Das vollautomatische Versenden einer E-Mail eines Vorgangs über den Ausgabeverteiler erreichen Sie mit den nachfolgenden beschriebenen Einstellungen:
Übersicht:
UI Steps |
---|
UI Step |
---|
VerteilerUnter PARAMETER - ADRESSEN - VERTEILER können Sie die derzeit existierenden Verteiler einsehen, ändern, löschen oder neu anlegen: ![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_11-42-50.png?version=1&modificationDate=1722418971579&api=v2) Für unser Beispiel wählen wir im weiteren Verlauf den Verteiler: "Vorgang E-Mail".
|
UI Step |
---|
VorgangVorgangsart - Ausgabeverteiler einstellenUnter PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN wählen wir die gewünschte Vorgangsart aus und öffnen diese zum Ändern. In unserem Beispiel: "Rechnung I". ![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_12-19-52.png?version=1&modificationDate=1722421193135&api=v2)
In der Vorgangsart unter dem Register: "Ausgabeverteiler" geben wir nun das gewünschte E-Mail Layout an, welches versendet werden soll und bei welchem Verteiler dies erfolgen soll. In unserem Beispiel: "(Rechnung I als E-Mail)" mit dem Verteiler: "Vorgang E-Mail" ![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_11-45-43.png?version=1&modificationDate=1722419143876&api=v2)
Layout-Auswahl: ![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_12-24-27.png?version=1&modificationDate=1722421467746&api=v2)
Buchungsparameter einstellenUnter PARAMETER - BUCHUNGSPARAMETER - wählen wir den zur Vorgangsart passenden / hinterlegten Buchungsparameter aus und öffnen diesen zum Ändern. In unserem Beispiel: "Rechnung". ![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_12-28-32.png?version=1&modificationDate=1722421712864&api=v2)
Unter dem Register: "Sonstige Eingabeparameter" - im Bereich: "Vorgang Buchen" aktivieren Sie das Kennzeichen: "Ausgabeverteiler beim Verschieben ins Archiv beachten". Über dieses Kennzeichen werden die hinterlegten Ausgabeverteiler automatisch geprüft und beachtet. ![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_11-53-48.png?version=1&modificationDate=1722419628866&api=v2)
Dies ist abgestimmt auf die Einstellung unter dem Register: "Für das Buchen dieses Vorgang" - im Bereich: "Vorgang nach dem Buchen" - "Vorgang in Archiv verschieben (ersetzen falls vorhanden). ![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_11-55-24.png?version=1&modificationDate=1722419725054&api=v2)
|
UI Step |
---|
AdresseIn der im Vorgang verwendeten Anschrift oder Ansprechpartner ist der entsprechende Verteiler angegeben. Variante 1: Anschrift - Verteiler hinterlegenUnter VERKAUF - STAMMDATEN - Register: "Adressen" - eine Adresse zum Ändern öffnen - Register: "Übersicht" - im Bereich: "Anschriften" eine Anschrift zum Ändern öffnen. Im Register: "Verteiler" den Verteiler aktivieren. In unserem Beispiel: "Vorgang E-Mail". ![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_11-49-41.png?version=1&modificationDate=1722419382542&api=v2)
Variante 2: Ansprechpartner - Verteiler hinterlegenUnter VERKAUF - STAMMDATEN - Register: "Adressen" - eine Adresse zum Ändern öffnen - Register: "Übersicht" - im Bereich: "Ansprechpartner" ein Ansprechpartner zum Ändern öffnen. Im Register: "Bild/Verteiler" den Verteiler aktivieren. In unserem Beispiel: "Vorgang E-Mail". ![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_11-49-47.png?version=1&modificationDate=1722419388002&api=v2)
|
UI Step |
---|
Wenn Sie nun einen Vorgang mit der Vorgangsart: "Rechnung I" und der passenden Adresse hinsichtlich dem Verteiler:"Vorgang E-Mail" buchen oder drucken wird (über den Ausgabeverteiler in der Vorgangsart) automatisch das eingestellte E-Mail-Layout versendet. |
|
Detail-Ansicht: Verteiler
Die Verteiler des Vorgangs können über die Detail-Ansicht: "Verteiler" im Register: "Vorgänge" der Vorgangsbearbeitung betrachtet und editiert werden.
In dem Listfeld dieser Detail-Ansicht können Sie auswählen, ob die Verteiler der Rechnungs-, der Lieferanschrift oder deren Ansprechpartner angezeigt werden.
![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_11-59-38.png?version=1&modificationDate=1722419978678&api=v2)
![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_12-56-18.png?version=1&modificationDate=1722423378567&api=v2)
Vorgänge im Archiv
Für Vorgänge, die sich im Archiv befinden können Sie wie folgt vorgehen:
Verwenden Sie die Schaltfläche: WEITERE - AUSGABEVERTEILER um den Assistenten für die Ausgabe anhand der Verteiler zu starten.
![](/download/attachments/11739915/image-2024-7-31_11-37-45.png?version=1&modificationDate=1722418665782&api=v2)
Folgen Sie den Abfragen des Assistenten, um die auszuwertenden Datensätze bei Bedarf eingrenzen zu können.
Um doppelte Ausgaben zu vermeiden, aktivieren Sie das Kennzeichen: "Datensätze, die schon per Ausgabeverteiler ausgegeben wurden, ignorieren."
Starten Sie mit der Schaltfläche: FERTIGSTELLEN
die Ausgabe aller betroffenen Vorgänge.