Im Rahmen des "papierlosen" Büros werden Lohn-/Gehaltsabrechnungen oft nicht mehr in Papierform an Mitarbeiter übergeben, sondern elektronisch per E-Mail. Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen die Einrichtung zum elektronischen Versand der Lohntaschen.

Inhalt

Einrichtung des Layouts

Um die Lohn-Taschen zukünftig per E-Mail an die Mitarbeiter zu versenden, ist einmalig ein E-Mail-Layout einzurichten. 

Diese Einrichtung nehmen Sie über die Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN vor. 

Wählen Sie dort den Eintrag: "Lohntaschen".


Es öffnet sich das Fenster: "Lohntaschen ausgeben...". Wechseln Sie auf das Register: "Lohntaschen E-Mail".

 


Wählen Sie unter der Schaltfläche: NEU den Pfeil nach unten, um direkt die Schaltfläche: E-MAIL zu erhalten. (Sofern Sie direkt auf die Schaltfläche: NEU drücken, lässt sich das E-Mail-Layout ebenfalls wählen, jedoch in einem neuen Fenster).

 


Gestalten des Layouts

 Das nun neue angelegte E-Mail-Layout mit der Bezeichnung: "Lohn-E-Mail" musst nun über SCHALTFLÄCHE: GESTALTEN weiter bearbeitet werden. 

 

Im nun erscheinenden Editor können Sie mittels Feldvariablen den Betreff für die zu generierenden E-Mails belegen. Dazu wählen Sie die entsprechenden Variablen aus der Feld-Liste aus und fügen diese mittels Doppelklick in den Betreff ein. 

Im Beispiel werden Mitarbeiter-Vorname und Nachname in den Betreff geschrieben:

«Mit.VNa»«Mit.NNa»

 eine 


Unterhalb des Betreffs steht Ihnen ein leeres Feld für die Hinterlegung einer beliebigen Nachricht zur Verfügung. Es empfiehlt sich einen Text zu wählen, welcher für jeden Mitarbeiter und für jeden Monat identisch genutzt werden kann. 

 

Nachdem Sie alle gewünschten Informationen hinterlegt haben, verlassen Sie dieses Fenster mittels Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIESSEN. 


Eigenschaften des Layouts bearbeiten

Das Layout: "Lohn-E-Mail" ist weiterhin markiert. Betätigen Sie nun die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN, um die festen Eigenschaften zu hinterlegen. 

 


Es öffnet sich das Fenster mit den Ausgabe-Eigenschaften (Fenster: "Eigenschaften von 'Lohn E-Mail'"). 

Register: Auswahl

Abschnitt: Bereich

Die Hinterlegungen in diesem Abschnitt sind analog zu den Vorgaben, welche Sie bereits aus den "Ausgabe als Druck" kennen. Wir empfehlen, diesen Abschnitt bei jeder Ausgabe abfragen zu lassen ("Nadel" rechts erscheint grün). 

Kennzeichen: Gesperrte Mitarbeiter-Datensätze nicht ausgeben 

Ist dieses Kennzeichen aktiviert, werden gesperrte Mitarbeiter-Datensätze (Sperre erfolgte im Bereich: STAMMDATEN - MITARBEITER) bei der Ausgabe nicht berücksichtigt. 

Abschnitt: Monat

In diesem Bereich kann gewählt werden, welcher Monat ausgegeben wird. Ist die Option: "Zeitraum frei festlegen" nicht aktiviert, so wird immer der aktuelle Monat ausgegeben. 

Auch dieser Abschnitt sollte bei jeder Ausgabe angezeigt werden (Aktivierung der "grünen Nadel"), damit der Zeitraum bei jeder Ausgabe abgefragt und ggf. angepasst werden kann. 

Register: Optionen

 


Auf diesem Register nehmen Sie alle Einstellungen für die Erstellung der E-Mails vor. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

E-Mail-Kennzeichen

  • E-Mail vor dem Senden anzeigen
  • Empfangs-Bestätigung anfordern

E-Mail-Absender

Wählen Sie an dieser Stelle einen konfigurierten Absender aus.

E-Mail-Kopien

Sofern ein Durchschlag der E-Mail an eine weitere Adresse gesendet werden soll, kann diese im Feld "CC" sowie "BCC" angegeben werden.

E-Mail-Optionen

Wählen Sie an dieser Stelle, wie der Ausgabetext der E-Mail formatiert sein soll.

  • Text
  • HTML (über Text-Layout)
  • HTML (über Text-Layout mit erweitertem HTML)

E-Mail-Lohntasche

Kennzeichen: Lohntasche als PDF anhängen

Diese Option sollte aktiviert sein, damit auch der Druck der Lohntasche als Anhang im PDF-Format verschickt werden kann.

Feld: Druck

In diesem Feld können Sie wählen, welches Lohntaschen-Format (Endlos oder Lohn DIN A4 Papier) genutzt werden soll. Sie haben somit die Möglichkeit, sich für das bisher von Ihnen verwendete Format zu entscheiden. 

Feld: Dateiname 

Mittels Feldeditor legen Sie hier die Bezeichnung der erzeugten PDF-Datei fest. 

Feld: PDF-Verschlüsselung

Es kann zwischen der 40 Bit RC4- und der 128 Bit RC4-Verschlüsselung gewählt werden. Soll keine Verschlüsselung der PDF-Dateien erfolgen, dann wählen Sie den Eintrag: "keine Verschlüsselung". 

Feld: PDF-Kennwort

Wurde eine Verschlüsselungsart gewählt, so kann mittels Feldeditor ein Wert für die Verschlüsselung gewählt werden. Sie können z.B. als Verschlüsselungsart das Geburtsdatum hinterlegen. Dies bewirkt, dass der Mitarbeiter beim Öffnen der PDF-Datei nach einem Passwort gefragt wird. Hier wäre dann das Geburtsdatum einzutragen. 

Register: Parameter 

Auf diesem Register können Sie allgemeine Angaben für die E-Mail-Ausgabe vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass die E-Mail auch im "Ausgabeverzeichnis Archiv" gespeichert wird. 

Wurden alle Hinterlegungen vorgenommen, verlassen Sie die Eigenschaften mittels Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIESSEN.


Prüfung der Mitarbeiter-Stammdaten

Um den Mitarbeitern die Lohntaschen per E-Mail zukommen zu lassen, ist zunächst die E-Mail-Adresse der jeweiligen Mitarbeiter zu hinterlegen. Dies erfolgt über STAMMDATEN - MITARBEITER - Mitarbeiter-Datensatz öffnen - Register: "Adresse". Im Abschnitt: "Kommunikation" hinterlegen Sie unter anderem die E-Mail-Adresse (Feld: "E-Mail 1") des Mitarbeiters. 

Versand der Lohntaschen

Der Versand der Lohntaschen kann auf zwei Arten erfolgen:

  • Ausgabe einer einzelnen Lohntasche per E-Mail über den Bereich: "Bruttolohnerfassung"
  • Ausgabe mehrerer Lohntaschen

Ausgabe einer einzelnen Lohntasche per E-Mail über den Bereich: "Bruttolohnerfassung" 

Auf der Registerkarte: START steht Ihnen die Schaltfläche: LOHNTASCHE E-MAIL zur Verfügung. 

 

Es wird z .B. das Lohnkonto von Mitarbeiter 1 angezeigt und es ist Monat Januar 202x markiert. Bei Betätigung der Schaltfläche: LOHNTASCHE E-MAIL wird die Lohntasche für Mitarbeiter 1 für Januar 202x als E-Mail zur Verfügung gestellt. 

Ausgabe mehrerer Lohntaschen 

Damit alle Lohntaschen für einen Monat ausgegeben werden können, wechseln Sie auf die Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN. Über die Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN erreichen Sie die Funktion: "Lohntaschen ausgeben". 

 


Auf dem Register: "Lohntasche E-Mail" steht das zuvor angepasste E-Mail-Layout zur Verfügung. Nach dem Aufruf des Layouts können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen. Über die Schaltfläche: SENDEN werden die E-Mails gemäß der getroffenen Einstellungen generiert. 

Info:

Werden die E-Mails vor dem Versenden angezeigt, und eine E-Mail soll nicht ausgegeben und "übersprungen" werden, so betätigen Sie die Schaltfläche: ÜBERGEHEN. Möchten Sie den kompletten Versand abbrechen, erfolgt dies über die Schaltfläche: ABBRECHEN.


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