Die Versionierung im microtech Dokumentenmanagement kann manuell sowie automatisch erfolgen.
Manuelle Versionierung
Sofern es zu einem Dokument eine neuere Version gibt, lässt sich über eine Schaltfläche die neue Datei einladen und die bisherige Datei als ältere Version kennzeichnen.
Automatische Versionierung (Ausgangsdokumente)
Bei der Ausgabe eines Layouts, wie z. B. einer Ausgangsrechnung (E-Mail sowie Druck), wird mit jeder Ausgabe auch automatische eine neue Version erstellt.
Auf den nachfolgenden Seiten erhalten Sie praktische Beispiele, wie die Versionierung in der Software gedacht ist und angewandt werden kann.
Übersicht:
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Inhalt
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Wozu ist die Versionierung gedacht?
Über die Versionierung der Dokumente lassen sich Änderungen am Dokumenteninhalt dokumentieren. Die Versionen der Dokumente werden durch das Versionieren in den Bereich der Dokumente verschoben und mit einem Zeitstempel und einer Benutzerkennung gesichert. Diese Dokumente sind dann nicht mehr "Aktiv" und diesen der Nachvollziehbarkeit der getätigten Änderungen. Auf diese Weise können Sie bei Inhaltsänderungen des zugehörigen Dokuments eine Nachvollziehbarkeit schaffen und dies somit transparent in der Software sowie im zugehörigen Protokoll abbilden.
Tipp: Einblenden der Detail-Ansicht für "Versionen"
Blenden Sie z. B. im Bereich: VERKAUF - DOKUMENTE - auf dem Register: DOKUMENTEN-EINGANG - Schaltfläche: DETAILS - die Ansicht: VERSIONEN ein.
Aufklappen der Detail-Ansicht
Klappen Sie direkt im Anschluss in der Detail-Ansicht über Doppelklick bzw. verschieben der nach oben zeigenden Fläche die untere Ansicht für "Dokumente" auf.
Die Detail-Ansicht zeigt nun neben der aktuellen Version auch die weiteren Versionen der Dokumente an, sofern diese existieren.
Dokument versionieren über Schaltfläche: WEITERE
Im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTEN-EINGANG lassen sich über Schaltfläche: WEITERE die Dokumente versionieren. Anschließend kann der Inhalt des Dokuments bearbeitet werden.
Die Software stellt nun die Abfrage, ob Sie auch den Inhalt des Dokuments behalten möchten:
- Ja, behalten
- Nein, Inhalt neu einladen
Nutzen Sie das neu Einladen dann, wenn ein Dokument komplett getauscht wird.
Sofern die Auswahl: NEIN getroffen wird, öffnet sich das Fenster zum Einfügen von neuen Dokumenten. In diesem Fall laden Sie die neue Version des Dokuments ein. Mit Speichern & schließen bestätigen Sie dies.
Für die Detail-Ansicht: VERSIONEN gilt:
- Oberer Bereich: Dokumente im Dokumenten-Eingang.
- Unterer Bereich: Dokumente im Bereich: Dokumente.
Über die Felder: Art, Status, Version, Erstellungszeitstempel, Name, Datensatzinformation und Info erhalten Sie einen schnellen Überblick über weitere Versionen des Dokuments.
Bedeutung der Status-Symbole
Über die Status-Symbole und die Anordnung in der Detail-Ansicht erkennen Sie sofort, welche das aktuelle und welches das versionierte Dokument ist. Über das Datum erhalten Sie weitere Aufschlüsse, z. B. über die Reihenfolge und Zeitpunkt der Versionierung, sofern mehrere Versionierungen vorgenommen wurden.
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Der Status mit dem blauen Pfeil nach unten symbolisiert ein versioniertes Dokument.
Bei diesem ist das Kennzeichen: "Aktiv" im Dokumenten-Datensatz deaktiviert.
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