Inhalt
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Überblick über die Schaltflächen
Die Schaltflächen "Periode" und "Wirtschaftsjahr" befinden sich im Bereich: BUCHHALTUNG - GESCHÄFTSVORFÄLLE - Registerkarte: START. In der Gruppe: "Periode / Wirtschaftsjahr" sind die Schaltflächen verfügbar.
PERIODE
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Über den kleinen schwarzen Pfeil in der Schaltfläche Periode öffnet sich das Kontextmenü, in welchem Ihnen alle Abrechnungsperioden des Wirtschaftsjahres, sowie die Perioden 13 – 15, welche für Abschlussbuchungen genutzt werden können, zur Verfügung gestellt werden.
Sie wählen hier die Periode aus, in der Sie Ihre Geschäftsvorfälle erfassen möchten. Die aktuell ausgewählte Periode wird mit einem Punkt gekennzeichnet.
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Prüfen Sie nach jedem Programmstart, welche Periode als aktuelle Buchungsperiode eingestellt ist. So können Sie verhindern, dass die Erfassung von Geschäftsvorfällen in einem falschen Monat erfolgt. |
Periode abschließen
Über diesen Bereich führen Sie auch den Periodenabschluss durch. Dieser steht Ihnen immer in der ältesten Buchungsperiode zur Verfügung. Ist z.B. der Januar als aktuelle Buchungsperiode markiert, kann der Abschluss für die Periode 1 aufgerufen werden.
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Beim Aufruf des Abschlusses der 15. Buchungsperiode erhalten Sie den Hinweis, dass mit dem Abschluss der Periode 15 der Jahresabschluss ausgelöst wird. Man kann direkt den Jahresabschluss aufrufen.
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Vorläufiger Periodenabschluss
Außer dem endgültigen Periodenabschluss, steht Ihnen auch ein vorläufiger Abschluss bis zu der ausgewählten Buchungsperiode zur Verfügung. Man kann über die Benutzerrechte steuern, wer diesen vorläufigen Abschluss setzen und wieder aufheben darf. Eine ausführliche Beschreibung zu den Benutzerrechten und Berechtigungsstrukturen finden Sie im Kapitel "Berechtigungsstrukturen".
Ein zweiter Unterschied zum endgültigen Abschluss besteht darin, dass der vorläufige Abschluss auch durchgeführt werden kann, wenn noch nicht alle erfassten Geschäftsvorfälle endgültig verarbeitet sind.
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Beachten Sie, dass der vorläufige Abschluss erst gültig wird, wenn alle Benutzer (die mit diesem Mandanten arbeiten) das Programm neu starten. |
In vorläufig abgeschlossenen Perioden keine Buchungen erfassbar / einlesbar
Grundsätzlich können in vorläufig abgeschlossenen Buchungsperioden keine Buchungen erfasst oder eingelesen werden. Dies gilt sowohl für den Bereich der Geschäftsvorfälle als auch für den Bereich der Kassenbücher.
Ausnahme über Berechtigungen: Buchungen erfassbar / einlesbar machen in abgeschlossenen Perioden
Soll bestimmten Mitarbeitern dies aber möglich sein, können Sie dafür eine Berechtigung vergeben.
Unter Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN können Sie für die gewählte Berechtigungsstruktur unter BUCHHALTUNG (FiBu) - ABRECHNUNG - BUCHUNGSPERIODE UMSTELLEN - VORLÄUFIGER PERIODENABSCHLUSS den PERIODENABSCHLUSS den Eintrag: "Hinweis beim Erfassen/Ändern von Buchungen in vorläufig abgeschlossenen Perioden" aktivieren.
Abfrage in Software beim Erfassen/Ändern von Buchungen in vorläufig abgeschlossenen Perioden
Wird die entsprechende Wird diese Berechtigung für einen Benutzer aktiviert, so erhält der Benutzer bei der Eingabe / beim Ändern / beim Löschen von Buchungssätzen eine Abfrage:
- NEIN: Wird diese Abfrage mit "NEIN" bestätigt, so ist eine Buchungserfassung / Änderung oder das Löschen von Buchungssätzen nicht möglich und die Meldung erscheint bei jedem weiteren Versuch.
- JA: Wird diese Abfrage mit "JA" bestätigt, können Buchungen erfasst werden. Diese Buchungen können entsprechend auch geändert und/oder gelöscht werden.
Nach Wechsel von Buchungsperiode / Buch / Bereich: Erneute Abfrage
Wechseln Sie Wechselt man allerdings die Buchungsperiode, das Buch oder den Bereich, so erfolgt beim nächsten Versuch in einer vorläufig abgeschlossenen Periode zu arbeiten erneut die Abfrage. Gleiches gilt für die Erfassung, das Ändern oder Löschen von Buchungen im Bereich der Kassenbücher.
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WIRTSCHAFTSJAHR
Über den kleinen Pfeil in der Schaltfläche: Wirtschaftsjahr öffnen Sie ein Kontextmenü, in dem Ihnen alle geöffneten Wirtschaftsjahre zur Auswahl zur Verfügung gestellt werden.
Sie wählen hier das Jahr aus, in dem Sie Ihre Geschäftsvorfälle erfassen oder bearbeiten möchten. Das aktuell ausgewählte Jahr wird mit einem Punkt gekennzeichnet. In der letzten Zeile dieser Listbox wird Ihnen das Folgejahr zum Öffnen angeboten.
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- Befinden sich in dem abzuschließenden Jahr noch ungebuchte Buchungszeilen im Kassenbuch oder in den Geschäftsvorfällen, wird der Abschluss nicht durchgeführt. Statt dessen erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass sich noch ungebuchte Zeilen in einer Buchungsperiode befinden und das diese Buchungszeilen verarbeitet oder gelöscht werden müssen.
- Es müssen alle Buchungsperioden, bis auf die letzte bebuchte (Dezember oder 13./14./15.Buchungsperiode), endgültig abgeschlossen sein. Der Abschluss der Buchungsperioden erfolgt über die Schaltfläche: PERIODE. Der Perioden-Abschluss steht Ihnen immer für die ältesten Buchungsperiode zur Verfügung.
- Das neue Wirtschaftsjahr muss angelegt sein. Die Anlage des neuen Wirtschaftsjahres erfolgt über die Schaltfläche: WIRTSCHAFTSJAHR.
- Die Kontenblätter müssen über den Druck "Neue Kontenblätter" ausgedruckt sein. Nachfolgende Fehlermeldung erhalten Sie, wenn z. B. vor dem Jahresabschluss des Jahres 2003 202x nicht alle Kontenblätter ausgedruckt worden sind: "Daten im Wirtschaftsjahr 2003 202x auf dem Kontoblatt "xxxx" wurden noch nicht ausgedruckt! Sie müssen dieses Kontoblatt drucken, bevor Sie den Jahresabschluss durchführen können. Zusätzlich sollten Sie prüfen, ob alle Kontoblätter gedruckt worden sind. Beachten Beachten Sie: Der Jahresabschluss wurde nicht durchgeführt." Vor dem erneuten Aufruf des Jahresabschlusses, müssen Sie also alle noch nicht gedruckten Kontenblätter über den Bereich Kontenanalyse - Kontenblätter - Gruppe: Ausgabe oder über die Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN" - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - "Kontenblätter drucken" ausgeben lassen.
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Dinge, die bei einem endgültigen Jahresabschluss
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zu beachten
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sind
- Nach einem Jahresabschluss können keine Geschäftsvorfälle mehr in dieses Jahr gebucht werden.
- Alle Auswertungen und Listen, welche Sie für das abzuschließende Jahr benötigen, müssen erstellt sein, da bestimmte Auswertungen nur im aktuellen Jahr erstellt werden können.
- Vor dem Jahresabschluss sollte eine komplette Datensicherung erstellt werden.
- Während der Durchführung des Jahresabschlusses darf kein anderer Benutzer mit der FiBu arbeiten.
- Nach dem Jahresabschluss müssen sich alle Benutzer erneut anmelden.
- Beim Jahresabschluss kommt die Abfrage ob die Eröffnungsbuchungen erstellt werden sollen. Wünschen Sie, dass Ihnen die Eröffnungsbuchungen nach dem Jahresabschluss automatisch zur Verfügung gestellt werden, dann aktivieren Sie, in der entsprechenden Abfrage „Ja, es sollen EB - Buchungen erzeugt werden“. Wählen Sie diese Einstellung, so werden die Eröffnungsbuchungen in der ältesten Buchungsperiode des neuen Wirtschaftsjahres im Hauptbuch der Geschäftsvorfälle zur Verfügung gestellt.
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