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Auf dieser Seite haben wir für Sie häufige Fragen rund um das Thema der Automatisierung festgehalten.
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Frage | Antwort | Weitere Informationen | ||||||||||
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1 | Unterschied zwischen:
| Sie finden beide Funktionen im Bereich: MEIN MANDANT / MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGEBEN - Register: WEITERE. Ausführen vorziehen Die Funktion "Ausführen vorziehen" lässt den Windows- und büro+ Automatisierungs-Dienst die geplante Aufgabe als nächstes ausführen, anstatt zum geplanten Zeitpunkt. Sofern eine Aufgabe aktuell läuft, so wird die vorgezogen Aufgabe in der Reihenfolge als nächstes ausgeführt.
Lokal ausführen Beim lokalen Ausführen führt der Benutzer am System direkt die Aufgabe aus. Sie erhalten dann auch etwaige Meldungen warum die Automatisierung nicht läuft. Sie müssen mit dem gleichen Benutzer angemeldet sein, wie er auch im Automatisierungsdienst hinterlegt ist, um die Aufgabe lokal ausführen zu können. | Automatisierungsaufgabe: Vorziehen / Lokal ausführen Automatisierungsaufgaben: Berechtigungen | |||||||||
2 | Der Server und die Dienste laufen nicht mit einem Windows-Konto, sondern lokal. Das läuft eigentlich sehr gut. Hat das Nachteile? | Der Automatisierungsnutzer sollte alle relevanten Berechtigungen besitzen und auf alle benötigten Pfade zugreifen können Der Automatisierungsnutzer sollte alle erforderlichen Rechte besitzen, die er zum Arbeiten benötigt. Aus der Praxis wissen wir, dass lokale Nutzer nicht zwangsläufig alle wichtigen Zugriffe besitzen, etwa auf die erforderlichen Pfade. Sofern Sie als lokaler Nutzer keinen Zugriff auf bestimmte Bereiche besitzen, wird auch die Automatisierungsaufgabe die gleichen Zugriffsprobleme haben. Domain Admin statt lokalen Benutzer verwenden Werden Auswertungen für die Buchhaltung auf einem Server gespeichert, so ist es erforderlich, dass die Automatisierung auf diesen gesicherten Ort Zugriff hat, sofern die Automatisierungsaufgabe lesend oder schreibend in diesem Bereich arbeiten soll. Nutzer haben in der Regel keinen Zugriff auf Server, sondern eher auf Netzlaufwerke. Änderungen an der Konfiguration sowie fehlende Lese- oder Schreibrechte bergen die Gefahr, dass eine Automatisierung in eine Sperrung läuft. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, bevorzugt einen Domain Admin für die Automatisierung zu hinterlegen. | ||||||||||
3 | "KdBezBet" ist immer der Betrag, wenn der Kunde bereits gezahlt hat? Ist das Feld leer, falls der OP noch nicht ausgeglichen wurde? | Das Feld "KdBezBet" ist nicht befüllt, solange der Kunde noch nicht bezahlt hat. Auch Teilbeträge lassen sich über dieses Feld erkennen. Über Formel vollständige Bezahlung des Vorgangs prüfen Das Feld "KdBezBet" eignet sich dazu über eine Formel zu prüfen, ob ein Vorgang vollständig bezahlt wurde. Prüfen Sie in der Formel, ob der Betrag in diesem Feld größer gleich dem Gesamtbetrag ist und zusätzlich durch das Häkchen "Preisnachlass", ob ggf. Skonto oder ähnliche Preisnachlässe existieren. Mit dieser Art von Formeln lässt sich von der Software eine Entscheidung vornehmen, zu welchem Zeitpunkt ein Vorgang weiter gewandelt oder verarbeitet werden darf. Beispiel für die Erstellung einer Formel mit Abfrage bezüglich "Preisnachlass".
| Vorgangserfassung - Register: "Parameter" https://hilfe.microtech.de/x/VSGz Auszug aus unserer microtech Hilfe: An dieser Stelle wird der Betrag hinterlegt, den der Kunde bisher gezahlt hat. | |||||||||
4 | Was ist der Unterschied zwischen "Warnung" und "Fehler" bei den "Status-Mails"? | Warnung bei Automatisierung Eine Warnung liegt vor, wenn beispielsweise bei Exporten und Importen eine Datei nicht vorliegt. Beispiel: Sie nutzen Exporte, um diese in einen anderen Mandanten zu importieren - oder Sie haben sich eine Artikelsynchronisation eingerichtet. Damit dieser Export nicht zu groß wird, haben Sie beispielsweise einen Filter auf das Änderungsdatum von heute gesetzt.
Wird nun in einem Artikelstamm nichts geändert , erfolgt auch kein Export, also kann die Automatisierung des anderen Mandanten nichts importieren - es kommt zu einer Warnung:
Die Warnung hat den Vorteil, dass Sie zwar beispielsweise eine fehlende Datei für den Import moniert, die Automatisierung an sich aber nicht gesperrt wird. Da es durchaus vorkommen kann, dass eine Datei zum Import einmal auch nicht vorliegt, da Sie z. B. gerade neu geschrieben wird, ist für die Software klar, dass kein Anlass für eine Sperrung vorliegt. Es wird lediglich eine Warnung in Protokoll vermerkt, damit diese Sachlage nicht unerkannt bleibt.
Fehler bei Automatisierung Der Fehler ist im Gegensatz zur reinen Warnung schwerwiegender. Eine Fehlkonfiguration oder fehlende Bedingung verhindern die Ausführungslogik der Aufgabe. So kann es etwa sein, dass z. B. der Dienst oder eine andere Komponente innerhalb der Automatisierungskette ausgefallen ist. Beim Fehler bedarf es genauerer Untersuchung. Der Fehler muss behoben werden, damit die Automatisierung wie geplant ablaufen kann. | Sperrung Automatisierungsaufgabe (vs. Warnung ohne Sperrung) | |||||||||
5 | Wie kann ich bei einem Listenausdruck (z. B. alle Rechnungen)den Zeitraum von Datum bis Datum eingrenzen. | Datum eingrenzen (z. B. über Filter) Es gibt viele Ansätze, um dies mit den Automatisierungsaufgaben zu lösen. In der rechten Spalte dieser Tabelle haben wir für Sie wertvolle Links zu Beispielen in unserer Hilfe festgehalten. So lässt sich z. B. über eine Formel eine Datumsspanne "von" / "bis" einrichten. Über die diesen "Range" von "kleiner dem aktuellen Tagesdatum" und "größer dem aktuellen Tagesdatum", lässt sich die Eingrenzung individuell vornehmen. Beispiel für eine Filter 31 Tage zurück bis heute:
Weitere Tipps:
| Filter für den Export https://hilfe.microtech.de/x/hID0Beispiele für Bereichs- und Ausgabefilter https://hilfe.microtech.de/x/6QD9 Datum mittels Formel belegen (z. B. in Zahlungsverkehr-Assistenten) | |||||||||
6 | Automatisierung wird immer wieder gesperrt, wenn ich eine E-Mail verschicken möchte (zu viele E-Mails) - Was ist zu beachten? | Zeit zwischen dem Versand von E-Mails vergrößern Aus der Praxis wissen wir, dass einige E-Mail-Konten ein begrenztes Kontingent an E-Mails haben, die pro Minute verschickt werden dürfen. Unser Tipp: Nutzen Sie das Feld für die maximale Ausführungszeit in der Automatisierungsaufgabe. Stellen Sie beispielsweise für die Aufgabe zum Versenden von Rechnungs-E-Mails ein, dass die maximale Ausführungszeit 30 Sekunden betragen soll. Prüfen Sie im Anschluss, ob dieser Zeitraum eine Abhilfe schafft.
Gültigkeit für E-Mail-Adressen prüfen Wir empfehlen zusätzlich eine Prüfung einzubauen, welche die Gültigkeit der Adressen prüft. So kann über einen Filter, der z. B. auf das Vorhandensein eines "@"-Zeichen prüft, im Vorfeld erkannt werden, falls eine E-Mail-Adresse nicht korrekt aufgebaut ist. Achten Sie bitte bereits im Vorfeld auf eine möglichst genaue Datenpflege. Nutzen Sie bevorzugt auch einen eigenen Automatisierungs-Dienst für den Versand von E-Mails, damit bei einer Sperrung dieses Dienstes, keine Aufgaben außerhalb der E-Mails von der Sperrung betroffen sind. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auf die nachfolgende Frage zur Anlage mehrerer Dienste. | https://hilfe.microtech.de/x/7QD9 | |||||||||
7 | Für was benötige ich mehrere Dienste? | Dienste nach Zweck trennen Es ist zu empfehlen, Dienste nach bestimmten Zwecken zu trennen. So kann etwa ein Dienst erstellt werden, der ausschließlich für Exporte genutzt wird, ein anderer Dienst soll ausschließlich Importe übernehmen. Dienste nach Prozess trennen Ebenso haben wir auch Kunden, die prozessgesteuert ihre Dienste trennen: So ist ein Dienst exklusiv eingerichtet, um Kundenbestellungen abzurufen, ein anderer Dienst ist eingerichtet, um Artikel in die angebundenen E-Commerce-Marktplätze hochzuladen. Ein weiterer Dienst kann dann z. B. die ganze Prozesskette im Mandanten verarbeiten. Dienst für E-Mails nutzen Ein weiteres Beispiel sind (interne) E-Mails. Diese können kontinuierlich laufen. Auch hier lohnt sich ein spezieller Dienst, der ausschließlich für kontinuierliche Aufgaben vorgesehen ist. Auf diese Weise besitzen Ihre einzelnen Aufgaben klare Grenzen zueinander. Dienste nach schreibenden / lesenden Aufgaben trennen Ein weiteres Anwendungsbeispiel aus der Praxis ist die Trennung der Dienste nach Aufgaben mit schreibender und lesender Funktionen.
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8 | Wie schaffe ich es, dass die Automatisierung nicht mehrfach über die Vorgänge drüber läuft? | Vorgänge: Berücksichtigung des Gebucht-Kennzeichens Prüfen Sie in Ihrer Automatisierungsaufgabe, ob im Vorgang auf dem Register: PARAMETER das Gebucht-Kennzeichen aktiv ist. Prüfen Sie über eine "Formel für Bedingung", dass der Vorgang (z. B. "Rechnung") nicht bereits gebucht wurde.
E-Mail-Versand: Berücksichtigung des Gemailt-Kennzeichens Über das Gemailt-Kennzeichen lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass eine Rechnung nicht noch einmal gemailt werden soll, wenn diese bereits verschickt wurde, was über das Kennzeichen angezeigt wird.
E-Mails die mehrfach versendet werden müssen: Berücksichtigung des Gemailt-Kennzeichens und eines Selektionsfeld Für Prozesse, für die mehrere E-Mails zu versenden sind, lässt sich über Selektionsfelder arbeiten. Um sicherzustellen, dass nur für aktuelle Vorgänge eine E-Mail versandt werden darf, kann eine Regel eingerichtet werden, die auf das "History Datum" prüft. Hintergrund: Jeder Vorgang im Archiv bekommt ein "History Datum" sowie eine "History Information". Auf diese Weise lässt sich ein Selektionsfeld einrichten, dass auf das Vorhandensein von History-Datum, Gemailt-Kennzeichen sowie eine History Information reagiert. Im Anschluss lässt sich auf das Selektionsfeld prüfen. | Vorgangserfassung - Register: "Parameter" | |||||||||
9 | Benötige ich für jeden Dienst eine weitere Benutzerlizenz? | Ab Gen. 24 Core werden keine zusätzlichen Anwender-Lizenzen für Automatisierung-Dienste benötigt. In bisherigen Produkt-Generationen ist für jeden Dienst eine Anwenderlizenz notwendig. | ||||||||||
10 | Was genau ist mit der Gen. 24 für Automatisierungen an neuen Funktionen hinzugekommen? | Vorteile der Prozessautomatisierung mit Gen. 24 (ab "Core")
Außerdem sind z. B. folgende Funktionen nicht mehr an Ausbaustufe XL oder XXL gebunden:
Weitere Infos im Navigator: | Export-Dateiname per Formel https://hilfe.microtech.de/x/AgDdD | |||||||||
11 | Ist geplant, dass man über die Automatisierungsdienste auch Prüfungen auf Positionsebene ausführen kann? | Workaround: Prüflauf über Regelwerk (Selektionsfelder befüllen) und automatisiertes Prüfen der Selektionsfelder Aktuell ist es leider noch nicht möglich, dass Automatisierungen auf Positionsebene Prüfungen ausführen können. Folgender Workaround ist in diesem Zusammenhang aber interessant: Im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - REGELN FÜR POSITIONEN finden sich als Auswertungsposition die "Positions-Prüfungen". Im Vorgang kann somit ein Positionsprüflauflauf über die Artikel vorgenommen werden und im Bereich der Selektionsfelder ein Eintrag erfolgen. Die Selektionsfelder lassen sich über die Automatisierung entsprechend prüfen. | Regeln mit der Auswertungsposition "Positions-Prüfung vor dem Speichern Lauf 1 (über das Erfassungsformular)" https://hilfe.microtech.de/x/FYH0 |
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