Mit der Funktion "Automatisierungsaufgaben" steht Ihnen innerhalb der Software ein umfangreiches Automatisierungswerkzeug zur Verfügung.
Mit diesem lassen sich regelmäßige Aufgaben automatisiert und zu von Ihnen festgelegten Zeiten wiederholt ausführen. Hierzu gehören zum Beispiel:
- Prüfläufe (anhand der Assistenten-Schemen)
- Exporte
- Importe
- Drucke
- Status E-Mail senden
Die Funktion der Automatisierungsaufgaben greift auf die bewährten Funktionen von microtech büro+ zurück, sodass Sie sich schnell in diese Funktion einfinden werden. Vor der Nutzung der Funktion müssen Sie die folgenden Schritte durchführen:
Einblenden der Funktion in der Software
Die Funktion blenden Sie über den Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - WEITERE BEREICHE - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN UND DIENSTE ein.
Über den Aufruf des Eintrags öffnet sich das neue Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN.
Dieses befindet sich im Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN und DIENSTE.
Beim Erstaufruf erscheint zunächst eine leere Tabellenansicht.
Automatisierungs-Dienst neu anlegen und starten
Um die Funktionalität nutzen zu können, drücken Sie im Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN auf die Schaltfläche: VERWALTEN und wählen den Eintrag: AUTOMATISIERUNGS-DIENSTE.
Beachten Sie:
- Für jeden Automatisierungs-Dienst wird jeweils eine Anwenderlizenz der Software benötigt. Die Anwenderlizenz wird ab dem Zeitpunkt der Dienstanmeldung am Server belegt. Ein Dienst der bewusst deaktiviert oder anderweitig gestoppt wurde benötigt keine Anwenderlizenz der Software für den Zeitraum der Deaktivierung.
- Über einen Dienst können auch mehrere Aufgaben abgearbeitet werden. Sollen mehrere Ressourcen-hungrige Aufgaben automatisiert ausgeführt werden, ist es allerdings ratsam diese Aufgaben auf mehrere Dienste oder Arbeitsstationen zu verteilen.
Sie befinden sich daraufhin in dem neu geöffneten Fenster: AUTOMATISIERUNGS-DIENSTE.
Tipp!
Beachten Sie bitte, dass bei den Begriffen zwischen Automatisierung-Dienst (Software) und Windows-Dienst (Betriebssystem) unterschieden wird!
Dies ist auch hilfreich für das Verständnis, wie diese Systeme untereinander zusammenarbeiten.
Es wird unterschieden zwischen:
- Automatisierungs-Dienst: beschreibt den in microtech büro+ angelegten Dienst, der die einzelnen Aufgaben in der Software selbst ausführt.
- Ein Windows-Dienst: ist ein Programm innerhalb des Betriebssystem, das als spezialisierter Dienst im Hintergrund von Windows läuft. Dieser Dienst stellt Funktionalitäten des Betriebssystems anderen Programmen zur Verfügung.
Anlegen eines Automatisierungs-Dienstes
Hier gibt es zwei Optionen.
a) Automatische Installation des zugehörigen Windows-Dienstes
Um die Automatisierungsaufgaben und Dienste nutzen zu können, muss zuvor der entsprechende Windows-Dienst installiert und gestartet sein. Bei einer manuellen Anlage des Automatisierungs-Dienstes wird nach dem Klicken auf "Speichern und Schließen" der dazugehörige Windows-Dienst automatisch installiert, sofern dieser noch nicht zuvor installiert wurde.
Nach der Anlage des Automatisierungs-Dienstes in der Software, überprüft diese, ob der benötigte Windows-Dienst bereits installiert wurde. Sollte das nicht der Fall sein, erscheint nun die Abfrage: Möchten Sie einen Windows-Dienst auf dem Computer "COMPUTERNAME" installieren? Bestätigen Sie die Abfrage mit "JA", damit der zugehörige Windows-Dienst auf Ihrem Computer installiert wird.
Beachten Sie:
Beim Löschen des Automatisierungs-Dienstes wird keine automatische Routine zum Löschen des Windows-Dienstes angeboten, da ggf. noch andere Automatisierungs-Dienste auf diesen Windows-Dienst zugreifen. Zum Löschen des Windows-Dienstes rufen Sie bitte den Assistenten auf.
b) Installation des zugehörigen Windows-Dienstes über den Einrichtungsassistenten
Möchten Sie die Installation des Windows-Dienstes manuell durchführen, können Sie dies über einen Einrichtungsassistenten bewerkstelligen.
Im Register: AUTOMATISIERUNGS-DIENSTE wählen Sie hierzu Registerkarte: START - WEITERE - EINRICHTUNGSASSISTENT.
In einem der darauffolgenden Dialoge wird Ihnen angezeigt, welche der beiden Optionen Sie ausführen können:
- Installiere Windows Dienst
- deinstalliere Windows Dienst
Sollte der Dienst noch nicht installiert sein, wird Ihnen entsprechend die Installation angeboten. Der Assistent fasst zum Schluss noch einmal alle Änderungen zusammen.
Beachten Sie:
Sollte der Windows-Dienst bereits installiert sein, bietet Ihnen der Installationsassistent ggf. die Deinstallation des Windows Dienstes an. Der installierte Windows-Dienst ist die Grundvoraussetzung dafür, dass in der Software Automatisierungs-Dienste angelegt werden können.
Der Windows-Dienst sollte nur dann deinstalliert werden, wenn keine Automatisierungsdienste mehr auf diesen zugreifen.
Es wird unterschieden zwischen:
- Windows Dienst auf Ebene des Betriebssystem Windows
- Automatisierungs-Dienst innerhalb der Software microtech büro+ (der Automatisierung-Dienst arbeitet innerhalb der Software und benötigt den Windows-Dienst)
Anlage eines Automatisierungs-Dienstes in microtech büro+
Legen Sie bitte zunächst im Register: "Automatisierungs-Dienste" über die Schaltfläche: NEU einen Automatisierungs-Dienst an.
Es öffnet sich eine Erfassungsmaske, mit der Sie den Automatisierungs-Dienst benennen und vorbereiten.
Kopfbereich der Maske (Automatisierungs-Dienst neu erfassen)
Das Feld: ID (Automatisierungs-Dienst) wird automatisch vergeben. Dieses Feld kann nicht vom Anwender befüllt werden und dient nur der Information.
Über das Feld: Suchbegriff lässt sich ein Name vergeben, nach dem gezielt gesucht werden kann.
Das Kennzeichen: AKTIV muss gesetzt sein, damit der Dienst genutzt werden kann. Durch das Entfernen des Kennzeichens können Dienste (temporär) deaktiviert werden.
Register: Einstellungen
Folgende Felder müssen im Register: EINSTELLUNGEN befüllt werden:
- Bezeichnung: Vergeben Sie eine sinnvolle Bezeichnung für den Dienst.
- Benutzer: Geben Sie hier die Nummer des Benutzers von büro+/ERP-complete ein, über den die Aufgabe ausgeführt werden soll (über die Lupe oder Punkte auszuwählen).
- Mandant: An dieser Stelle wird die Nummer des aktuell ausgewählten Mandanten gewählt.
- Computer-Name: Dieses Feld wird in der Regel selbst von der Software ausgefüllt und muss die korrekte Bezeichnung hinterlegt haben.
Zusätzlich können Sie noch eine Priorität für den Automatisierungs-Dienst festlegen. Die Priorisierung steht beim Anlegen des Dienstes per Standard auf Wert "5". Werden mehrere Dienste ausgeführt, kann es sich lohnen eine Priorisierung vorzunehmen.
Die Einordnung erfolgt zwischen folgenden Werten:
- 0 = hohe Priorität
- 5 = normale Priorität
- 9 = niedrige Priorität
Insgesamt existieren somit 10 Werte für eine genaue Priorisierung (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, ,7 ,8 ,9).
Nach der Neuananlage des Dienstes steht dieser unter dem Register: "Automatisierungs-Dienste" zur Verfügung. In der Tabellenansicht finden Sie noch einmal eine Übersicht über die im Automatisierungsdienst hinterlegten Angaben.
Gratulation! Der Automatisierungs-Dienst ist nun gestartet. In den nächsten Abschnitten zeigen wir Ihnen praxisnahe Beispiele, wie Sie diese Funktion nutzen können.
Tipp!
Über die Schaltfläche: TABELLE - BEARBEITEN - (Layout auswählen) - GESTALTEN können Sie diese verändern und z. B. weitere Spalten hinzufügen oder entfernen.
Informationen zum Status
In der Spalte: AKTIV INFO sehen Sie, anhand eines grünen Hakens, ob der Dienst aktiviert ist. Über die Schaltfläche: ÄNDERN können Sie die Eigenschaften des Automatisierungs-Dienstes aufrufen und über das Kennzeichen: AKTIV ein- oder ausschalten.
Die Spalte: STATUS signalisiert über ein PLAY- bzw. STOP-Zeichen, ob der Dienst aktuell ausgeführt wird oder beendet wurde. Sobald Sie mit dem Mauszeiger auf der Spalte verweilen, wird hierzu auch ein kleiner Text eingeblendet.
Über die Schaltfläche: WEITERE sowie über die SCHNELLWAHL können Sie den Status des gewählten Automatisierungs-Dienstes ändern. Hierzu stehen Ihnen die Optionen: STARTEN und ANHALTEN zur Verfügung.
Beachten Sie:
Beim Versuch den Dienst zu starten erscheint die Meldung: "Auf dem Computer ist kein Windows Dienst verfügbar. Prüfen Sie, dass der Windows Dienst des Automatisierungs-Dienstes auf dem angegebenen Computer gestartet wurde".
Überprüfen Sie zunächst, ob sich diese Sachlage über den Einrichtungsassistenten lösen lässt. Falls der Dienst schon installiert wurde, ist ggf. ein manueller Start nötig.
Gehen Sie in einem solchen Fall folgendermaßen vor:
Wählen Sie über den Windows-Task-Manager (Tastenkombination: Strg+Alt+Entf) im Register "Dienste" den Eintra : Name "BueroPlusAutomatisierung" mit der Beschreibung "microtech Automatisierung". Mittels rechter Maustaste erreichen SIe das Starten/Anhalten des Windows-Dienstes (sollte der Dienst nicht vorhanden sein, starten Sie über das Register "Automatisierungs-Dienste" - Schaltfläche "Weitere" ... den Einrichtungsassistenten).
- Nachdem der Windows-Dienst gestartet wurde, ist auch der Dienst in microtech büro+ wieder zu aktivieren.
- Beachten Sie bitte, dass eine nicht funktionierende Automatisierungsaufgabe von der Software gesperrt wird. Nach dem Starten des Automatisierungs-Dienstes, sollten Sie Ihre Automatisierungsaufgaben kontrollieren, ob eine Sperrung vorhanden ist. Gesperrte Aufgaben können innerhalb der Automatisierungsaufgabe wieder entsperrt werden.
In den folgenden Abschnitten erläutern wir Ihnen einfache, praxisnahe Beispiele, wie sich die Automatisierungsdienste nutzen lassen. Diese unterscheiden sich in ihrer Komplexität.
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