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Mit dem mehrstufigen automatischen Wandeln kann festgelegt werden, dass nach bestimmten in microtech büro+ festgelegten Kriterien bestimmt wird, wann Vorgänge in einen anderen Vorgang gewandelt werden.
- Das mehrstufige Wandeln integriert die bisherige in der Middleware genutzte Fähigkeit zum automatischen Wandeln im Rahmen der Prozessteuerung (vgl. Vorgänge automatisch wandeln) und ergänzt diese um zusätzliche auf Ihre Arbeitsweisen anpassbare Konfigurationsmöglichkeiten (hier besteht über Formel, etc. maximale Anpassbarkeit)
- Auf diese Weise lassen sich sowohl einfache Arbeitsweisen abbilden, als auch komplexe Prozesse erfassen, sodass ein hochgradig optimierter Ablauf gewährleistet werden kann
- Die Funktion trägt beim Wandeln der Vorgänge speziell für den Fall Sorge, dass z. B. jüngere Vorgänge keinen Bestand "wegschnappen" können
- Gestalten Sie den Prozess so, wie Sie ihn benötigen, z. B. ein Wandeln nur bei Komplettlieferung
- Über das umfangreiche Regelwerk von büro+ lassen sich Ihre Abläufe konfigurieren, in Schemen speichern und automatisieren
- Alle Schemen lassen sich über die Automatisierungsaufgaben zu festgelegten Zeiten ausführen: Automatisierungsaufgabe über Schema des mehrstufigen Wandelns anlegen.
In diesem Hilfe-Artikel möchten wir Sie zunächst mit den Einstellungen der Funktion vertraut machen und im weiteren Verlauf ein verständliches Beispiel zur Nutzung des automatischen Wandelns liefern.
Aufruf und Anlegen der Schemen
Das mehrstufige Wandeln steht im Bereich der Vorgänge unter der Schaltfläche: WEITERE - BEREICHS-AKTIONEN zur Verfügung.
Das mehrstufige Wandeln teilt sich in zwei Systemvorgaben, einem Vorlauf zur Festlegung der Abarbeitungsreihenfolge und dann dann das eigentliche Wandeln des Vorgangs. Diese beiden Systemvorgaben können nach der Anlage in ein gemeinsames Schema gespeichert werden. Dieses Schema lässt sich im Anschluss über die Automatisierungsaufgaben zu von Ihnen festgelegten Zeiträumen automatisiert ausführen.
Wählen Sie zunächst das Schema: (Standard) und bestätigen Sie dies mit der Schaltfläche: WEITER. Als Bereichsauswahl ist der Eintrag: "Bereich frei angeben" zu wählen (im Hinblick auf die spätere Automatisierung des Schemas).
Bestätigen Sie nach Ihrer Auswahl die Schaltfläche: WEITER. Als Regeln wählen Sie nun beide Systemvorgaben, da die Erfassung so in einer gemeinsamen Maske stattfinden kann (anstatt in getrennten Masken):
- Vorlauf zur Festlegung der Abarbeitungsreihenfolge (Systemvorgabe)
- Vorgang wandeln (Systemvorgabe)
1. Vorlauf zur Festlegung der Abarbeitungsreihenfolge (Systemvorgabe) → dient der Festlegung einer Priorisierung
Vor dem eigentlichen Ausführen der Funktionen wird die Abarbeitungsreihenfolge bestimmt. Im Assistenten ist die Systemvorgabe: "Vorlauf zur Festlegung der Abarbeitungsreihenfolge" zu wählen. Über eine frei definierbare Formel für jeden Datensatz wird ein Schlüssel berechnet und in eine Liste eingetragen. Diese Liste wird nachfolgend alphanumerisch sortiert. Nachfolgend wird diese Liste chronologisch abgearbeitet.
Beachten Sie:
Die Schlüssel der "Vorgabe für Abarbeitungsreihenfolge" sollten von gleicher Länge sein, um eine durchgängige Sortierung zu erreichen! Beispielsweise kann so nach zwei oder mehr unterschiedlichen Kriterien als Abfolge sortiert werden.
Das kann z. B. die Kombination aus Datum und Liefernummer sein, die eine Vorsortierung nach dem folgendem Beispiel-Muster: "2021-09-20-LI2154321" erlaubt.
Beispiel:
Es soll nach Datum und dann nach Belegnummer eine Sortierung erfolgen.
Der Sortierschlüssel ist für das Beispiel folgendermaßen anzulegen:
Als Sortierung soll ein Datum mit Belegnummer in dieser Reihenfolge verwendet: 2021-09-20-LI2154321 werden und erst nach Datum und dann nach Belegnummer sortieren. Der Sortierschlüssel besitzt ein festes Format und gewährleistet so auch stets die gleiche Länge.
Lösung:
Um das Datum auf ein für das Beispiel sinnvolles Format zu bringen und die Belegnummer daran anzuhängen, kann z. B. folgende Formel genutzt werden:
Zunächst wird der benötigte Teil des Datums extrahiert (im Beispiel wird für das Datumsfeld die Uhrzeit abgeschnitten und das Feld so formatiert, dass die Datumsreihenfolge mit vorgestellten Jahr und Monat, dann Tag ausgewertet wird (2021-09-20), da ein Datum nach dem Format 20.09.2021 zuerst die Tage, dann die Monate und dann die Jahre auswerten würde - die ist nicht zielführend. Als weiterer Schlüssel wird das Feld: "Belegnummer" herangezogen.
$Right(«Dat»,4)-$Left($Right(«Dat»,7),2)-$Left(«Dat»,2)-«BelegNr»
Als Sortierung wird ein Datum mit Belegnummer in dieser Reihenfolge verwendet: 2021-09-20-LI2154321. In diesem Fall wird die Funktion erst nach Datum und dann nach Belegnummer sortieren.
Tipp: Auf der Seite Übersicht aller Filter-Funktionen - Bearbeiten der Filterbedingung unserer Online-Hilfe ist das oben beschriebene Vorgehen zur Eingrenzung von Werten über z. B. Left- und Right-Eingrenzungen genauer beschrieben. Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten von microtech büro+, um Ihre individuellen Arbeitsabläufe abzubilden.
Sie benötigen etwa eine noch genauere Eingrenzung und möchten noch die Uhrzeit in den Sortierschlüssel einbringen? Nutzen Sie dieses Beispiel, um den Sortierschlüssel noch zu erweitern.
Kennzeichen: "Dynamische Abarbeitungsreihenfolge"
Das Kennzeichen kann gewählt werden, wenn z. B. nur Komplettlieferungen ausgeführt werden sollen. Die Software wird mit aktiviertem Kennzeichen nicht ins Schema passende Datensätze hinten anstellen. Über das Kennzeichen "Dynamische Abarbeitungsreihenfolge" werden diese nicht ins Schema passende Datensätze vor dem Ausführen erneut über den Schlüssel berechnet und neu einsortiert. Sofern sich daraus eine abweichende Abarbeitungsreihenfolge ergibt, wird diese entsprechend beachtet. Bei jeder Abarbeitung eines Datensatzes wird der Schlüssel neu berechnet - somit wird die Abarbeitungsreihenfolge "dynamisch" vorgenommen.
2. Vorgaben für das Wandeln
Nach dem Vorlauf zur Festlegung der Abarbeitungsreihenfolge, wird das eigentliche Wandeln des Vorgangs konfiguriert.
Beachten Sie:
Bitte lesen Sie sich zu den "Vorgaben für das Wandeln" auch folgende Hilfe-Seiten durch:
Die Vorgaben für das Wandeln teilen sich auf in folgende Optionen:
Grundbedingung
Wenn die Grundbedingung leer ist oder zutrifft, wird nachfolgend der Vorgang zum Wandeln vorgemerkt. Über eine Formel ist auch die Eingrenzung möglich, dass z. B. nur gebuchte Vorgänge gewandelt werden dürfen, etc.
Info:
Vorgänge, welche die Grundbedingung nicht erfüllen, beanspruchen intern keinen Bestand.
Bedingung
Es gilt:
Wenn die Bedingung zutrifft, dann Vorgang wandeln, wenn nicht den Vorgang übergehen und ggf. verrechnen.
Wenn die Bedingung leer ist oder zutrifft, wird der Vorgang für das Wandeln vorbereitet.
Beachten Sie:
Sollte die Bedingung nicht zutreffen, wird der Vorgang intern mit der maximalen Lieferfähigkeit im Lager berücksichtigt, als wäre er gewandelt worden. Zur Veranschaulichung: Auf diese intern beanspruchten Bestände können nachfolgend abgearbeitete Vorgänge in diesem Lauf nicht zugreifen. Beachten Sie dies bei geringen Beständen. Weitere Erklärungen finden Sie auch in unseren: FAQ: Mehrstufiges automatisches Wandeln.
Vorgangsart
Als Vorgangsart kann die Vorgabe, die in den Parametern hinterlegt ist verwendet werden oder die Belegung über Formel realisiert werden. Als Systemvorgabe steht der Eintrag: "Vorgang wandeln (Systemvorgabe)" zur Verfügung, der sich auf die Konfiguration in den Parametern beruft. Soll in eine zu den in den Parametern abweichende Vorgangsart gewandelt werden, kann unabhängig der Parameter-Einstellungen auch eine abweichende Vorgangsart bestimmt werden.
Lieferdatum beachten
Dieses Feld kann über die Vorgabe aus der Vorgangsart genutzt werden (so kann dies für alle Vorgangsarten genutzt werden) wie in den Parametern konfiguriert - greift praktisch auf das manuelle Wandeln zurück → Vorgaben aus Vorgangsart) gesteuert werden, über eine Formel oder über die Auswahl: JA / NEIN.
Formel für Lieferdatum
Das Lieferdatum kann auch über eine eigene Formel belegt werden oder auch über Formelnotationen (Beispiele siehe auch in folgendem Hilfe-Artikel: Datum mittels Formel belegen (z. B. in Zahlungsverkehr-Assistenten).
Liefermengen-Schlüssel
Wichtiger Punkt zur Überprüfung der Bestände: Es wird geprüft, ob überhaupt aufgrund des Bestandes eine Lieferung möglich ist. Diese Einstellung überprüft, ob die verfügbaren Liefermengen beachtet werden sollen und ob diese (pro verarbeiteten Datensatz) immer wieder aufs Neue berechnet werden sollen (Einstellung "2" ist dabei rechenintensiver, aber genauer). Sofern die Verfügbarkeitsprüfung des Lagerbestands für Sie keine Relevanz hat, z. B. da Sie Softwareprodukte anbieten, welche in unendlicher Zahl gekauft und heruntergeladen werden können, sollte die Einstellung entsprechend angepasst werden.
Folgende Optionen stehen über das Feld zur Verfügung:
- (Vorgabe aus Vorgangsart)
- 0 nicht beachten
- 1 beachten, aber nicht verändern
- 2 beachten und immer neu berechnen
- 3 beachten, aber nur neu berechnen, wenn Liefermenge gleich null ist
- (Über Formel)
Kennzeichen: "Nur Liefermengen aktualisieren (nicht Wandeln)"
Wenn dieses Kennzeichen aktiviert ist, wird nur die Liefermenge aktualisiert und der Vorgang nicht gewandelt. Die Aktivierung des Kennzeichens dient dazu vor dem Wandeln das Ergebnis zu prüfen (dies sehen Sie in der Liefermenge der Vorgänge - über eine Rückstandsliste lassen sich dann z. B. auch die Teillieferungen sehen und wenn z. B. aufgrund dieses Laufes festgestellt wird, dass ein "Prio 1 Kunde" leer ausgehen würde, kann dies korrigiert werden -> Umverteilung der Bestellung).
Übersicht: