Beispiel:

Dieses erste Beispiel zeigt die benötigten Schritte.

A) Schema mit Regel über Bereichs-Aktionen für Vorgänge erstellen

1. Erstellen Sie im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE über die Schaltfläche: WEITERE eine "Bereichs-Aktion"

2. Wählen Sie zunächst das Standard-Schema und übernehmen Sie in der Bereichsauswahl die Standvorgaben mit "WEITER".

Beispiel:

1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema.

Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet:

"Kunde hat mindestens so viel bezahlt wie er musste - oder mehr"

«Vog.GPreisBt» <= «Vog.KdBezBet»

Das automatische Wandeln  von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert.

im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.

Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet.

Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn alle Offenen Posten des Quell-Vorgangs ausgeglichen sind" zu aktivieren.

Beispiel:

1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema.

Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet:

"Lieferdatum wird gegen aktuelles Datum abgeglichen"

ToDate(LEFT(ToString(«Vog.LiefDat»),10))<= GetAktDate()

Das automatische Wandeln von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert.

im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.

Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet.

Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn das Lieferdatum des Quell-Vorgangs erreicht ist" zu aktivieren.

Beispiel:

1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema.

Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet:

"Adresse des Vorgangs ist nicht gesperrt"

ToBool(DBInfo('Adressen',«Vog.AdrNr»,'GspKz')) = false

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Das automatische Wandeln  von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert.

im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.

Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet.

Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn die Adresse des Vorgangs nicht gesperrt ist" zu aktivieren.

Beispiel:

1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema.

Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet:

"Es wird auf einen erledigten Versanddatensatz in der Übersicht geprüft. Falls dort keiner gefunden wird, erfolgt die Prüfung im Versandartendatensatzarchiv".

$Cond('$DBInfo(Versand,IX;BelegNr;1,«Vog.BelegNr»,ErledigtKz)'
<>
'Keine Eintragung...',$DBInfo(Versand,IX;BelegNr;1,«Vog.BelegNr»,ErledigtKz),
$DBInfo(VersandArchiv,IX;BelegNr;1,«Vog.BelegNr»,ErledigtKz))

Das automatische Wandeln  von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert.

im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.

Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet.

Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Nur wandeln, wenn der Versand-Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist" zu aktivieren.

Soll zusätzlich noch eine E-Mail versandt werden, wenn der Versand-Datensatz als erledigt gekennzeichnet ist, erweitern Sie das obenstehende Beispiel um eine zusätzliche Anweisung in den Bereichs-Aktionen:

• Anweisungsart: Datensatz ausgeben (als Druck, bzw. wenn möglich E-Mail)
• Vergleichswert: Ja (bezieht sich auf die verzweigte Formel oben)
• Layout: Wählen Sie das auszugebende Layout. Informationen zum erweitern bestehender Layouts um eines Tracking-Link finden Sie in folgendem Hilfe-Artikel: https://hilfe.microtech.de/display/PROG/E-Mail-Layout+mit+Trackinglink+anlegen

Im Anschluss ist dieser erweiterte Regelanweisungs-Datensatz über die Automatisierungsaufgaben anzulegen, sofern noch nicht geschehen.

Zuvor sollten Sie das zu verwendende Layout (z. B. Lieferschein als E-Mail) überprüfen und ggf. anpassen. Wechseln Sie in den Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE und bearbeiten Sie die Ausgabe:

1. Mittels der Schaltfläche: GESTALTEN können Sie das Layout um den Tracking-Link erweitern (siehe auch: https://hilfe.microtech.de/display/PROG/E-Mail-Layout+mit+Trackinglink+anlegen)
2. Mittels der Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN wählen Sie, welche E-Mail-Adresse herangezogen werden soll

Konfiguration des Zeitplans in der Middleware

Um E-Mails mit der Middleware automatisch versenden zu lassen, klicken Sie auf Prozesssteuerung > Synchronisationen > Neue Synchronisation erstellen. Geben Sie der Synchronisation einen Namen, beispielsweise "Mailversand" und klicken Sie rechts neben dem Namen auf das rote Kästchen, um den Synchronisationsplan zu aktivieren.

Wählen Sie nun bei Intervall in welchen Abständen die Synchronisation durchgeführt werden soll und unter Tag für welche Tage dies gilt.

Wählen Sie zum Schluss noch, welcher der drei möglichen Prozesse bei der Synchronisation durchgeführt werden sollen. In diesem Fall handelt es sich um den Prozess Automatischen E-Mail-Versand starten. Mit einem Klick auf Speichern schließen Sie die Konfiguration ab.  

Unter Prozesssteuerung > Überwachung und Steuerung wird Ihnen die eben angelegte Synchronisation im Bereiche Zeitpläne angezeigt.

Konfiguration in büro+

In büro+ müssen in der Benutzerverwaltung (Datei > Benutzer > Benutzer verwalten) bei jenem Benutzer, über die Middleware die Verbindung zu büro+ herstellt, in den Firmenvorgaben die E-Mail-Felder gepflegt sein. Für diesen Nutzer ist auf dem Server, auf dem die Middleware installiert ist, eine SMTP-E-Mail-Anbindung zu konfigurieren (MAPI wird nicht unterstützt):

• Melden Sie sich mit einem Benutzernamen mit Supervisor-Rechten direkt auf dem microtech büro+ Server an.
• Öffnen Sie die Systemeinstellungen über das Menü Datei >Einstellungen > System.
• Über die Schaltfläche Anbindungen richten Sie eine neue E-Mail-Anbindung ein und weisen diese über Datei > Anbindungen anschließend zu.
  
• Unter Erweiterte Einstellungen > Drucker und Fax ...
  
  ... aktivieren Sie im Abschnitt Druckerkonfiguration die Option Auf diesem Arbeitsplatz sollen alle Benutzer die gleiche Druckerkonfiguration benutzen:
  

• Die E-Mail-Vorlage muss im gewünschten Bereich angelegt werden.
• Der Empfänger sollte aus der Rechnungsanschrift ausgewählt werden.
• Es empfiehlt sich für die Anfangszeit, im Feld Bcc eine interne Adresse zu hinterlegen, damit Sie eine Kopie der ausgehenden Nachrichten erhalten.

Nachdem ein manueller Test des E-Mail-Versands dieser Vorlage erfolgreich war, müssen in den Eigenschaften der E-Mail-Vorlage alle Optionen deaktiviert werden, die eine interaktive Rückfrage hervorrufen würden, da diese beim automatisierten Versand nicht verarbeitet werden können.

Beispiel:

1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema.

Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet:

"Überprüfe, ob einer der folgenden Werte unterschiedlich ist:

• Rechnungs- und Lieferanschrift
• Name 2 der Rechnungs- und Lieferanschrift
• Name 3 Rechnungs- und Lieferanschrift
• Straße der Rechnungs- und Lieferanschrift
• Land der Rechnungs- und Lieferanschrift
• Postleitzahl der Rechnungs- und Lieferanschrift"

«Vog.Re.Na1» <> «Vog.Li.Na1»
OR «Vog.Re.Na2» <>  «Vog.Li.Na2» 
OR «Vog.Re.Na3» <>  «Vog.Li.Na3» 
OR «Vog.Re.Str» <> «Vog.Li.Str» 
OR «Vog.Re.Land» <> «Vog.Li.Land» 
OR «Vog.Re.PLZ» <> «Vog.Li.PLZ» 

Mit dieser Beispiel-Formel wird geprüft, dass die Nummer der Anschrift der Liefer- und Rechnungsadresse unterschiedlich ist sowie zusätzlich weitere Felder wie:

• Name1
• Name2
• Name3
• Straße
• Land
• PLZ

2. Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Legen Sie eine neue Automatisierungsaufgabe an. Im Bereich "Vorgänge" und Funktion "Bereichs-Aktionen" wählen Sie das von Ihnen angelegte Schema und legen Sie es als "Aktion" fest.

Das automatische Wandeln  von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert.

im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.

Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet.

Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Liefer- und Rechnungsanschrift vergleichen" zu aktivieren mit der Option: "Nur wandeln, wenn Anschriften unterschiedlich sind".

Beispiel:

1. Erstellen Sie in den Bereichs-Aktionen der Vorgänge eine Regelbedingung zur Wandlung des Vorgangs und speichern Sie diese als Schema.

Die Formelbedingung für dieses Beispiel lautet:

"Überprüfe, ob ALLE der folgenden Werte gleich sind:

• Rechnungs- und Lieferanschrift
• Name 2 der Rechnungs- und Lieferanschrift
• Name 3 Rechnungs- und Lieferanschrift
• Straße der Rechnungs- und Lieferanschrift
• Land der Rechnungs- und Lieferanschrift
• Postleitzahl der Rechnungs- und Lieferanschrift"

«Vog.Re.Na1» = «Vog.Li.Na1» 
AND «Vog.Re.Na2» = «Vog.Li.Na2» 
AND «Vog.Re.Na3» = «Vog.Li.Na3» 
AND «Vog.Re.Str» = «Vog.Li.Str» 
AND «Vog.Re.Land» = «Vog.Li.Land» 
AND «Vog.Re.PLZ» = «Vog.Li.PLZ» 

Das automatische Wandeln  von Vorgängen wurde in der bisherigen Lösung über die Prozesssteuerung in der Middleware konfiguriert.

im Bereich: VORGÄNGE AUTOMATISCH wandeln, lässt sich eine entsprechende Bedingung festlegen.

Quell- und Zielvorgang müssen definiert werden. Die Regel wird mittels Kennzeichen aktiv geschaltet.

Als "Bedingungen für automatisches Wandeln" ist das Kennzeichen: "Liefer- und Rechnungsanschrift vergleichen" zu aktivieren mit der Option: "Nur wandeln, wenn Anschriften identisch sind".