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Über die Detailansichten lässt sich z. B. auf dem Register: "Dokumenten-Eingang" die Ansicht: "Versionen" einblenden. Weitere Infos: DMS - Einrichtungsempfehlungen. |
Wie funktioniert die Versionierung?
Ein bereits fertig abgelegtes Dokument wird automatisch versioniert, wenn dieses Dokument angepasst, gedruckt und verbucht wird.
Beispiel: Sie erstellen ein Angebot und lassen dieses in der Software Parameter-gesteuert automatisch als Dokument im Dokumentenmanagement ablegen.
Sofern das das Angebot zu einem späteren Zeitpunkt nochmals angepasst wird, so wird automatisch in das Feld: „Versionen“ auf dem Tab „Info“ des Eigenschaften-Fensters zum Dokument die Version eingetragen.
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Änderungen an einem Dokument führen automatisch zur Erstellung einer neuen Version. Die Versionierung kann in der Software nicht deaktiviert werden. Bei der Neuanlage eines Dokuments ist das Feld: "Versionen" initial nicht befüllt, es wird lediglich das Erstelldatum erfasst. Erst bei Änderung des Dokuments wird das Feld: "Versionen" gefüllt. |
Option 1: Automatische Versionierung von Ausgangsrechnungen (an einem Beispiel)
Die Versionierung greift automatisch anhand der Parametrisierung, etwa dann wenn ein Angebot geändert, gebucht und gedruckt wird. Im Anschluss ist die Änderung in der Versionierung ersichtlich.
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Option 2: Manuelle Versionierung
Dokument versionieren über Schaltfläche: WEITERE
Im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTEN-EINGANG lassen sich über Schaltfläche: WEITERE die Dokumente versionieren. Anschließend kann der Inhalt des Dokuments bearbeitet werden.
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Über die Status-Symbole und die Anordnung in der Detail-Ansicht erkennen Sie sofort, welche das aktuelle und welches das versionierte Dokument ist. Über das Datum erhalten Sie weitere Aufschlüsse, z. B. über die Reihenfolge und Zeitpunkt der Versionierung, sofern mehrere Versionierungen vorgenommen wurden.
| Status-Symbol | Bedeutung | Weitere Info |
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| Versioniertes Dokument | Der Status mit dem blauen Pfeil nach unten symbolisiert ein versioniertes Dokument. Bei diesem ist das Kennzeichen: "Aktiv" im Dokumenten-Datensatz deaktiviert.
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In der Ansicht der Eigenschaften der versionierten Dokumenten-Datensätze lassen sich über Schaltfläche: DETAILS - VORSCHAU auch die bisherigen, nicht mehr aktiven Dokumente einsehen. |
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