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UI Step

Automatisierter Abruf der Zahlungseingänge

Im Bereich: ZAHLUNGSVERKEHR - Register: ZAHLUNGSVERKEHREINGANG werden über Schnellwahl sowie die Schaltfläche: WEITERE - IMPORTASSISTENT die Zahlungseingänge mittels eines Assistenten abgerufen - dieses Assistenten-Schema wird nun für die Automatisierungsaufgabe vorbereitet.

Wählen Sie zunächst das Standard-Schema oder ein bereits zuvor angelegtes gespeichertes Schema und klicken auf die Schaltfläche: WEITER:

Im nachfolgenden Fenster wählen Sie, wie die Zahlungsverkehrdaten eingelesen werden sollen, z. B. über einen LetsTrade-Import.


Warning
titleBeachten Sie:

Deaktivieren im Einstellungs-Fenster des Assistenten das folgende Kennzeichen:

Nach Import Zuweisungsassistent aufrufen → DEAKTIVIEREN, da der Zuweisungsassistent separat für die Automatisierungsaufgabe vorbereitet werden muss (siehe nächster Schritt).


Wählen Sie nun bei der Bankenauswahl Ihr PayPal-Konto.


Die Vorgaben zur Zuordnung der Adress-, Beleg- und Auftragungsnummer können ohne Auswahl einfach mit der Schaltfläche: WEITER übersprungen werden.

Im Fester der Zusammenfassung steht die Schaltfläche für das Speichern des Schemas zur Verfügung.


Erstellen Sie einen Namen für das Schema mit dem Hinweis, dass es sich um eine PayPal-Umsatzabfrage handelt.

Bestätigen Sie die Angaben mit den Schaltflächen: WEITER und anschließend: FERTIGSTELLEN.


UI Step

Automatisierte Zuweisung Offene Posten über Transaktionsnummer: Vorbereitungen

Wechseln Sie in den Bereich: ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - ZAHLUNGSVERKEHREINGANG.

Mit Schritt 1 wurde bereits das automatische Abholen der Zahlungseingänge als Schema erfasst. In diesem Schritt 2 soll nun ein Schema für die automatische Zuweisung der OP erfasst werden.

Info
titleInfo:

Die "PayPal Transaction ID" wird bei der Kontenstand-Abfrage für PayPal Kontobewegungen automatisiert ausgelesen und in das Feld „Transaktionsnummer“ geschrieben.

Der entsprechende Zahlungseingang besitzt in unserem Beispiel die Transaktionsnummer: 123456 und kann somit automatisch dem betreffenden Vorgang zugeordnet werden.


Note
titleBeachten Sie:

Beachten Sie bitte, dass das Feld „Transaktionsnummer“ innerhalb der Eingabe-Masken der Kontoauszüge und der Zahlungsverkehrseingänge nicht sichtbar ist. Blenden Sie deshalb die Transaktionsnummer innerhalb der Tabellenansicht ein, um einen schnellen Überblick zu bekommen. Über Schaltfläche: TABELLE – „Bearbeiten…“- können Sie die Übersicht Tabelle zum „GESTALTEN“ öffnen und um das Tabellenfeld „Transaktionsnummer [TransAktNr]“ erweitern. Siehe auch: Transaktionsnummer in Tabellenansicht einblenden.

Automatische Zuweisung des Offenen Postens anhand der Transaktionsnummer

Im Bereich: ZAHLUNGSVERKEHR kann auf dem Register: ZAHLUNGSVERKEHREINGANG mittels der Schnellwahl oder Schaltfläche: WEITERE der Eintrag: OFFENEN POSTEN ZUWEISEN geöffnet werden. Im nachfolgenden Assistenten ist nun das Schema anzulegen.


Warning
titleBeachten Sie:

Sollte die Einleitungsseite "Willkommen bei der automatischen Zuweisung von Offene Posten!" erscheinen, ist hier für die Vorbereitung der Automatisierungsaufgabe zwingend das folgende Kennzeichen zu setzen:

Diese Seite beim nächsten Aufruf übergehen.


Wählen Sie das Merkmal, über das die Zuweisung erfolgen soll, in diesem Beispiel für PayPal ist die Transaktionsnummer zu wählen.

Warning
titleBeachten Sie:

Deaktivieren Sie folgendes Kennzeichen, da der Buchungsassistent (mit Schritt 3) separat für Automatisierungsaufgaben zu erfassen ist:

Nach der Zuweisung den Buchungs-Assistent aufrufen → DEAKTIVIEREN


Im Fenster für die Zusammenfassung wählen Sie die Schaltfläche für das Speichern des Schemas.


Wurden bereits Schemen angelegt, wird über die Split-Schaltfläche gewählt, ob ein neues Schema gespeichert werden soll - oder ob Änderungen in einem bestehenden Schema gespeichert werden.


Vergeben Sie einen nachvollziehbaren Namen und wählen Sie die Schaltfläche: WEITER.


UI Step

Automatisiert Zahlungsverkehreingang buchen

Rufen Sie über die Schnellwahl oder Schaltfläche: WEITERE den Assistent für "Zuweisungen im Zahlungsverkehreingang buchen" auf. In diesem dritten Schritt der Vorbereitung der Automatisierungsaufgaben wird nun das Schema für das automatische Buchen des Zahlungsverkehreingang vorgenommen.


Warning
titleBeachten Sie:

Sollte die Einleitungsseite "Willkommen beim Buchen der Zuweisungen im Zahlungsverkehreingang" erscheinen, ist zwingend das folgende Kennzeichen zu aktivieren:

Diese Seite beim nächsten Aufruf übergehen.


Wählen Sie für die Vorbereitung der Automatisierung nun die Option: "Alle Datensätze verarbeiten".


Wählen Sie an dieser Stelle die von Ihnen gewünschten Einstellungen.


Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob gewährleistet ist, dass nicht mehrere Nutzer gleichzeitig auf das Buch zugreifen können.

Setzen Sie das Kennzeichen: "Ja, ich kann dies gewährleisten". Bei der Ausführung der Automatisierungsaufgabe wird das Kennzeichen im Hintergrund automatisch seitens des Programms gesetzt. 

Note
titleBeachten Sie:

In dem Zeit-Intervall - in der die Automatisierungsaufgabe ausgeführt wird - sollte kein anderer Benutzer Zugriff auf die ausgewählte Tabelle haben!

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, ein eigenes Buch für diesen Zweck anzulegen. Beachten Sie hierzu bitte die geforderte Ausbaustufe und die Anleitung für das Anlegen zusätzlicher Bücher: Geschäftsvorfälle (Parameter).


Speichern Sie nun das Schema über die Schaltfläche: SCHEMA SPEICHERN.


Vergeben Sie für das Schema einen passenden, eindeutigen Namen.




UI Step

Automatisierungsaufgabe für die erfassten drei Schemen anlegen

Zahlungseingänge abrufen, OP auslesen und über Transaktionsnr. zuordnen

Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN.

Beachten Sie, dass im Vorfeld ein Automatisierungsdienst eingerichtet wurde und ausgeführt wird. Siehe hierzu: Automatisierungsaufgaben in microtech büro+.


Legen Sie über die Schaltfläche: NEU eine Automatisierungsaufgabe an.


In den Feldern: "Bezeichnung" und "Suchbegriff" fassen Sie bitte den Zweck der Automatisierungsaufgabe zusammen. Das erleichtert die spätere Auffindbarkeit und Wartung.

In der Tabelle: "Aktionen" wählen Sie mittels Doppelklick die Neuanlage.


Legen Sie nun für alle drei zuvor erstellten Schemen eine Aktion an.

ReihenfolgeArtBezeichnungAusführenBereichFunktionSchema
1Assistenten-Schemen

Kann frei vergeben werden,

z. B.: "Assistent: PayPal Automat. Umsatzabfrage".

ImmerZahlungsverkehreingangImportassistentZuvor erstelltes Schema: Automatisierte PayPal Umsatzabfrage.
2Assistenten-Schemen

Kann frei vergeben werden,

z. B.: "Assistent: OP ausgleichen über Transaktionsnummer".

Wenn Aktion zuvor ausgeführt wurdeZahlungsverkehreingangOffene Posten zuweisenZuvor erstelltes Schema: OP ausgl. über Transaktionsnummer.
3Assistenten-Schemen

Kann frei vergeben werden,

z. B.: "Assistent: OP ausl. über Transaktionsnr."

Wenn Aktion zuvor ausgeführt wurdeZahlungsverkehreingangZahlungsverkehreingang buchenZuvor erstelltes Schema: Bedingungen Zahlungsverkehreingang buchen.

Warning
titleBeachten Sie:

Je nachdem aus welcher Funktion heraus (z. B. Kontenstand online aktualisieren, Importassistent, etc.) Sie das Schema in der Software angelegt haben, MÜSSEN Sie auch bei den Automatisierungsaufgaben genau diesen Funktionsbereich wählen, in der das Schema tatsächlich angelegt wurde. Technischer Hintergrund: Die Schemen werden funktionsübergreifend ausgewiesen, müssen aber passend zum Bereich in der sie angelegt wurden ausgewählt werden, damit Sie funktionieren.



Speichern Sie jede Aktion nach ihrer Anlage und überprüfen Sie noch einmal die Reihenfolge.

Legen Sie in der Gruppe "Trigger" fest, zu welchen Zeiten und mit welcher maximalen Ausführungszeit die Automatisierungsaufgabe mit den drei aufeinanderfolgenden Aktionen ausgeführt werden sollen.

Bestimmen Sie die Priorität dieser Aufgabe.

Verlassen Sie die Maske über die grüne Schaltfläche für das Speichern und Schließen.


Überprüfen Sie im Anschluss die Funktion und den Status der Aufgabe. Kontrollieren Sie auch das Ereignisprotokoll, um die Ausführung der angelegten Automatisierungsaufgabe zu überprüfen und ggf. weiter anpassen zu können.


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