Der Synchronisierungsprozess zwischen microtech büro+ /ERP-complete und dem Microsoft Exchange Server ist grundsätzlich so konzipiert, dass sie ohne direkte Einwirkung durch den User autark auf dem büro+/ERP-complete microtech Server ausgeführt wird.
- Abgeglichen werden Termine und Aufgaben.
- Wiedervorlagen sind vorerst davon ausgenommen, da diese kein Äquivalent auf Seiten des Exchange Servers besitzen.
Für Termine werden ebenfalls Serien, Ausnahmen und Abweichungen sowie Änderungen am Serienmuster abgeglichen.
Synchronisierung "Just-In-Time"
Es Des Weiteren findet kein zeitlich gesteuerter Abgleich zu einem bestimmten Zeitpunkt statt, der etwa jede Stunde einmal alle Datensätze durcharbeitet, sondern es wird versucht eine Synchronisierung beider Datenbanken in Echtzeit ("Just-In-Time") beide Datenbanken zu synchronisieren. Das bedeutet, dass Datensätze nur in der Zeit angestrebt.
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Wichtig:
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Auf der anderen Seite wird für Für jeden Benutzer, der in der büro+ /ERP-complete Datenbank hinterlegt ist, wird versucht, eine Subscription in Exchange anzulegen. Dies ist nur möglich, wenn die Benutzer entsprechend für den Exchange Abgleich konfiguriert sind.
Bitte dazu der nachfolgenden Beschreibung folgen, und das ausführende Exchange Server-Identitätswechsels - Berechtigung für die Benutzerkonten vergeben. Über die Subscriptions informiert sich der büro+/ERP-complete microtech Server alle paar Sekunden beim Exchange Server darüber, ob Datensätze für die entsprechenden Benutzer angelegt, gelöscht bzw. verändert wurden. Vom Vom Exchange hin zur büro+/ERP-complete microtech Datenbank erfolgt der Abgleich also in nahezu Echtzeit. Es kann zu Verzögerungen kommen, das dies hängt auch davon ab, wie schnell Änderungen, die man z. B. in Outlook durchführt, an den Exchange Server weitergereicht werden.
Einrichtung
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des Abgleichs
Der Hauptteil der Einrichtung ist am Exchange Server vorzunehmen. Benötigt wird ein administratives Benutzerkonto, welches Impersonationsrechte (Identitätswechsel) für die abzugleichenden Benutzerprofile hat. Dazu muss ein Exchange-Konto angelegt werden, welches die notwendigen Rechte erhält, um im Auftrag der anderen Benutzerprofile die Termine / Aufgaben verwalten zu können.
In ERP-complete microtech büro+ erfolgt die Einrichtung am Datenserver in der Serverkonfiguration (bpconfig.exe). Diese finden Sie im microtech-Ordner (je nach Einrichtung auf Ihrem PC / Server, z. B. unter: C:\Program Files (x86)\microtech\Daten)
In der microtech Serverkonfiguration ist auf das Register: "Exchange" zu wechseln. Dort stehen mehrere Kennzeichen zur Verfügung:
Automatische Synchronisation
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Aktiviert bzw. deaktiviert die Synchronisation vollständig
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Exchange Postfächer verwenden
Für den Identitätswechsel wird das im Benutzer hinterlegte Exchange Postfach anstelle des Benutzernamens verwendet.
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Informationen als HTML hinterlegen
Bestimmt, ob die Texte in Info- und Memo Feldern als HTML oder Plaintext an den Exchange Server übergeben werden
DATEN NACH EXCHANGE EXPORTIEREN
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Daten nach Exchange exportieren
Schaltet den Export von Daten zum Exchange Server frei
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Daten von Exchange importieren
Schaltet den Import von Daten vom Exchange Server frei
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Zu synchronisierende Daten
In diesem Abschnitt kann gewählt werden, welche Art von Daten synchronisiert werden soll
Exchange Host für EWS
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Gibt den Server an, auf dem der Exchange läuft. Bei einem lokalen Exchange Server wäre es exchange.<firma>.local z.B.. exchange.microtech.local
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Bei Verwendung der klassischen Office-Variante, die nicht im Webbrowser aufgerufen wird sondern lokal auf dem Rechner installiert ist, muss das Kennzeichen "Exchange Online mit OAuth2 benutzen" deaktiviert bleiben. |
Kennzeichen: Exchange Online OAuth2 benutzen
Aktivieren Sie dieses Kennzeichen nur dann, wenn die Anbindung zum Webservice Office 365 erfolgen soll. Bei aktiviertem Kennzeichen, wird automatisch der passende Standard-Pfad für Outlook auf Office365 angegeben.
Der Synchronisierungsprozess zwischen microtech büro+ und dem Microsoft Exchange Online-Server erfolgt dann über eine EWS-Anbindung zu Office 365.
Die Authentifizierung läuft über das Protokoll OAuth2 (Open Authorization 2).
Tragen Sie unter dem Eintrag "Administratives Konto", die folgenden Werte ein:
Name: Account Client ID
Passwort: Client Secret Key
Mandant: Abhängig von Office-Anmeldung
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Um die Konfiguration innerhalb von Office365 vorzunehmen, loggen Sie sich hierzu mit Ihrem Microsoft Azure Account auf der von Microsoft bereitgestellten Website (externer Link) ein.
Da sich diese Prozesse auf den Anbieter der Office-Lösung beziehen (und sich in Beschreibung und Beschriftung ändern können), lesen Sie bitte auch auf die Hilfe-Angebote des Anbieters von Office365 durch. |
Administratives Konto
Das administrative Konto ist das durch den Exchange Administrator angelegte und/oder entsprechend mit Berechtigungen ausgestattete Konto, über welches der Abgleich stattfindet.
Mit OK werden die Daten gespeichert. Nach anschließendem Neustart des Servers werden die Anpassungen wirksam.
Mandant
Bei der Verwendung des "Exchange Host für EWS", wird zusätzlich das Feld: MANDANT eingeblendet, welches zu befüllen ist.
Einrichtung der Benutzer
Um die Einrichtung abzuschließen, müssen die Benutzer-Datensätze angepasst werden. Diese befinden sich unter Registerkarte: DATEI – INFORMATIONEN – BENUTZER – BENUTZER VERWALTEN. Öffnen Sie den abzugleichenden Benutzer-Datensatz mit der Schaltfläche: ÄNDERN und navigieren Sie in das Register: "Geburtsdatum/Bank/KW". Im Feld: "Vorgaben für Programmstart" hinterlegen Sie die Nummer des Mandanten, welcher abgeglichen werden soll. Ohne diese Angabe findet kein Abgleich für diesen Benutzer statt.
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