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Übersicht der Schaltflächen
Im Bereich ERFASSUNG stehen Ihnen auf der Registerkarte: START mehrere Schaltflächen zur Verfügung, welche in den nachfolgenden Gliederungspunkten beschrieben sind.
Schaltfläche: ERFASSEN
Über die Schaltfläche: ERFASSEN werden die Bruttolohndaten für den aktuellen Abrechnungsmonat erfasst. Diese Schaltfläche befindet sich im Bereich der Erfassung (Bruttolohnerfassung und Lohnkonto).
Schaltfläche: EINSEHEN
Über diese Schaltfläche öffnet sich die Bruttolohnerfassung des aktuell selektierten Abrechnungsmonats im Einsehmodus.
Die Ansicht gestaltet sich ähnlich des Aufrufs über Schaltfläche: ERASSEN. Im Einsehmodus sind alle Felder sichtbar, Änderungen lassen sich in dieser Ansicht werden eintragen, noch speichern.
Weitere Informationen: Schaltflächen des Bereiches Lohnkonto.
In der Titelleiste steht: "Abrechnung für (Monat / Jahr) einsehen". In dieser Einsicht werden keine Änderungen vorgenommen.
Schaltfläche: MITARBEITER
Über die Schaltfläche: MITARBEITER öffnet sich der Mitarbeiter-Stammdatensatz - Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" mit der Möglichkeit Änderungen vorzunehmen.
Schaltfläche: WEITERE
Über die Schaltfläche: WEITERE stehen Ihnen innerhalb der ERFASSUNG (auf der Registerkarte: START) folgende Funktionen zur Verfügung:
Abrechnung korrigieren (ändern)
Die Schaltfläche zum KORRIGIEREN / ÄNDERN von Abrechnungen erreichen Sie sowohl über die Schaltfläche: WEITERE als auch über den Bereich der "Schnellwahl".
Über diese Option können Lohnabrechnungen, welche in einem abgeschlossenen Abrechnungsmonat liegen, korrigiert werden, d. h. aufgrund der aktuellen Daten (unter Berücksichtigung des Abrechnungsdatums) ist eine Änderung der bereits festgeschriebenen Lohndaten möglich.
Weitere Informationen: Abrechnungen korrigieren.
Vergleichsabrechnung
Über diese Option (im Bereich der Bruttolohnerfassung) kann zu einer bestehenden Abrechnung ein Vergleich mit anderen Vorgaben bzw. Bruttolohnwerten erstellt werden. Möchte ein Mitarbeiter beispielsweise wissen, wie sich ein Wechsel der Steuerklasse auswirkt, kann dies recht schnell und einfach über diese Option ermittelt werden.
Weitere Informationen: Vergleichsabrechnung.
Korrekturen anzeigen
Bei aktivierter Option: Es wird nicht nur die finale Endabrechnung, sondern auch die ursprüngliche Abrechnung sowie gegebenenfalls weitere Zwischenabrechnungen.
Modifikationen anzeigen
Durch diese Option wird die Spalte: "Modifikation Mutterschutz" im Lohnkonto mit ausgegeben. Voraussetzung hierfür ist, dass unter PERSONAL - ERFASSUNG - LOHNKONTO - Schaltfläche: WEITERE - MODIFIKATIONEN ANZEIGEN aktiviert wurde.
Weitere Informationen: Modifikationen anzeigen.
Lohnkonto prüfen
Hierbei handelt es sich um eine Prüfroutine, welche die gespeicherten Werte im Lohnkonto mit den für den entsprechenden Zeitraum hinterlegten Abrechnungsvorgaben prüft. Findet das System Abrechnungsdifferenzen, werden diese in einem Protokoll dargestellt.
Nur Felder mit Berechnungsgrundlage anzeigen
Ist das Kennzeichen "Nur Felder mit Berechnungsgrundlage anzeigen" aktiviert, wird die Ansicht des Lohnkontos übersichtlicher, da Felder ohne Beträge ausgeblendet sind.
Wertänderungen farblich markieren
Ist dieses Kennzeichen aktiviert, werden im Vergleich zum Vormonat geänderte Vorgaben oder Beträge farblich anders dargestellt.
Tipp!
Sie erleichtern sich die Übersicht im Lohnkonto, wenn Sie die folgenden Kennzeichen aktiviert haben:
- "Korrekturen anzeigen"
- "Nur Felder mit Berechnungsgrundlage anzeigen"
- "Wertänderungen farblich markieren"
Schaltfläche: VORSCHAU (LOHNTASCHE)
Im Bereich ERFASSUNG (Bruttolohnerfassung und Lohnkonto) kann eine Druckvorschau für die Lohntasche des Mitarbeiters aufgerufen werden. Dafür steht die Schaltfläche: LOHNTASCHE zur Verfügung.
Die Vorschau zeigt die Lohntasche für den ausgewählten Mitarbeiter für den markierten Abrechnungsmonat. Dadurch ist es auch möglich, die Lohntasche für einen bereits abgerechneten Monat aufzurufen. Diese "Vorschau" kann über die Schaltfläche: DRUCKEN auch direkt ausgegeben werden.
Beispiel:
Haben Sie Mitarbeiter "Müller" ausgewählt und die Spalte für den Abrechnungsmonat Januar markiert, so wird die Lohntasche für Januar angezeigt. Wurde die Spalte November markiert, erscheint der Druck entsprechend für November für "Müller".
Schaltfläche LOHNTASCHE E-MAIL
Über die Schaltfläche: LOHNTASCHE E-MAIL können Sie einzelne Lohntaschen des ausgewählten Mitarbeiters versenden
Ist beispielsweise das Lohnkonto von Mitarbeiter 1 angezeigt und Monat Januar 202x markiert, so wie bei Betätigung der Schaltfläche: LOHNTASCHE E-MAIL die Lohntasche für den gewählten MA und Monat als E-Mail zur Verfügung gestellt.
Weitere Informationen finden Sie unter Lohntaschen per E-Mail versenden.
Ausgabe Lohnauswertungen
In der Gruppe AUSGABE stehen verschiedene Drucke zur Verfügung
Im Bereich: "Ausgabe" befinden sich zur Zugriff auf folgende Layouts:
- Lohnkonto
- Lohnjournal
- Lohnjournal (erweitert)
Info:
Wurde die Ansicht der Software auf dem Bildschirm verkleinert, wird die Schaltfläche: AUSGABE angezeigt, über welche Sie die Layouts erreichen.
Druck des Lohnkontos
Der Druck des Lohnkontos ist ein mehrseitiger Druck mit allen relevanten Abrechnungsdaten für den jeweiligen Mitarbeiter. Das Lohnkonto kann für das aktuelle Abrechnungsjahr und auch für vorangegangene Jahre gedruckt werden. Dazu wird im Druckmenü im Bereich Zeitraum die Option "Frei festlegen" aktiviert und das gewünschte Jahr kann ausgewählt werden. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass für den ausgewählten Zeitraum die Lohnabrechnungen in diesem Mandanten mit diesem Programm erstellt wurden.
Fenster: Eigenschaften von Lohnkonto
im Register AUSWAHL haben Sie die folgenden Auswahlmöglichkeiten:
Zeitraum
Kennzeichen: Zeitraum frei festlegen
Hier können Sie bei Aktivierung des Kennzeichens festlegen, für welches Jahr die Ausgabe erfolgen soll.
Mitarbeiterauswahl
Hier können Sie entweder alle Mitarbeiter ausgeben oder wahlweise nur die Mitarbeiter die am Ende des Zeitraums noch beziehungsweise nicht mehr beschäftigt sind.
Bereich
Hier lässt sich eine Sortierung der Mitarbeiter-Daten nach verschiedenen Kriterien durchführen.
Gesperrte Datensätze
Kennzeichen: Gesperrte Mitarbeiter-Datensätze nicht ausgeben
Ist das Kennzeichen aktiviert, werden alle gesperrten Mitarbeiterdatensätze bei der Ausgabe nicht berücksichtigt.
Verteiler
Verteiler dienen als zusätzliche Filter bei der Ausgabe von Datensätzen im Rahmen der Ausgabe als Serienbrief, -fax oder -E-Mail.
Optionen
Über das Kennzeichen "Modifikation-Mutterschutz" wird die dazugehörige Spalte im Lohnkonto mit ausgegeben.
Ausgabefilter
Informationen zu den Ausgabefiltern haben wir für Sie im Bereich: FAQ zu Bereichs- und Ausgabefiltern zusammengefasst.
Im Register: AUSWAHL haben Sie die unter anderem die folgenden Auswahlmöglichkeiten:
Drucker
Kennzeichen: Neuen Datenbereich immer auf separatem Blatt beginnen (sinnvoll bei Duplexausgabe)
Über die Schaltfläche bzw. Gruppe: AUSGABE - Ausgabe bearbeiten - Lohnkonto - Eigenschaften - Register: Drucker finden Sie das Kennzeichen: "Neuen Datenbereich immer auf separatem Blatt beginnen".
Durch Aktivierung dieses Kennzeichens wird sicher gestellt, dass für einen neuen Datensatz der Druck immer auf einem neuen Blatt beginnt.
Sollen z.B. die Lohnkonten für mehrere Mitarbeiter in einem Druckauftrag im Duplexdruck ausgegeben werden, ist durch die Aktivierung dieses Kennzeichens gewährleistet, dass für jeden neuen Mitarbeiter der Druck auf einem neuen Blatt begonnen wird. Dabei ist es irrelevant, wieviele Seiten das Lohnkonto des vorhergehenden Mitarbeiters hat.
Mitarbeiterauswahl
Beim Druck des Lohnkontos stehen Optionen für die Eingrenzung im Bereich der Mitarbeiterauswahl zur Verfügung:
- Alle Mitarbeiter drucken
- Nur Mitarbeiter drucken, die am Ende des Zeitraums noch beschäftigt sind.
- Nur Mitarbeiter drucken, die am Ende des Zeitraums nicht mehr beschäftigt sind.
Druck des Lohnjournals
Das Lohnjournal kann für einen Monat, ein Quartal und ein Jahr gedruckt werden. Auch für diesen Druck kann im Druckmenü im Bereich Zeitraum die Option "Frei festlegen" aktiviert werden. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, auch das Lohnjournal für Zeiträume in vorangegangenen Jahren zu drucken.
Beispiel Sachlage: Oktober-Abrechnung wurde im November korrigiert
Datenaufbereitung
Auswahl: Datenaufbereitung "Immer letzten Stand der Abrechnungen ausweisen"
Diese Einstellung bewirkt, dass immer der letzte Stand einer Abrechnung für einen Zeitbereich ausgegeben wird.
Bei Zeitbereich Oktober: Es wird die im November korrigierte Abrechnung ausgegeben.
Auswahl: Datenaufbereitung "Immer den, zu dem Zeitpunkt, gültigen Stand ausweisen"
Diese Einstellung bewirkt, dass immer der letzte Stand des Zeitbereiches ausgegeben wird.
Zeitbereich bis Oktober: es wird die ursprüngliche Oktober-Abrechnung ausgegeben.
Zeitbereich Oktober bis November: für Oktober wird die im November korrigierte Abrechnung ausgegeben.
Einstellungen
Kennzeichen: "Korrekturen im Zeitraum ausweisen"
Mit dieser Einstellung werden auch Korrekturen, die im Zeitbereich angelegt wurden, ausgegeben
Kennzeichen: "Alle Abrechnungen eines Mitarbeiters zusammenfassen"
Mit dieser Einstellung werden alle Abrechnungen eines Mitarbeiters im Zeitbereich zusammengefasst. Deaktiviert man dieses Kennzeichen, so wird jede Abrechnung einzeln ausgegeben.
Lohnjournal (erweitert)
Das Lohnjournal (erweitert) enthält zusätzlich die Informationen zu den Umlagebeträgen und dem AG-Aufwand gesamt.
Schaltfläche Schnittstellen
Import von Bruttolohnsätzen
In der Übersicht der ERFASSUNG erreichen Sie die Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN und hier die Funktion: "Bruttolohnsätze importieren". Sie haben die Möglichkeit Daten für die Bruttolohnerfassung für diesen Mitarbeiter zu importieren. Es steht ein zusätzliches Register: "Liste" für den Import der Bruttolohndaten mehrerer Mitarbeiter zur Verfügung.
Info:
Alternativ kann der Aufruf über die Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN - IMPORT erfolgen. Im Bereich PERSONAL - BRUTTOLOHNERFASSUNG - BRUTTOLOHNSÄTZE stehen die entsprechenden Importe zur Verfügung bzw. können angelegt werden.
Über die Schaltfläche: DETAILS (auf der Registerkarte: START) stehen Ihnen die so genannten Detail-Ansichten zur Verfügung.
Die allgemeine Funktionsweise dieser Schaltfläche wird im Kapitel Detail-Ansicht beschrieben. Mit Hilfe der Detail-Ansichten können Sie sich schnell weitere Informationen zu der jeweils markierten Abrechnung aufrufen, ohne diesen Bereich verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Detail-Ansicht verwenden Sie bitte den schwarzen Pfeil innerhalb der Schaltfläche.
Positionen der Abrechnung
Zum aktuellen Mitarbeiter und dem selektierten Abrechnungsmonat werden über diese Detail-Ansicht die Lohnarten und Beträge angezeigt, welche abgerechnet wurden.
Fehlzeiten
Zum aktuellen Mitarbeiter werden die Fehlzeiten angezeigt, welche über dessen Stammdatensatz über das Register: "Lohn - Abrechnungsdaten" - Grundlagen der Abrechnung - Fehlzeiten hinterlegt sind.
Memo
Zum aktuellen Mitarbeiter wird die Hinterlegung angezeigt, welche in dessen Stammdatensatz über das Register: "Memo" erfolgt ist.
Tipp!
Die Detail-Ansichten "Positionen der Abrechnung" und "Fehlzeiten" bieten einen direkten und schnellen Überblick über die erfassten Lohnarten und Fehlzeiten ohne dass der Mitarbeiterdatensatz geöffnet werden muss.