Regeln (siehe Kapitel "Regeln für Freie Datenbank-Tabellen")
• Aktivierung der Kennzeichen in den Parametern, damit Regeln (für Freie Datenbank-Tabellen) beim Buchen eines Vorgangs berücksichtigt werden. (siehe Kapitel "Einstellungen in den Parametern und im DB Manager")

Sonstige Erweiterungen

Erweiterung für das Wandeln von Vorgängen

Für das Wandeln stehen folgende Kennzeichen zusätzlich zur Verfügung:

• "Regeln von freien Datenbank-Tabellen für das Buchen / Stornieren abarbeiten" zurücksetzen, wenn gebucht
• "Regeln von freien Datenbank-Tabellen für das Buchen / Stornieren über Positionen abarbeiten" zurücksetzen, wenn gebucht

Erweiterungen für Selektionsfelder

Warengruppennummer über Selektionsfeld zuordnen

In einem Selektionsfeld kann nun auch die Warengruppennummer herangezogen werden. Dadurch können einem Artikel weitere Warengruppen zugeordnet werden, welche beim Buchen eines Vorgangs in einer Freien Datenbank-Tabelle entsprechend berücksichtigt werden können.

Abweichende Sortierung

In den Selektionsfeldern kann für Feldeingabekennzeichen mit Tabellenanschluss eine abweichende Sortierung hinterlegt werden. Dadurch ist es z.B. möglich, bei Adressnummer nur Nummern von Adressen mit dem Status "Kunde" in der Auswahl zu erhalten. Dafür muss in den Adressen eine neue Sortierung mit den gleichen Feldern wie in der Vorgabe für Nummer erstellt werden. Über den Sortierungsfilter kann dann die Eingrenzung angegeben werden.

Tipps und allgemeine Hinweise

Allgemeine Hinweise:

1. Die Daten werden grundsätzlich ohne eine Änderung des Vorzeichens (z. B. beim Stornieren, bei einer Gutschrift, etc.) übergeben. Entsprechend der Vorgangsart bzw. auf Grundlage des Feldes "Vorgang wurde gebucht" [Vog.GebuchtKz] können die Vorzeichen vorgegeben werden. Wenn z.B. Vog.GebuchtKz "Wahr" ist, wird der Vorgang gebucht, ansonsten storniert.

2. Beim Buchen / Stornieren über Positionen werden Abrechnungspositionen übergeben - keine Alternativen, keine Rückstandspositionen, etc.

3. Bei der Feldauswahl stehen zusätzlich Variablen zur Verfügung, die sowohl bei Stornierung als auch beim Buchen von Belegen der Vorgangsgruppe Gutschrift / Gutschrift Lieferant automatisch negiert werden:

• Ums.Mge: Menge bezogen auf die Positions-Einheit (bei Belegen immer 1 / -1)
• Ums.BuchMge: Menge, die als Buchungsmenge im Lager beachtet wird (bei Belegen immer 1 / -1)
• Ums.UmsEkRoh: Roherlös in Leitwährung 1 (netto)
• Ums.UmsNetto: Netto-Umsatz in Leitwährung 1 (netto)
• Ums.Gew: Gewichts-Umsatz laut Artikelgewicht (in Parameter - Artikel)
  
  

4. "Suchsortierung für das Finden von existierenden Datensätzen":

Wenn eine Suchsortierung für das Buchen / Stornieren mit der BelegNr beginnt, so werden auch die Belegnummern der zuvor gebuchten Vorgangsarten geprüft. Die Ermittlung der Belegnummern erfolgt über das Vorgangsprotokoll. Das Gleiche gilt auch für das Buchen / Stornieren von Positionen. In diesem Falle muss die Suchsortierung BelegNr und BelegPosNr enthalten.