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Der Synchronisierungsprozess zwischen büro+/ERP-complete und dem Microsoft Exchange Server ist grundsätzlich so konzipiert, dass sie ohne direkte Einwirkung durch den User autark auf dem büro+/ERP-complete Server ausgeführt wird.
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Des Weiteren findet kein zeitlich gesteuerter Abgleich statt, der etwa jede Stunde einmal alle Datensätze durcharbeitet, sondern es wird versucht in Echtzeit (Just-In-Time) beide Datenbanken zu synchronisieren. Das bedeutet, dass Datensätze nur in der Zeit synchronisiert und abgeglichen werden können, bei der büro+/ERP-complete-Server aktiv ist. Bei gestopptem oder beendetem büro+/ERP-complete-Server werden keine Daten synchronisiert.
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Auf der anderen Seite wird für jeden Benutzer, der in der büro+/ERP-complete Datenbank hinterlegt ist, versucht, eine Subscription in Exchange anzulegen. Dies ist nur möglich, wenn die Benutzer entsprechend für den Exchange Abgleich konfiguriert sind. Bitte dazu der nachfolgenden Beschreibung folgen, und das ausführende Exchange Server-Identitätswechsels - Berechtigung für die Benutzerkonten vergeben. Über die Subscriptions informiert sich der büro+/ERP-complete Server alle paar Sekunden beim Exchange Server darüber, ob Datensätze für die entsprechenden Benutzer angelegt, gelöscht bzw. verändert wurden.
Vom Exchange hin zur büro+/ERP-complete Datenbank erfolgt der Abgleich also in nahezu Echtzeit. Es kann zu Verzögerungen kommen, das hängt auch davon ab, wie schnell Änderungen, die man z. B. in Outlook durchführt, an den Exchange Server weitergereicht werden.
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