Freie Kostenstellen-Gruppen werden im Gegensatz zu den Kostenstellen-Gruppen nicht in den Stammdaten hinterlegt. Sie werden einmalig bei der Erfassung eines Sachverhalts, z.B. bei der Buchungserfassung, generiert und stehen auch nur für diesen einen Sachverhalt zur Verfügung. Werden zum Beispiel mit einer Eingangsrechnung Artikel für mehrere Abteilungen erworben, können diese über den Verteilungsschlüssel den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden.
Bei der Erfassung, z.B. bei der Eingabe eines Buchungssatzes wird im Feld: "Kostenstelle" bzw. "Gegenkostenstelle" eine zusätzliche Schaltfläche: ERWEITERTE EINGABEMÖGLICHKEIT angezeigt. Mittels dieser Schaltfläche kann eine freie Kostenstellen-Gruppe für diesen Buchungssatz erfasst werden. Es öffnet sich ein Fenster in dem die Kostenstellen mit den jeweiligen Anteilen hinterlegt werden können.
Die Verteilung erfolgt dabei wie im Kapitel: Kostenstellen-Gruppen beschrieben.